Electronic health record implementation: how to reduce the possible negative impacts

Lo studio dimostra che l'adozione di una metodologia multidisciplinare con piani di mitigazione ben governati ed eseguiti riduce significativamente gli impatti negativi e aumenta il successo dell'implementazione delle cartelle cliniche elettroniche.

L'essenziale

🏥 L'Ospedale che si Sveste e Indossa un "Super Abito" Digitale

Immagina un grande ospedale come una città molto antica e affollata. Per secoli, tutti i suoi abitanti (medici, infermieri, amministratori) hanno lavorato usando mappe su carta, diari scritti a mano e campanelli fisici. È un sistema che conoscono a memoria: sanno esattamente dove trovare ogni foglio e come suonare il campanello giusto.

Poi, arriva il momento di cambiare tutto. L'ospedale decide di costruire una nuova "Città Digitale" (il Fascicolo Clinico Elettronico o EHR). È come se dovessero spostare l'intera popolazione su un pianeta nuovo, dove tutto funziona con la tecnologia, i dati sono su schermi e non più su carta.

Il problema? Cambiare abitudini è difficile. Se provi a far camminare qualcuno su un terreno sconosciuto senza una guida, cadrà, si perderà e si arrabberà. Molti ospedali falliscono in questo passaggio perché pensano solo alla tecnologia, dimenticando le persone.

🛠️ Cosa hanno fatto gli autori di questo studio?

Gli autori (dall'Ospedale Albert Einstein di San Paolo, Brasile) hanno detto: "Non aspettiamo che la gente cada. Prepariamo un piano di salvataggio prima ancora di partire!".

Hanno creato una mappa dei pericoli. Prima di accendere il nuovo sistema, hanno chiesto a tutti i professionisti (dai chirurghi agli infermieri, dai farmacisti agli amministratori): "Cosa potrebbe andare storto? Cosa vi farà perdere tempo o confonderà?".

Hanno trovato 264 potenziali "trabocchetti" (i pericoli). Ecco alcuni esempi:

• Il medico: "Prima scrivevo una ricetta in 3 secondi, ora devo fare 10 clic! Mi perderò il tempo!"
• L'infermiera: "Prima controllavo il paziente e basta, ora devo inserire dati in campi specifici o il sistema non mi fa lavorare."
• L'amministratore: "Prima trovavo il paziente con un nome, ora il sistema non mi fa cercare per nome di battesimo!"

🚑 La Strategia: I 5 Scudi Protettivi

Per evitare che questi trabocchetti distruggano il progetto, hanno creato 5 tipi di "scudi" (piani d'azione) per proteggere il personale:

1. L'Allenamento Mirato (Training): Non insegnare tutto e subito. Si sono concentrati solo sui punti dove la gente si sarebbe "sbattuta" di più. Come un allenatore che prepara la squadra solo per le mosse più difficili della partita.
2. Il Capitano di Squadra (Allineamento con i Manager): Hanno preparato i capi reparto. Se il capo è tranquillo e preparato, il suo team si sente sicuro.
3. La Voce della Comunità (Comunicazione): Hanno usato forum e incontri per dire: "Sappiamo che è strano, ma ecco come risolverlo".
4. Il Dialogo con il Costruttore (Adattamento dello Strumento): Hanno chiesto al fornitore del software di modificare alcune cose per adattarle alla cultura locale (es. in Brasile si fanno le infusioni in modo diverso dagli USA).
5. Il Cambio di Regole (Adattamento dei Processi): A volte, invece di forzare la gente a usare il software come è fatto, hanno cambiato il modo di lavorare dell'ospedale per adattarlo al software.

📊 I Risultati: La Partita è Vinta?

Ecco cosa è successo dopo aver messo in atto questi piani:

• Prima della "Partita" (Go Live): Hanno risolto 51 problemi su 264 prima ancora di accendere il sistema. Hanno modificato i processi e il software per evitare che i problemi nascessero.
• Durante la "Partita": Quando il sistema è stato acceso, sono rimasti 213 problemi da gestire. Ma grazie ai loro "scudi" (soprattutto formazione e supporto ai manager), hanno affrontato la situazione.
• Dopo 6 mesi: Hanno chiesto ai professionisti: "È andato tutto bene?".
  • Il 61% dei problemi è stato risolto perfettamente.
  • Il 19% è stato parzialmente risolto (meglio di prima, ma non perfetto).
  • Solo il 20% è rimasto un problema.

In totale, il loro metodo ha funzionato nell'80% dei casi.

💡 La Lezione Principale

Questo studio ci insegna una cosa fondamentale: non basta comprare il computer più costoso.

Se vuoi cambiare un ospedale (o qualsiasi grande organizzazione), devi trattarlo come un gioco di squadra:

1. Ascolta i giocatori prima di iniziare (mappa i problemi).
2. Prepara un piano di emergenza (piani di mitigazione).
3. Allena la squadra su ciò che conta davvero.
4. Non lasciare che il capitano (il manager) sia solo.

Se fai così, anche il cambiamento più spaventoso (come passare da carta a digitale) diventa un'avventura gestibile, invece di un disastro. È la differenza tra buttare qualcuno in acqua e insegnargli a nuotare prima di tuffarsi.

