Optimizing Public Project Performance Using Principal Components of Digital Procurement Systems
Cette étude démontre que les systèmes de passation des marchés numériques, particulièrement la gestion du paiement électronique et des contrats électroniques, améliorent considérablement la performance des projets publics dans le secteur de l'éducation au Rwanda en améliorant l'efficacité, la transparence et la satisfaction des parties prenantes.
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Imaginez le monde des projets publics comme un immense chantier de construction en pleine effervescence où le gouvernement essaie de construire des écoles, des hôpitaux et des routes. Pour mener à bien ces tâches, ils doivent acheter de tout, des briques aux ordinateurs. Ce processus d'achat est appelé « passation de marchés ». Pendant longtemps, cela ressemblait à un bazar chaotique : des formulaires papier partout, des files d'attente interminables et beaucoup de place pour les erreurs ou même les transactions douteuses. Mais récemment, les gouvernements ont commencé à remplacer le papier par l'informatique, créant des systèmes de « passation de marchés numériques ». C'est comme passer d'un vieux registre poussiéreux écrit à la main à une application de messagerie instantanée super intelligente qui connecte les acheteurs et les vendeurs.
La grande question que posent les chercheurs est la suivante : cette mise à niveau numérique rend-elle réellement les projets de construction meilleurs ? Se terminent-ils plus rapidement, coûtent-ils moins cher et sont-ils de meilleure qualité ? Pour répondre à cela, les scientifiques utilisent un outil spécial appelé « Analyse en Composantes Principales » (ACP). Imaginez que vous avez une chambre en désordre avec 41 piles de linge différentes. L'ACP est comme une machine à plier magique qui trie toutes ces piles en quelques paquets nets et organisés, ce qui permet de voir l'ensemble de l'image sans se perdre dans les détails. Un autre outil qu'ils utilisent est l'« Analyse de Groupements » (Cluster Analysis), qui consiste à trier un groupe d'amis en différentes équipes selon la façon dont ils jouent aux jeux : certains sont super compétitifs, d'autres sont des joueurs occasionnels et d'autres commencent tout juste à apprendre les règles. En utilisant ces outils, les chercheurs peuvent déterminer exactement quelles parties du système numérique sont les véritables héros et lesquelles ne font que suivre le mouvement.
Cette étude, menée par une équipe de chercheurs au Rwanda, plonge au cœur d'un projet spécifique de construction d'écoles dans le district de Rwamagana pour voir comment leur nouveau système numérique, appelé UMUCYO, est performant. Ils ne se sont pas contentés de demander : « Est-ce que c'est bien ? ». Ils ont décomposé le système en quatre parties principales : l'e-tendering (trouver des fournisseurs en ligne), l'e-sourcing (choisir les bons fournisseurs), l'e-paiement et la facturation (payer les factures numériquement) et la gestion électronique des contrats (suivre les règles). Ils ont interrogé 85 personnes impliquées dans le projet, des gestionnaires aux comptables, pour savoir si ces outils numériques fonctionnaient bien.
Les chercheurs ont découvert quelque chose de très clair : le système numérique est un immense succès, mais toutes les parties ne sont pas également puissantes. Lorsqu'ils ont analysé leurs chiffres, ils ont découvert que l'e-paiement et la facturation était la superstar, agissant comme le prédicteur le plus fort du succès d'un projet. C'est comme le moteur d'une voiture ; si les paiements sont rapides et transparents, tout le projet fonctionne sans accroc. Ce facteur seul expliquait une part massive du succès des projets. Arrivant en deuxième position, la gestion électronique des contrats aidait à maintenir les règles claires et à réduire les litiges. L'e-sourcing et l'e-tendering étaient également utiles, mais ils jouaient un rôle légèrement moindre dans le score final.
Cependant, l'étude a également révélé que tout le monde n'utilise pas le système de la même manière. En utilisant leur outil de « tri magique » (Analyse de Groupements), ils ont découvert que les 85 personnes appartenaient à dix groupes différents, ou « typologies ». Certains groupes étaient des « Champions Numériques à Haute Performance » qui utilisaient chaque fonctionnalité parfaitement et adoraient les résultats. D'autres étaient des « Utilisateurs Prudents sur le Plan Opérationnel » qui n'utilisaient que la partie paiement mais étaient sceptiques quant au reste. Il y avait même des « Utilisateurs Périphériques à Faible Intensité » qui touchaient à peine le système. Cela signifie que si la technologie est incroyable, le côté humain — la qualité de la formation des gens et leur confiance envers le système — varie considérablement.
Les chercheurs étaient très sûrs de leurs conclusions. Ils ont commencé avec un modèle qui expliquait 94,43 % du succès du projet, un chiffre incroyablement élevé, ce qui signifie que le système numérique fait presque tout le travail de fond. Cependant, ils ont remarqué que les différentes parties du système étaient si étroitement liées qu'il était difficile de les distinguer (un problème appelé « multicolinéarité »). Pour corriger cela, ils ont utilisé leur outil d'ACP pour simplifier les données, et les résultats ont tenu parfaitement. L'étude écarte explicitement l'idée que posséder simplement le logiciel soit suffisant ; les données montrent que la façon dont vous l'utilisez compte. Par exemple, bien que tout le monde soit d'accord sur le fait que les factures numériques sont excellentes pour la transparence, certaines personnes n'étaient toujours pas certaines que le système permettait réellement d'économiser de l'argent immédiatement.
En fin de compte, l'article suggère que pour tirer le meilleur parti de ces outils numériques, les gouvernements ne devraient pas se contenter d'installer le logiciel et de s'en aller. Ils doivent se concentrer fortement sur les parties liées au paiement et à la gestion des contrats, car ce sont les principaux moteurs de réussite. Ils doivent également aider les groupes « prudents » et à « faible intensité » à rattraper leur retard, car le système fonctionne mieux lorsque tout le monde est sur la même longueur d'onde. L'étude confirme que la passation de marchés numériques est un moyen puissant de rendre les projets publics plus rapides, moins coûteux et plus équitables, mais cela fonctionne mieux lorsque les personnes qui l'utilisent sont pleinement formées et engagées.
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