Electronic health record implementation: how to reduce the possible negative impacts

该研究通过制定并执行缓解计划，证实了有效的治理、多学科方法及周密行动能显著降低电子健康记录（EHR）实施过程中的负面影响并提升项目成功率。

要点

这篇论文讲述了一个关于医院如何成功“换系统”的故事。

想象一下，一家拥有 750 张床位的大型医院，就像一艘巨大的航空母舰。这艘船上的所有医生、护士、药剂师和行政人员，过去几十年都在用纸质病历和老式电脑系统工作，就像大家习惯用纸笔和算盘来记账。

现在，医院决定换上一套全新的、来自美国的电子健康记录系统（EHR）。这就像是要把整艘航母的导航系统、引擎控制系统和船员通讯系统，在一夜之间全部换成最先进的数字版本。

1. 为什么要换？（背景）

虽然新系统能带来更好的数据管理和患者安全，但历史上，这种“换系统”的尝试经常失败率超过 50%。为什么？因为就像让一群习惯了用算盘的老会计突然去操作复杂的量子计算机，大家会感到困惑、焦虑，甚至产生抵触情绪。如果处理不好，医院可能会陷入混乱，甚至赔钱。

2. 他们做了什么？（核心方法）

这家医院（巴西的 Albert Einstein 医院）没有盲目地直接上线新系统，而是像排雷专家一样，提前做了一件非常关键的事：

• 第一步：绘制“地雷图”（识别负面影响）
  他们召集了 38 位来自不同领域的专家（医生、护士、药剂师、甚至行政人员），像侦探一样，提前推演了新系统上线后可能出现的264 个“坑”。

  • 比喻：比如，医生发现新系统里开药需要点很多次鼠标，就像以前只要按一个按钮，现在要按十次，这会让他们累得半死；或者护士发现以前不用填的表格，现在必须填，工作量翻倍。

• 第二步：制定“排雷计划”（行动方案）
  针对这 264 个“坑”，他们制定了389 个具体的解决方案。这些方案主要分为两类：

  1. 改路（调整流程）：既然系统不能改，那就改医院的工作习惯。比如，重新设计开药的步骤，让它更符合新系统的逻辑。
  2. 修车（调整工具）：既然路不能改，那就让系统适应人。比如，要求软件供应商修改某些功能，或者调整系统设置。
  • 最关键的策略：他们把培训和安抚管理者作为重中之重。
    • 比喻：就像教人学游泳，不能只扔张说明书，而是要有人手把手教（培训），并且要告诉教练（科室主任）怎么鼓励队员，让大家不害怕下水。

3. 结果如何？（数据说话）

• 上线前（Go Live 之前）：他们成功在系统正式运行前，通过修改流程和工具，解决了 51 个最严重的“地雷”。
• 上线后（Go Live 期间）：剩下的 213 个“坑”在系统运行初期爆发了。但因为有预案，团队迅速反应，通过大量的培训和指导，成功化解了其中 80.5% 的问题。
  • 也就是说，原本可能让医院瘫痪的大麻烦，有八成以上都被他们“软着陆”了。

4. 这个故事的启示（结论）

这篇论文告诉我们，给医院换系统，技术本身并不是最难的，最难的是“人”和“流程”的适应。

• 不要“硬着陆”：不要指望系统一上线就完美。要像装修房子一样，先预测哪里会漏水、哪里会电路短路，提前准备好修补方案。
• 全员参与：不能只让 IT 部门干活。医生、护士、甚至前台阿姨的意见都很重要，因为他们才是真正使用工具的人。
• 培训是核心：就像给新手机装 APP，你得先教用户怎么点，而不是怪用户不会用。

总结一句话：
这家医院通过提前预测困难、制定详细对策以及手把手培训员工，成功地把一次高风险的“系统大换血”，变成了一次平稳的“软着陆”。这证明了，只要管理得当，再复杂的数字化变革也能成功。

技术摘要

以下是基于 Paula Fuscaldo Calderon 和 Nelson Wolosker 撰写的论文《电子健康记录实施：如何减少负面影响》（Electronic health record implementation: how to reduce the negative impacts）的详细技术摘要：

1. 研究背景与问题 (Problem)

电子健康记录（EHR）的实施是医疗数字化转型的核心，但往往伴随着高失败率（文献报道常超过 50%）。主要挑战包括：

• 工作流程与文化冲突：EHR 的引入需要改变现有的工作流和组织文化，导致医护人员和其他员工产生抵触情绪。
• 负面冲击：系统上线（Go Live）前后，由于系统功能与本地习惯不匹配、培训不足或流程未优化，会导致工作效率下降、错误增加甚至患者安全风险。
• 缺乏有效的缓解策略评估：虽然文献强调变革管理的重要性，但缺乏关于具体缓解行动计划（Mitigation Plans）实施后有效性的实证研究。

