Development of a Digital Intelligence Tool for Evaluating the Management Process of Hospital Research Project Implementation

In het moderne ziekenhuis is de dag van een arts vaak een race tegen de klok. Tussen het zien van patiënten, het uitvoeren van operaties en het beheren van de taken op de afdeling door, blijft er weinig ruimte over voor het langzame, nauwgezette werk van wetenschappelijk onderzoek. Toch hangt de kwaliteit van medische vooruitgang juist af van dit werk. Wanneer artsen hun eigen studies uitvoeren, bekend als door onderzoekers geïnitieerd klinisch onderzoek, proberen ze specifieke vragen te beantwoorden over hoe ziekten beter behandeld kunnen worden. Echter, zonder een gestructureerde manier om deze projecten te beheren, kan het proces chaotisch worden. Onderzoekers kunnen zich te veel richten op het starten van een project en te weinig op hoe het daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Data kunnen rommelig worden, financiering kan verkeerd worden beheerd, en de uiteindelijke resultaten kunnen de strengheid missen die nodig is om de medische praktijk te veranderen. Het doel van het bouwen van een "onderzoekshospitaal" is om dit evenwicht te herstellen, en ervoor te zorgen dat klinische zorg en wetenschappelijke ontdekking elkaar ondersteunen in plaats van met elkaar te concurreren om aandacht.

Om dit op te lossen, heeft een team van onderzoekers bij het Jiaxing Hospital of Traditional Chinese Medicine in China een nieuwe digitale tool ontwikkeld die een onderzoeksproject wil begeleiden van het allereerste idee tot de uiteindelijke conclusie. Ze creëerden een "digital intelligence platform", wat in essentie een slim, online systeem is dat elke stap van een medische studie beheert. In plaats van te vertrouwen op papieren formulieren, verspreide e-mails of het geheugen, fungeert dit systeem als een centraal knooppunt. Het verbindt de mensen die het onderzoek doen met de mensen die het geld en de regels beheren. Het systeem is gebouwd om de gehele levenscyclus van een studie te kunnen afhandelen: het aanvragen van het project, het verkrijgen van ethische goedkeuring, het bijhouden van patiëntgegevens, het beheren van het budget en tot slot het afsluiten van het project zodra het werk voltooid is. Door deze taken in één georganiseerde digitale ruimte onder te brengen, hoopten de onderzoekers fouten te verminderen, vertragingen te voorkomen en ervoor te zorgen dat de verzamelde gegevens betrouwbaar zijn.

Het team van het Jiaxing Hospital begon met het analyseren van de specifieke problemen die zij ervoeren. Ze merkten op dat veel projecten leden aan een gebrek aan toezicht tijdens de middelste fasen. Een studie kan beginnen met groot enthousiasme, maar naarmate de tijd verstrijkt, kunnen de details van de gegevensverzameling of de besteding van fondsen uit koers raken. Om dit aan te pakken, ontwiernen zij een systeem dat niet alleen informatie opslaat, maar de onderzoekers ook actief helpt. Het platform bevat een persoonlijk dashboard voor elke onderzoeker, waarop precies staat aangegeven wat de volgende stap is, zoals het indienen van een rapport of het aanvragen van geld voor een specifieke uitgave. Het stuurt automatische herinneringen wanneer een deadline nadert, zodat geen enkel onderdeel van het proces wordt vergeten. Dit is geen passieve database; het is een actieve manager die het project vooruit helpt.