Sommario tecnico

Titolo: Implementazione della Cartella Clinica Elettronica (EHR): Metodologia per la Riduzione degli Impatti Negativi

Autore: Paula Fuscaldo Calderon e Nelson Wolosker
Istituzione: Hospital Israelita Albert Einstein, San Paolo, Brasile

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1. Il Problema

La trasformazione digitale nel settore sanitario è fondamentale per migliorare la qualità delle cure e gli esiti di salute, ma l'implementazione di nuove tecnologie, in particolare le Cartelle Cliniche Elettroniche (EHR), comporta rischi significativi. La letteratura indica tassi di fallimento superiori al 50%, spesso dovuti a:

• Resistenza al cambiamento: Da parte di professionisti sanitari e personale amministrativo.
• Disallineamento dei flussi di lavoro: L'EHR non si adatta alle pratiche cliniche esistenti o alla cultura organizzativa.
• Mancanza di governance e gestione del cambiamento: Assenza di strategie strutturate per supportare l'adozione.
• Impatti negativi operativi: Aumento del carico di lavoro, errori clinici e inefficienze durante la fase di transizione.

Il problema centrale è la mancanza di studi che quantifichino l'efficacia di piani di mitigazione proattivi per ridurre questi impatti negativi prima e durante il "Go Live" (lancio operativo).

2. Metodologia

Lo studio è un'analisi retrospettiva e descrittiva condotta presso un complesso ospedaliero brasiliano da 750 letti (con pronto soccorso, ambulatori e 15.000 dipendenti, inclusi 8.000 medici).

• Sistema Implementato: CERNER® Millennium (versione 2015.01.09).
• Periodo: Progetto avviato nel gennaio 2014, Go Live nell'ottobre 2016.
• Team Multidisciplinare: È stato costituito un gruppo di 38 professionisti chiave (medici di varie specialità, infermieri, farmacisti, fisioterapisti, personale amministrativo, ecc.) incaricati di mappare i flussi di lavoro.
• Processo di Analisi:
  1. Identificazione degli impatti: Il team ha mappato 264 potenziali impatti negativi specifici per settore e ruolo professionale.
  2. Stratificazione: Gli impatti sono stati classificati per criticità (Alta, Media, Bassa) e stato (Risolto prima del Go Live o da mitigare durante).
  3. Piani di Azione: Sono stati sviluppati 5 tipi di piani di mitigazione per ciascun impatto:
     • Focus sulla formazione (Training).
     • Allineamento con i responsabili di area.
     • Piano di comunicazione (forum, workshop).
     • Revisione/adattamento dello strumento con il fornitore.
     • Revisione/adattamento dei processi istituzionali.
  4. Valutazione: A sei mesi dal Go Live, è stata condotta un'analisi con gli utenti chiave per verificare quali impatti si erano effettivamente verificati e l'efficacia dei piani di mitigazione adottati (classificati come efficaci, parzialmente efficaci o inefficaci).

3. Contributi Chiave

• Metodologia Proattiva di Mitigazione: Il documento propone un framework sistematico che sposta l'attenzione dalla "riparazione dei danni" post-implementazione alla prevenzione e mitigazione anticipata.
• Approccio Multidisciplinare: Dimostra come l'inclusione di stakeholder diversificati (non solo IT, ma medici, infermieri e amministrativi) sia cruciale per identificare impatti reali e specifici per ruolo.
• Distinzione Temporale delle Strategie: Evidenzia la necessità di strategie diverse in base alla tempistica:
  • Pre-Go Live: Focus su modifiche strutturali (processi e tool).
  • Durante Go Live: Focus su supporto alle persone (formazione e gestione del cambiamento).
• Quantificazione dell'Efficacia: Fornisce dati empirici sull'efficacia reale dei piani di mitigazione, un aspetto spesso trascurato nella letteratura esistente.

4. Risultati

• Identificazione e Risoluzione: Su 264 impatti potenziali identificati:
  • 51 impatti (19,3%) sono stati risolti completamente prima del Go Live attraverso 52 piani di azione. Questi riguardavano principalmente la revisione dei processi istituzionali (65,4%) e l'adattamento dello strumento con il fornitore (34,6%).
  • 213 impatti sono stati gestiti durante il Go Live attraverso 337 piani di azione.
• Tipologia degli Interventi:
  • Per gli impatti risolti prima del lancio, la strategia dominante è stata l'adattamento strutturale (processi e software).
  • Per gli impatti gestiti durante il lancio, la strategia si è spostata sul fattore umano: il 58,45% dei piani ha riguardato la formazione focalizzata e il 32,34% l'allineamento con i manager di area.
• Efficacia Post-Implementazione:
  • A sei mesi dal Go Live, su 213 impatti previsti, 190 si sono effettivamente verificati.
  • Dei 190 impatti confermati, i piani di mitigazione sono stati considerati efficaci nel 61,57% dei casi e parzialmente efficaci nel 18,94%.
  • Il tasso totale di successo (efficace + parzialmente efficace) è stato dell'80,5%. Solo il 19,47% è stato considerato inefficace.

5. Significato e Conclusioni

Lo studio conclude che il successo nell'implementazione di tecnologie sanitarie complesse dipende da tre pilastri fondamentali:

1. Governance Efficace: Un progetto guidato da una leadership coinvolta e da una struttura decisionale chiara.
2. Metodologia Multidisciplinare: La capacità di coinvolgere tutti i livelli dell'organizzazione nella mappatura dei rischi e nella progettazione delle soluzioni.
3. Pianificazione e Esecuzione Strategica: La distinzione tra azioni strutturali (da fare prima) e azioni di supporto alle persone (da fare durante).

L'elevato tasso di successo (80,5%) nel mitigare gli impatti negativi dimostra che un approccio proattivo, basato sulla mappatura anticipata dei rischi e su piani di azione mirati, è essenziale per ridurre la resistenza al cambiamento, minimizzare i tempi di inattività e garantire l'adozione sostenibile dell'EHR. Questo modello può servire come riferimento per altre istituzioni sanitarie in fase di trasformazione digitale.