Implementation Outcomes of a Web-Based Platform for Reporting and Monitoring Continuous Quality Improvement (CQI) Activities: A Mixed-Methods Evaluation

Een gemengde methoden-evaluatie in Jamaica toont aan dat een webplatform voor het rapporteren en monitoren van kwaliteitsverbeteringsactiviteiten de documentatie en toezicht kan versterken, mits er voldoende aandacht is voor infrastructuur, leiderschapsbetrokkenheid en workflow-integratie om belemmeringen voor adoptie weg te nemen.

De kern

De Digitale Dagboek van de Zorg: Een Verhaal over Kwaliteit in Jamaica

Stel je voor dat de zorgverlening in Jamaica een enorme, levendige stad is. In deze stad werken duizenden artsen, verpleegkundigen en hulpverleners om mensen gezond te houden. Maar er was een groot probleem: ze hadden geen goed systeem om te onthouden wat ze goed deden en wat ze konden verbeteren.

Het Oude Probleem: De Stapel Papier
Vroeger hielden ze hun verbeterplannen bij op stukjes papier, in Excel-sheets op oude computers, of in hun hoofd. Dat is als proberen een heel groot gezin te organiseren met losse post-it'tjes die overal op de vloer liggen. Als iemand vertrekt, zijn de notities weg. Als je wilt weten of een plan werkte, moet je die hele stapel papier doorzoeken. Het was rommelig, traag en moeilijk om te delen.

De Oplossing: Een Slimme Digitale App
Om dit op te lossen, hebben de gezondheidsautoriteiten in Jamaica samen met experts een nieuwe, slimme app bedacht. Je kunt deze app zien als een digitaal gemeenschapscentrum voor verbetering.

• Voor de werknemers: Het is een digitaal dagboek waar ze hun verbeterprojecten (zoals "hoe zorgen we dat patiënten hun medicijnen op tijd halen?") kunnen opschrijven.
• Voor de managers: Het is een dashboard, net als in een auto. Hier kunnen ze op één scherm zien hoe het gaat in heel het land. Ze kunnen zien welke auto's (zorginstellingen) snel gaan en waar er een lek in de band zit.

Het Experiment: De Testrit
De onderzoekers wilden weten: werkt dit nieuwe voertuig? Ze hebben een proef gedaan in 24 verschillende zorgcentra. Ze hebben 43 zorgmedewerkers gevraagd wat ze ervan vonden (een enquête) en met 33 mensen in groepjes gepraat (gesprekken).

Wat Vonden Ze? (De Resultaten)

1. Het idee is geweldig (Acceptatie):
   De meeste mensen vonden het idee van de app leuk. Ze zeiden: "Dit is handig! Ik kan mijn werk makkelijker onthouden en ik zie direct of we vooruitgang boeken." Het voelde als het krijgen van een nieuwe, moderne fiets in plaats van een oude, roestige bromfiets.

   • Maar: 19% van de mensen gebruikte het helemaal niet. Voor hen was de fiets te nieuw en durfden ze er niet op te stappen.

2. Het wordt gebruikt, maar niet overal (Adoptie):
   Mensen vonden dat het tijd bespaarde, maar ze gebruikten het niet elke dag. Het was alsof ze de fiets kregen, maar soms vergeten ze hem te gebruiken omdat ze druk zijn met andere dingen, of omdat ze niet precies weten wie er op moet stappen.

3. Het past, maar niet perfect (Geschiktheid):
   De app paste goed bij hun werk, maar soms voelde het als een extra taak die ze erbij kregen, in plaats van iets dat hen hielp. Het was alsof je een nieuwe, zware rugzak krijgt die je moet dragen, terwijl je eigenlijk al vol zit.

4. De weg is hobbelig (Haalbaarheid):
   Dit was het grootste probleem. Soms was het internet in de dorpen zo slecht dat de app niet werkte. Het was alsof je een prachtige, snelle auto hebt, maar de wegen zijn zo slecht dat je vastloopt in de modder. Ook misten sommige mensen de instructies over hoe ze de app precies moesten gebruiken.

