A Model for Calculating Cost of Applying Electronic Governance and Robotic Process Automation to a Distributed Management System

Resumen Técnico: Un modelo para calcular el costo de la aplicación de la Gobernanza Electrónica y la Automatización Robótica de Procesos a un Sistema de Gestión Distribuida

Planteamiento del Problema
El artículo aborda una brecha en la literatura con respecto al análisis cuantitativo de la eficiencia organizacional al integrar la Gobernanza Electrónica (eGov) y la Automatización Robótica de Procesos (RPA) en sistemas de Gestión Distribuida (DM). Si bien la DM ofrece flexibilidad y agilidad mediante la toma de decisiones descentralizada, y aunque la eGov y la RPA son reconocidas por mejorar la eficiencia operativa y reducir los costos, actualmente no existe un modelo matemático formal para calcular el costo específico de realizar una tarea dentro de este entorno híbrido. Los autores señalan que una implementación exitosa implica compensaciones complejas, incluyendo la inversión en infraestructura, la capacitación y los desafíos de coordinación, lo que requiere un marco de análisis de costos riguroso que contemple tanto a los agentes humanos como a los automatizados.

Metodología
Los autores proponen un modelo matemático que extiende un marco existente para relacionar el desempeño económico con la escala y estructura organizacional (referenciado en [23]). La metodología implica los siguientes pasos:

1. Definición de la Estructura Organizacional: El modelo define una organización por su profundidad ($D$), que representa el número de niveles de gestión. El Nivel 1 es el más alto (por ejemplo, el CEO) y el Nivel $D+1$ representa a los trabajadores de línea sin funciones de gestión.
2. Formulación del Costo Humano:
   • El costo por unidad de tiempo para un trabajador de línea ($C_{D+1}$) se modela como una función de un costo base mínimo, la profundidad de la organización y el nivel de habilidad ($sl$) del empleado.
   • El costo para los gerentes en el nivel $i$ ($C_i$) se deriva basado en el costo del trabajador de línea, escalado por una razón ($1+r$) que aumenta con la profundidad organizacional.
   • El costo total para los humanos ($C(\text{humans})$) se calcula sumando el producto de los costos individuales y su contribución de tiempo proporcional ($p_{ij}$) a través de todos los niveles.
3. Formulación del Costo de Bot/Automatización:
   • El modelo introduce "bots" (agentes artificiales) que operan junto a los humanos dentro de la misma estructura jerárquica.
   • Los costos de los bots se calculan utilizando ecuaciones análogas a los costos humanos, distinguidos por una notación prima (por ejemplo, $C'_{D+1}$, $sl'$, $r'$). Esto permite tener parámetros distintos respecto a los niveles de habilidad de los bots, costos base y razones salariales.
4. Cálculo del Costo Integrado:
   • El costo total por unidad de tiempo ($C$) para realizar una tarea se define como la suma ponderada de los costos humanos y de los bots, normalizada por una constante ($\kappa$).
   • La ecuación final (Ecuación 8) agrega los costos de todos los empleados humanos y bots, ponderados por sus respectivas contribuciones de tiempo ($q_{ij}$ y $q'_{ik}$).
   • El modelo descompone específicamente el costo para los trabajadores de línea (Ecuación 9) para mostrar cómo el costo total es una combinación lineal de costos base y proporciones de tiempo ponderadas por el nivel de habilidad tanto para humanos como para bots.

Contribuciones Clave

• Marco Matemático Novedoso: El artículo presenta lo que los autores afirman es un modelo matemático "uno de los primeros de su tipo" diseñado específicamente para calcular los costos de las tareas en un sistema de DM que utiliza tanto eGov como RPA.
• Modelado de Agentes Híbridos: A diferencia de modelos previos que pueden centrarse únicamente en la mano de obra humana o puramente en sistemas automatizados, este marco integra explícitamente a los empleados humanos y a los bots de software en una única estructura de costos jerárquica, permitiendo la comparación de niveles de habilidad y contribuciones de tiempo entre ambos tipos de agentes.
• Formalización de los Costos de eGov y RPA: El modelo proporciona una forma estructurada de incorporar los impulsores de costos específicos de la eGov (por ejemplo, software, almacenamiento digital, formularios en línea) y la RPA (por ejemplo, implementación, mantenimiento, compra de bots) en la ecuación de costos organizacionales más amplia.

Resultados
El artículo no presenta datos empíricos, resultados experimentales o simulaciones de casos de estudio. En su lugar, el "resultado" es la derivación de las propias ecuaciones matemáticas. El modelo demuestra que el costo de realizar una tarea en un sistema distribuido es una función de:

• La profundidad organizacional ($D$).
• Los niveles de habilidad de los agentes tanto humanos como de los bots.
• La proporción de tiempo contribuida por cada agente.
• Los parámetros de costo específicos (costos base y factores de escala) asociados con la estructura de la organización y las tecnologías empleadas.

Significancia y Reivindicaciones
Los autores posicionan este trabajo como un paso fundacional para investigaciones futuras. Afirman que el modelo es significativo porque:

• Llena un vacío crítico en el análisis de costos para la eficiencia organizacional en el contexto de los avances sin precedentes en las tecnologías electrónicas y de automatización.
• Proporciona una herramienta formal para analizar las compensaciones entre el potencial de aumento de la eficiencia/agilidad y los desafíos de la implementación (como la coordinación y los costos de inversión).
• Se espera que "despierte más investigaciones" sobre cómo la eGov y la RPA impactan el desempeño organizacional a medida que estas tecnologías continúan evolucionando.

El artículo mantiene un tono modesto, reconociendo que, si bien la combinación de eGov y RPA tiene un potencial inmenso, los desafíos de implementación (planificación, diseño, seguridad) son complejos, y el modelo sirve como una base teórica para analizar estas dinámicas más que como una solución prescriptiva para el despliegue inmediato.