The Role of the Lean Six Sigma Methodology in Improving the Performance of Malnutrition Treatment Centers in Hospitals in Sana’a Governorate: A Field Study

In ziekenhuizen over de hele wereld streven artsen en verpleegkundigen ernaar om zorg te leveren die niet alleen effectief, maar ook efficiënt, vrij van fouten en consistent is. Wanneer middelen schaars zijn, zoals dat vaak het geval is in ontwikkelingslanden, neemt de druk om het goed te doen toe. Om deze uitdaging het hoofd te bieden, wenden veel organisaties zich tot een managementmethode die bekend staat als Lean Six Sigma. Deze methode is op zichzelf geen medische behandeling, maar een set instrumenten die ontworpen zijn om de manier waarop werk wordt uitgevoerd op te schonen. Het richt zich op twee hoofddoelen: het verwijderen van onnodige stappen die tijd en moeite verspillen, en het verminderen van de kleine variaties die leiden tot fouten. Stel je een drukke keuken voor waar een chef-kok elke keer weer perfecte maaltijden wil serveren; hij zou manieren zoeken om te voorkomen dat ingrediënten bederven, ervoor te zorgen dat het fornuis altijd de juiste temperatuur heeft en ervoor te zorgen dat de bestelling nooit wordt verwisseld. In de gezondheidszorg geldt dezelfde logica voor patiëntenzorg, met als doel ervoor te zorgen dat elk kind precies de juiste behandeling krijgt zonder vertraging of fouten.

In de door oorlog getroffen regio Sana'a Governorate, Jemen, werd deze logica getest in de meest kritieke setting mogelijk: centra die gewijd zijn aan de behandeling van ernstige ondervoeding bij kinderen. Deze faciliteiten zijn de eerste verdedigingslinie voor jonge patiënten wier levens op het spel staan. De onderzoekers, die werkten in zes publieke ziekenhuizen in het gebied, wilden weten of het toepassen van deze managementinstrumenten de centra daadwerkelijk hielp om beter te presteren. Ze verzamelden gegevens van bijna honderd medisch en administratief personeelsleden, waarbij ze hen vroegen hoe goed hun ziekenhuizen deze methoden gebruikten en hoe goed de ziekenhuizen eigenlijk functioneerden. De studie keek naar vijf specifieke gebieden van management: steun van ziekenhuisleiders, training voor het personeel, een gestructureerd vijfstappenproces voor het oplossen van problemen, een focus op de behoeften van de patiënt, en het gebruik van technologie en informatiesystemen.

De resultaten boden een duidelijk, zij het enigszins verrassend beeld van wat succes stuurt in een dergelijke moeilijke omgeving. De studie vond dat het algemene gebruik van deze managementmethoden een krachtige voorspeller was voor hoe goed de centra presteerden, waarbij meer dan de helft van de verschillen in prestaties tussen de ziekenhuizen werd verklaard. Echter, toen de onderzoekers dieper keken om te zien welke specifieke instrumenten het belangrijkst waren, was het antwoord niet wat men zou verwachten. De factoren die meestal de meeste aandacht krijgen, zoals sterke steun van het leiderschap, formele trainingsprogramma's en een algemene focus op patiënttevredenheid, vertoonden in deze specifieke context geen direct statistisch verband met betere prestaties. In plaats daarvan waren het de twee factoren die echt het verschil maakten: het gebruik van technologie en de strikte toepassing van een gestructureerde probleemoplossingscyclus.

De gestructureerde cyclus, bekend onder het acroniem DMAIC, omvat het definiëren van een probleem, het meten ervan, het analyseren van de oorzaken, het verbeteren van het proces en het controleren van de nieuwe methode om ervoor te zorgen dat deze beklijft. De studie toonde aan dat ziekenhuizen die deze stappen strikt volgden, betere resultaten zagen. Nog significanter was de rol van technologie. De gegevens gaven aan dat het hebben van betrouwbare informatiesystemen en digitale hulpmiddelen de sterkste drijfveer voor prestaties was. In een omgeving waar de fysieke infrastructuur vaak beschadigd is en de toeleveringsketen fragiel is, fungeren deze digitale hulpmiddelen en rigide procedures als een stabiliserende kracht. Ze vervangen de noodzaak voor constante menselijke supervisie door systemen die automatisch de voortgang bijhouden en fouten opvangen, waardoor wordt gegarandeerd dat de verleende zorg consistent blijft, zelfs wanneer de buitenwereld chaotisch is.

Om te meten hoe precies deze centra waren, berekenden de onderzoekers het aantal fouten dat optrad tijdens het opnameproces van kinderen met ernstige ondervoeding. Ze bekeken duizenden patiëntenopnames en controleerden op fouten in het meten van het gewicht, het controleren op zwellingen, het testen van de eetlust en het registreren van de leeftijd. Ze ontdekten dat er voor elke miljoen mogelijkheden om een fout te maken, ongeveer 1.545 fouten voorkwamen. Hoewel dit veel klinkt, vertegenwoordigt het in de wereld van kwaliteitsmanagement feitelijk een zeer hoog niveau van nauwkeurigheid, dat meer dan 99 procent overstijgt. Dit betekent dat de overgrote meerderheid van de kinderen werd toegelaten met de juiste diagnose en metingen, een vitale basis voor het redden van hun levens.

De studie bracht ook een opmerkelijk verschil aan het licht in hoe mannen en vrouwen in de ziekenhuizen deze operaties beoordeelden. Mannelijke medewerkers, die vaak besluitvormende rollen vervulden, beoordeelden de prestaties en het gebruik van managementinstrumenten aanzienlijk hoger dan hun vrouwelijke collega's, die voornamelijk op de frontlinie als verpleegkundigen werkten. Deze kloof suggereert dat degenen die de systemen beheren, zien dat ze goed werken, terwijl degenen die ze dagelijks gebruiken onder strikte beperkingen van middelen, de druk scherper voelen. De onderzoekers merkten op dat het gebrek aan impact van trainingsprogramma's waarschijnlijk kwam door het feit dat de trainingen voornamelijk korte, theoretische sessies waren in plaats van praktische, gecertificeerde projecten waarbij het personeel de kans kreeg om echte problemen op te lossen.

Uiteindelijk concludeert het onderzoek dat in een conflictgebied de weg naar het redden van levens minder gaat over zachte administratieve gebaren en meer over harde, digitale infrastructuur en gedisciplineerde processen. De studie suggereert dat om deze centra verder te verbeteren, ziekenhuizen moeten investeren in digitale registratiesystemen die patiëntgegevens in realtime monitoren en korte seminars moeten vervangen door rigoureuze, gecertificeerde trainingen die het personeel in staat stellen om verbeterprojecten te leiden. Door zich te richten op deze concrete, meetbare elementen, kunnen de ziekenhuizen de levensreddende zorg blijven bieden, zelfs terwijl de uitdagingen van oorlog en schaarste aanhouden.