De Grote Les: Het is niet alleen de App
De onderzoekers concludeerden dat de app zelf heel goed is, maar dat het systeem eromheen nog niet helemaal klaar is.

• Leiderschap is nodig: Net als bij een sportteam heb je een trainer nodig die iedereen aanmoedigt en duidelijk maakt wat ieders rol is. Nu dachten sommige mensen: "Dat is niet mijn werk, dat doet de administratie wel."
• Opleiding is een proces, geen moment: Je kunt niet één keer een rijles geven en dan denken dat iedereen altijd goed rijdt. Mensen hebben blijvende hulp en herhaling nodig.
• Infrastructuur: Zonder goed internet en goede computers is de beste app waardeloos.

Conclusie
Deze app is als een belofte voor de toekomst. Het kan de zorg in Jamaica veel beter, sneller en eerlijker maken. Maar om die belofte waar te maken, moeten ze eerst de wegen (internet) repeteren, de chauffeurs (medewerkers) blijven opleiden en zorgen dat de hele ploeg (leiderschap) samenwerkt. Als ze dat doen, kunnen ze niet alleen in Jamaica, maar in heel de wereld laten zien hoe je zorg met technologie verbetert.

Technische samenvatting

Titel: Implementatie-uitkomsten van een webplatform voor rapportage en monitoring van activiteiten voor Continue Kwaliteitsverbetering (CQI): Een mixed-methods evaluatie.

1. Het Probleem

In veel laag- en middeninkomenslanden (LMIC's), en specifiek in Jamaica, is de documentatie en monitoring van activiteiten voor Continue Kwaliteitsverbetering (CQI) gefragmenteerd. Hoewel CQI een kernstrategie is voor het versterken van gezondheidssystemen, berust de uitvoering in Jamaica grotendeels op papieren systemen of basissoftware (zoals Microsoft Excel en Word). Dit leidt tot:

• Gebrek aan tijdige monitoring en leermogelijkheden.
• Onvolledige en niet-gestandaardiseerde data.
• Moeilijkheden bij het institutionaliseren en schalen van succesvolle verbeteringen.
• Verlies van institutionele kennis wanneer personeel wisselt.

Om deze lacunes op te vullen, heeft het Ministerie van Volksgezondheid en Welzijn (MOHW) van Jamaica in samenwerking met C-TECH een webgebaseerde CQI-applicatie (de "CQI app") geïntroduceerd. Deze app is oorspronkelijk ontwikkeld in Tanzania en vervolgens aangepast via een participatief, mensgericht ontwerpproces voor de Jamaicaanse context.

2. Methodologie

De studie is een vormende, convergente mixed-methods evaluatie uitgevoerd in 24 zorginstellingen over de vier regionale gezondheidsautoriteiten van Jamaica. Het onderzoek volgde het Implementation Outcomes Framework van Proctor et al. en richtte zich op vier uitkomsten: acceptabiliteit, adoptie, geschiktheid (appropriateness) en haalbaarheid.

• Datacollectie:
  • Kwantitatief: Een gestructureerde enquête onder 43 zorgmedewerkers (HCW's) met 19 Likert-schaalitems.
  • Kwalitatief: Vijf focusgroepdiscussies (FGD's) met in totaal 33 deelnemers en drie interviews met sleutelinformanten (CQI-leads/coaches).
• Analyse: De kwantitatieve data werden beschrijvend geanalyseerd (frequenties en percentages) met Stata. De kwalitatieve data werden geanalyseerd met Rapid Qualitative Analysis (RQA) om snel actieerbare inzichten te genereren.
• Integratie: De resultaten werden geïntegreerd via "joint displays" om convergentie, divergentie en complementariteit tussen de datasets te identificeren.
• Tijdlijn: De implementatie en evaluatie vonden plaats tussen juli 2022 en juli 2024.