2. 研究方法 (Methodology)

本研究采用回顾性描述性研究设计，案例为巴西一家拥有 750 张床位的大型医院综合体（包括门诊和急诊，员工 1.5 万人，医生 8000 人）实施 CERNER® Millennium 系统（2015 版）的全过程。

• 实施团队：组建了由 38 名跨学科专家组成的核心实施团队，涵盖医生（各专科）、护士、生物医学专家、物理治疗师、药剂师、财务及商业人员等。
• 影响识别与映射：
  • 核心用户详细梳理了各部门的关键工作流。
  • 识别出 264 个 潜在的负面冲击（Negative Impacts），并根据严重程度（高、中、低）和受影响的专业群体进行分类。
• 缓解行动计划：
  • 针对识别出的冲击，制定了 389 个 具体的缓解行动计划。
  • 采用了五种主要策略（见表 1）：
    1. 培训重点（Training Focus Point）：针对特定冲击加强培训。
    2. 与区域经理对齐（Alignment with Area Manager）：准备管理层以引导团队变革。
    3. 沟通计划（Communication Plan）：通过论坛、研讨会等渠道沟通。
    4. 与供应商共同审查和适应工具（Review and adaptation of the tool with the supplier）：定制软件功能。
    5. 审查和调整机构流程（Review and adaptation of institutional processes）：修改现有工作流程以适应系统。
• 评估时间点：
  • 上线前（Pre-Go Live）：评估在系统上线前解决的冲击。
  • 上线期间（During Go Live）：评估上线时发生的冲击及应对措施。
  • 上线后 6 个月：通过访谈关键用户，确认冲击是否实际发生，并评估缓解计划的有效性（有效、部分有效、无效）。

3. 关键贡献 (Key Contributions)

• 结构化的缓解方法论：提出了一套从“识别潜在负面冲击”到“制定多维缓解计划”再到“事后有效性评估”的完整闭环方法论。
• 分阶段策略差异：揭示了不同阶段的应对重点差异：
  • 上线前：侧重于结构性调整（流程重组和工具定制），以消除根本性障碍。
  • 上线期间：侧重于人员导向（培训和管理人员对齐），以应对操作层面的适应问题。
• 跨学科协作模式：证明了由临床、护理、行政等多学科专家共同参与实施规划，能更全面地识别风险并制定针对性方案。
• 实证数据支持：提供了关于缓解计划实际有效性的量化数据，填补了该领域缺乏实证评估的空白。

4. 研究结果 (Results)

• 冲击解决情况：
  • 在 264 个潜在冲击中，51 个（19.3%）通过 52 个计划在上线前得到解决。这些主要通过流程调整（65.38%）和工具定制（34.61%）实现。
  • 剩余的 213 个 冲击在上线期间通过 337 个 计划进行缓解。
• 缓解策略分布：
  • 上线期间的缓解计划中，58.45% 侧重于培训重点，32.34% 侧重于与区域经理的对齐。
  • 相比之下，上线前的解决手段更多依赖系统或流程的结构性修改。
• 有效性评估（上线后 6 个月）：
  • 在 213 个预期冲击中，190 个 被确认实际发生。
  • 在这些实际发生的冲击中，缓解计划被评估为：
    • 有效：61.57% (117 例)
    • 部分有效：18.94% (36 例)
    • 无效：19.47% (37 例)
  • 总体成功率：有效或部分有效的比例达到 80.5%。

5. 意义与结论 (Significance & Conclusions)

• 治理与规划的重要性：研究证实，有效的治理、多学科的方法论以及精心规划执行的行动，能显著提高医疗技术项目的成功率。
• 前瞻性映射的价值：提前识别负面冲击并制定缓解计划（而非事后补救）是降低实施风险的关键。
• 人员与流程并重：成功的 EHR 实施不仅需要技术适配（流程/工具调整），更需要强有力的变革管理（培训/领导力支持）。
• 行业参考：该研究为其他医疗机构提供了可复制的最佳实践框架，强调了在数字化转型中优先进行影响映射、战略分配培训资源以及持续评估关键用户感知的必要性。

总结：该论文通过详实的数据证明，通过系统化的前期风险识别和分阶段的针对性缓解策略（结合技术调整与人员管理），可以将 EHR 实施中的负面冲击降低 80% 以上，从而保障医疗质量与运营效率。