Barriers and enablers of business intelligence system adoption in municipal revenue collection in Zimbabwe

कल्पना कीजिए कि एक नगर परिषद (जैसे किसी शहर की स्थानीय सरकार) एक विशाल घर की तरह है जो अपने बिलों, आय और खर्चों का हिसाब रखने की कोशिश कर रहा है। अभी, ज़िम्बाब्वे के तीन प्रमुख शहरों—ग्वेरू, मुतारे और मास्विंगो में—यह घर अपने पैसे का प्रबंधन करने के लिए एक बहुत ही पुराने, मैन्युअल तरीके का उपयोग कर रहा है: स्प्रेडशीट्स और कागज़।

इसे ऐसे समझें जैसे एक विशाल पुस्तकालय का प्रबंधन करना जहाँ हर किताब के स्थान को एक स्टिकी नोट पर लिखकर दीवार पर चिपकाया जा रहा है। यह धीमा, अव्यवस्थित है और यदि आप एक स्टिकी नोट खो देते हैं, तो आप किताब भी खो देते हैं। निवासियों से पैसा वसूलने (जैसे पानी के बिल या दरें) के लिए ये शहर वर्तमान में इसी तरह काम कर रहे हैं।

यह शोध पत्र इस अव्यवस्था को ठीक करने के लिए एक सुपर-स्मार्ट डिजिटल सहायक जिसे बिजनेस इंटेलिजेंस (BI) कहा जाता है, को पेश करने के बारे में है। यहाँ अध्ययन के निष्कर्ष दिए गए हैं, जिन्हें सरल भाषा में समझाया गया है:

बिजनेस इंटेलिजेंस (BI) क्या है?

यदि वर्तमान प्रणाली स्टिकी नोट्स का एक बिखरा हुआ ढेर है, तो BI एक हाई-टेक जीपीएस (GPS) और एक क्रिस्टल बॉल (भविष्य बताने वाला गोला) का मिश्रण है।

• जीपीएस (GPS): यह शहर परिषद को तुरंत दिखा देता है कि पैसा कहाँ से आ रहा है और कहाँ खो रहा है।
• क्रिस्टल बॉल: यह भविष्य के रुझानों का अनुमान लगाने के लिए पिछले डेटा को देखता है, जैसे "हे, हम जुलाई में आमतौर पर कम पैसा वसूलते हैं, इसलिए चलिए इसकी योजना बना लेते हैं।"
• लक्ष्य: पैसे को बाहर बहने से रोकना (धोखाधड़ी या गलतियों के कारण) और यह सुनिश्चित करना कि निवासियों को बेहतर सेवाएँ मिलें क्योंकि शहर के पास उनके भुगतान के लिए नकदी उपलब्ध है।

अच्छी खबर: BI क्या कर सकता है

इन शहरों में काम करने वाले लोग (आईटी विशेषज्ञों से लेकर बिल संग्रहकर्ताओं तक) सहमत हैं कि यदि उनके पास यह "सुपर-असिस्टेंट" होता, तो यह गेम-चेंजर साबित होता:

• लीकेज (रिसाव) को पकड़ना: यह एक मेटल डिटेक्टर की तरह काम करेगा, जो ठीक से पता लगाएगा कि पैसा कहाँ चोरी हो रहा है या कहाँ खो रहा है।
• खुश ग्राहक: निवासियों द्वारा कागज़ की रसीदों के ढेर लेकर घूमने के बजाय (जो खो सकते हैं), यह प्रणाली सब कुछ डिजिटल रूप से संभालेगी। इससे बिलों का भुगतान करना आसान हो जाएगा, जिससे लोग खुश होंगे और समय पर भुगतान करने की अधिक संभावना रखेंगे।
• बेहतर निर्णय: अंदाज़ा लगाने के बजाय, प्रबंधक एक स्पष्ट डैशबोर्ड (जैसे कार के स्पीडोमीटर) को देख सकते हैं जिससे वे देख सकें कि शहर वास्तव में कैसा प्रदर्शन कर रहा है और तुरंत स्मार्ट विकल्प चुन सकें।

बुरी खबर: उन्होंने अब तक इसे क्यों नहीं किया है

भले ही सभी इस बात से सहमत हैं कि BI एक शानदार विचार है, फिर भी इन शहरों ने अभी तक पूरी तरह से इस पर स्विच नहीं किया है। अध्ययन में तीन मुख्य "बाधाएं" मिलीं:

1. "गायब इंजन" (आईटी विभाग का न होना):
   कल्पना कीजिए कि आप एक मैकेनिक या ड्राइवर के लाइसेंस के बिना फेरारी चलाने की कोशिश कर रहे हैं। इन शहरों के पास एक पूर्ण रूप से स्थापित, कुशल आईटी विभाग नहीं है। उनके पास कार (BI का विचार) तो है, लेकिन इसे चलाने के लिए इंजन और ड्राइवर (कुशल लोग) की कमी है।

2. "महंगी टिकट" (उच्च लागत):
   इस "सुपर-असिस्टेंट" को खरीदना महंगा है। यह केवल एक सॉफ्टवेयर नहीं है; यह उपकरणों का एक पूरा समूह है जिन्हें एक-दूसरे के साथ तालमेल बिठाने की आवश्यकता है। सॉफ्टवेयर लाइसेंस खरीदने और इसे सेट करने के लिए विशेषज्ञों को काम पर रखने की लागत इन शहरों के लिए एक बड़ी वित्तीय बाधा है।

3. "पुरानी आदतें" की समस्या (परिवर्तन का विरोध):
   लोग आदतों के गुलाम होते हैं। बिल संग्रहकर्ता और प्रबंधक अपनी पुरानी एक्सेल स्प्रेडशीट्स और कागजी फाइलों के आदी हैं। वे नए सिस्टम को लेकर संशय में हैं। यह वैसा ही है जैसे किसी ऐसे व्यक्ति से कहना जिसने 20 साल तक फ्लिप फोन का उपयोग किया है कि अचानक एक जटिल स्मार्टफोन पर स्विच कर जाए; वे शायद नए बटन सीखने से इनकार कर दें। अध्ययन में पाया गया कि यदि आप लोगों को प्रशिक्षित नहीं करते हैं और उन्हें शुरुआत से शामिल नहीं करते हैं, तो वे पुराने, अक्षम तरीकों पर ही टिके रहेंगे।

4. "गंदा डेटा" का मुद्दा:
   BI केवल उतना ही अच्छा है जितना कि वह जानकारी जो आप इसमें डालते हैं। यदि आप एक स्मार्ट कंप्यूटर को "कचरा" (अव्यवस्थित, गलत या अधूरा डेटा) खिलाते हैं, तो वह आपको "कचरा" उत्तर देगा। वर्तमान में, इन शहरों में डेटा अक्सर अव्यवस्थित होता है या अलग-अलग "साइलो" (विभाग जो जानकारी साझा नहीं करते) में फंसा होता है, जिससे सिस्टम का ठीक से काम करना कठिन हो जाता है।

समाधान: इसे कैसे ठीक करें

पेपर सफलता के लिए एक स्पष्ट रेसिपी का सुझाव देता है, जो एक घर के लिए नए, हाई-टेक नवीनीकरण की तैयारी करने जैसा है:

• पहले इंजन बनाएं: शहरों को एक मजबूत, पूरी तरह से स्टाफ वाला आईटी विभाग बनाना चाहिए। आप उस सॉफ्टवेयर को चलाने के लिए लोगों के बिना काम नहीं चला सकते।
• सभी को प्रशिक्षित करें: केवल सॉफ्टवेयर इंस्टॉल करके और चले जाना काफी नहीं है। आपको बिल संग्रहकर्ताओं और प्रबंधकों को सिखाने की आवश्यकता है कि इसका उपयोग कैसे किया जाए, ताकि वे नई तकनीक से डरे नहीं।
• बॉस को साथ लें: शीर्ष नेताओं को बदलाव का सबसे बड़ा समर्थक होना चाहिए। यदि बॉस कहता है, "हम यह कर रहे हैं," तो हर कोई उसका अनुसरण करता है।
• डेटा को साफ करें: नए स्मार्ट सिस्टम को चालू करने से पहले, उन्हें अव्यवस्थित स्प्रेडशीट्स को साफ करना होगा और यह सुनिश्चित करना होगा कि डेटा सटीक है।

निचोड़

अध्ययन निष्कर्ष निकालता है कि हालांकि ये ज़िम्बाब्वे के शहर आगे बढ़ने के लिए तैयार हैं, लेकिन वे केवल एक बिजनेस इंटेलिजेंस सिस्टम को "खरीद" नहीं सकते और उम्मीद नहीं कर सकते कि यह काम करेगा। उन्हें पहले आधार बनाना होगा: कुशल लोग, साफ डेटा और एक ऐसी संस्कृति जो बदलाव से डरती न हो। यदि वे ऐसा करते हैं, तो वे पैसा खोना बंद कर सकते हैं, अपनी सेवाओं को ठीक कर सकते हैं, और निवासियों के जीवन को बेहतर बना सकते हैं।