3. Belangrijkste Bijdragen

• Contextuele Adaptatie: Het artikel documenteert het proces van het aanpassen van een bestaand CQI-platform (oorspronkelijk ontwikkeld door UMB-CIHEB) aan de specifieke workflow en behoeften van het Jamaicaanse gezondheidssysteem via co-design sessies.
• Vormende Evaluatie: Het biedt een vroege, realistische evaluatie van een digitaal gezondheidsinstrument in een LMIC-context, voordat grootschalige effectmetingen plaatsvinden.
• Gestructureerde Raamwerktoepassing: Het toont hoe het Implementation Outcomes Framework kan worden gebruikt om de barrières en facilitators van digitale CQI-instrumenten systematisch te analyseren.

4. Resultaten

De resultaten tonen een gemengd beeld van acceptatie en gebruik:

• Acceptabiliteit: De meeste deelnemers vonden de app bruikbaar en aangenaam (70% gaf aan tijd te besparen). Echter, 19% gaf aan de app nooit te hebben gebruikt. Barrières waren slechte internetverbindingen en wachtwoordproblemen.
• Adoptie: Er was een bereidheid om de app te aanbevelen en de waarde voor het delen van data werd erkend. Toch vertaalde dit zich niet altijd in diepere integratie in de dagelijkse praktijk. De adoptie werd gehinderd door onduidelijke rollen binnen teams en gebrek aan follow-up training.
• Geschiktheid (Appropriateness): De app werd gezien als passend bij de doelstellingen van de faciliteiten en ondersteunde de documentatiestandaarden. Een groot probleem was echter dat veel medewerkers de app zagen als een "extra taak" in plaats van een integraal onderdeel van hun workflow.
• Haalbaarheid (Feasibility): Hoewel de technische ondersteuning over het algemeen adequaat werd gevonden, waren technische uitdagingen (instabiele internetverbinding, uploadproblemen) en personeelstekorten significante belemmeringen voor consistent gebruik.

Kernbarrières:

• Inconsistent internet en technische infrastructuur.
• Gebrek aan voortdurende training en ondersteuning na de initiële introductie.
• Onduidelijke teamrollen (vaak afhankelijk van data-invoerders in plaats van het hele team).
• Integratie in bestaande workflows bleek moeilijk.

Kernfacilitators:

• Leiderschapsbetrokkenheid.
• De mogelijkheid om trends visueel weer te geven en voortgang te monitoren.
• Het centraliseren van kennis en het behoud van institutionele geheugen.

5. Betekenis en Conclusie

De studie concludeert dat een digitaal CQI-platform potentie heeft om de documentatie en toezicht op kwaliteitsverbetering in Jamaica te versterken, maar dat dit alleen succesvol is als het wordt ingebed in een ondersteunende organisatorische en infrastructurele context.

Belangrijke aanbevelingen voor schaalvergroting:

1. Leiderschap en Governance: Leiders moeten actief de app omarmen en duidelijke verantwoordelijkheden en workflows definiëren om te voorkomen dat het als een extra last wordt gezien.
2. Capaciteitsopbouw: Training moet een continu proces zijn (met refresher sessies en onboarding voor nieuw personeel) en niet een eenmalig evenement.
3. Infrastructuur: Investeringen in betrouwbare internetverbindingen en IT-ondersteuning zijn essentieel.
4. Workflow-integratie: De app moet naadloos aansluiten bij bestaande CQI-processen en niet als een losstaand systeem worden gezien.

De bevindingen zijn niet alleen relevant voor Jamaica, maar bieden waardevolle inzichten voor andere LMIC's die digitale instrumenten willen implementeren om hun gezondheidssystemen te versterken. De studie benadrukt dat technologie alleen niet voldoende is; de "menselijke" en "systemische" kant van implementatie is cruciaal voor duurzaamheid.