A Model for Calculating Cost of Applying Electronic Governance and Robotic Process Automation to a Distributed Management System

Technische Samenvatting: Een model voor het berekenen van de kosten van de toepassing van Electronic Governance en Robotic Process Automation op een Distributed Management System

Probleemstelling
Het artikel adresseert een gat in de literatuur met betrekking tot de kwantitatieve analyse van organisatorische efficiëntie bij de integratie van Electronic Governance (eGov) en Robotic Process Automation (RPA) in Distributed Management (DM) systemen. Hoewel DM flexibiliteit en wendbaarheid biedt door gedecentraliseerde besluitvorming, en hoewel eGov en RPA worden erkend als instrumenten voor het verbeteren van de operationele efficiëntie en het verlagen van kosten, bestaat er momenteel geen formeel wiskundig model om de specifieke kosten van het voltooien van een taak binnen deze hybride omgeving te berekenen. De auteurs merken op dat een succesvolle implementatie complexe afwegingen met zich meebrengt, waaronder investeringen in infrastructuur, training en coördinatieproblemen, wat een rigoureus kader voor kostenanalyse vereist dat zowel menselijke als geautomatiseerde agenten verwerkt.

Methodologie
De auteurs stellen een wiskundig model voor dat een bestaand kader uitbreidt voor het relateren van economische prestaties aan organisatorische schaal en structuur (verwezen naar [23]). De methodologie omvat de volgende stappen:

1. Definitie van de Organisatiestructuur: Het model definieert een organisatie door haar diepte ($D$), die de het aantal managementlagen vertegenwoordigt. Niveau 1 is het hoogste (bijv. CEO) en Niveau $D+1$ vertegenwoordigt uitvoerende medewerkers zonder managementtaken.
2. Formulering van Menselijke Kosten:
   • De kosten per tijdseenheid voor een uitvoerend medewerker ($C_{D+1}$) wordt gemodelleerd als een functie van een minimale basiskost, de diepte van de organisatie en het vaardigheidsniveau ($sl$) van de werknemer.
   • De kosten voor managers op niveau $i$ ($C_i$) worden afgeleid op basis van de kosten van de uitvoerende medewerker, geschaald door een ratio ($1+r$) die toeneemt met de organisatorische diepte.
   • De totale kosten voor mensen ($C(\text{humans})$) worden berekend door de sommatie van de product van individuele kosten en hun proportionele tijdsbijdrage ($p_{ij}$) over alle niveaus.
3. Formulering van Bot/Automatiseringkosten:
   • Het model introduceert "bots" (artificiële agenten) die naast mensen opereren binnen dezelfde hiërarchische structuur.
   • Botkosten worden berekend met analoge vergelijkingen aan de menselijke kosten, waarbij onderscheid wordt gemaakt door middel van prime-notatie (bijv. $C'_{D+1}$, $sl'$, $r'$). Dit maakt onderscheidende parameters mogelijk met betrekking tot de vaardigheidsniveaus, basiskosten en salarisratio's van bots.
4. Geïntegreerde Kostenberekening:
   • De totale kosten per tijdseenheid ($C$) voor het voltooien van een taak wordt gedefinieerd als de gewogen som van menselijke en botkosten, genormaliseerd door een constante ($\kappa$).
   • De definitieve vergelijking (Vergelijking 8) aggregeert de kosten van alle menselijke en bot-werknemers, gewogen door hun respectieve tijdsbijdragen ($q_{ij}$ en $q'_{ik}$).
   • Het model decomponeert specifiek de kosten voor uitvoerende medewerkers (Vergelijking 9) om aan te tonen dat de totale kosten een lineaire combinatie zijn van basiskosten en op vaardigheidsniveau gewogen tijdsverhoudingen voor zowel mensen als bots.

Belangrijkste Bijdragen

• Nieuw Wiskundig Kader: Het artikel presenteert wat de auteurs claimen te zijn "een van de eersten van zijn soort", een wiskundig model dat specifiek is ontworpen om de kosten van taken in een DM-systeem te berekenen dat zowel eGov als RPA gebruikt.
• Hybride Agent-modellering: In tegenstelling tot eerdere modellen die zich mogelijk uitsluitend richten op menselijke arbeid of puur geautomatiseerde systemen, integreert dit kader expliciet menselijke werknemers en softwarebots in één enkele hiërarchische kostenstructuur, waardoor de vergelijking van vaardigheidsniveaus en tijdsbijdragen tussen beide typen agenten mogelijk is.
• Formalisering van eGov en RPA Kosten: Het model biedt een gestructureerde manier om de specifieke kostenfactoren van eGov (bijv. software, digitale opslag, online formulieren) en RPA (bijv. implementatie, onderhoud, bot-aankoop) in te voegen in de bredere organisatorische kostenvergelijking.

Resultaten
Het artikel presenteert geen empirische gegevens, experimentele resultaten of casestudy-simulaties. In plaats daarvan is het "resultaat" de afleiding van de wiskundige vergelijkingen zelf. Het model demonstreert dat de kosten voor het voltooien van een taak in een gedistribueerd systeem een functie zijn van:

• Organisatorische diepte ($D$).
• De vaardigheidsniveaus van zowel menselijke als bot-agenten.
• De proportionele tijd die door elke agent wordt bijgedragen.
• De specifieke kostenparameters (basis-kosten en schaleringsfactoren) die geassocieerd zijn met de structuur van de organisatie en de gehanteerde technologieën.

Betekenis en Claims
De auteurs positioneren dit werk als een fundamentele stap voor toekomstig onderzoek. Zij claimen dat het model significant is omdat:

• Het een kritiek gat vult in de kostenanalyse voor organisatorische efficiëntie in de context van de ongekende vooruitgang in elektronische en automatiseringstechnologieën.
• Het een formeel instrument biedt om de afwegingen te analyseren tussen de potentie voor verhoogde efficiëntie/wendbaarheid en de uitdagingen van implementatie (zoals coördinatie en investeringskosten).
• Het naar verwachting "verder onderzoek zal aanwakkeren" naar hoe eGov en RPA de organisatorische prestaties beïnvloeden naarmate deze technologieën blijven evolueren.

Het artikel hanteert een bescheiden toon en erkent dat hoewel de combinatie van eGov en RPA een enorme potentie heeft, de uitdagingen van implementatie (planning, ontwerp, beveiliging) complex zijn en dat het model dient als een theoretische basis voor het analyseren van deze dynamieken in plaats van een voorschrijvende oplossing voor directe inzet.