Een van de meest significante kenmerken van deze tool is hoe het het onderzoeks werk direct koppelt aan het financiële systeem. In veel ziekenhuizen is het beheren van het budget voor een studie een aparte, vaak verwarrende taak. Onderzoekers besteden misschien geld aan een studie en worstelen vervolgens met de terugbetaling omdat de papierwinkel niet overeenkomt met de regels. Dit nieuwe platform lost dit op door de twee te integreren. Wanneer een onderzoeker geld aanvraagt voor een specifief doel, zoals het kopen van apparatuur of het betalen voor het vervoer van een patiënt, controleert het systeem of de middelen beschikbaar zijn en of het verzoek de regels volgt. Het houdt elke uitgegeven dollar in realtime bij. Dit betekent dat tegen de tijd dat een project is voltooid, de financiële verslagen al compleet en accuraat zijn. Het systeem handelt ook de administratieve kant af, waardoor onderzoekers hun werk kunnen indienen voor goedkeuring via een mobiele app, zodat ze hun projecten overal kunnen beheren, en niet alleen vanaf hun computer op kantoor.

De resultaten van het gebruik van dit systeem over een periode van twee jaar waren duidelijk en meetbaar. Voordat het platform werd geïntroduceerd, had het ziekenhuis te kampen met lage voltooiingspercentages voor projecten en een trage besteding van toegewezen fondsen. Veel projecten bleven ongebruikt liggen, of fondsen werden niet gebruikt omdat het proces te moeilijk te navigeren was. Nadat het systeem in gebruik werd genomen, groeide het aantal nieuwe onderzoeksprojecten dat door het ziekenhuis werd goedgekeurd aanzienlijk. Tussen juli 2022 en juli 2024 accepteerde het ziekenhuis 463 nieuwe projecten. Belangrijker nog, de manier waarop deze projecten werden beheerd, veranderde. Het systeem hielp onderzoekers om hun geld efficiënter uit te geven. In de jaren na de lancering nam het aantal projecten waarbij meer dan 70% van de middelen binnen het eerste jaar werd gebruikt, gestaag toe. Dit geeft aan dat de onderzoekers in staat waren om hun werk voort te zetten zonder vast te lopen in administratieve bureaucratie.

Het platform verbeterde ook de kwaliteit van het onderzoek zelf. Omdat het systeem onderzoekers verplicht om in elke fase originele gegevens en documenten van ethische goedkeuring te uploaden, werd het veel moeilijker om de kantjes eraf te lopen of resultaten te vervalsen. Het systeem fungeert als een bewaker van integriteit, die garandeert dat de verzamelde gegevens echt zijn en dat de studie de regels volgt. Dit is cruciaal voor het opbouwen van vertrouwen in medisch onderzoek. Als een studie moet worden gebruikt om de patiëntenzorg te verbeteren, moeten de achterliggende gegevens betrouwbaar zijn. Door het proces transparant en gestandaardiseerd te maken, creëerde het ziekenhuis een omgeving waarin hoogwaardig onderzoek kon gedijen. Het systeem hielp het ziekenhuis ook bij het behalen van zijn doel om een groter percentage van zijn patiënten te laten deelnemen aan klinische studies, een belangrijke graadmeter voor een modern onderzoekshospitaal.

Vooruitblikkend ziet het team dit platform slechts als het begin. Ze zijn van plan de mogelijkheden uit te breiden door nog geavanceerdere functies toe te voegen, zoals het gebruik van kunstmatige intelligentie om potentiële risico's in een studie te voorspellen voordat ze zich voordoen. Ze zijn ook van plan het systeem dieper te verbinden met de klinische dossiers van het ziekenhuis, zodat patiëntgegevens met minder handmatige inspanning automatisch kunnen worden omgezet in onderzoeksgegevens. Ze zijn echter realistisch over de uitdagingen. Ze erkennen dat het bijhouden van het systeem constante inspanning vereist en dat het trainen van nieuw personeel een voortdurende taak is. Ze erkennen ook dat databeveiliging van cruciaal belang is, en het systeem is ontworpen met meerdere beschermingslagen om de gevoelige patiëntinformatie veilig te houden.

De ervaring bij het Jiaxing Hospital biedt een praktische les voor andere medische instellingen. Het laat zien dat de kloof tussen klinische zorg en wetenschappelijk onderzoek overbrugd kan worden met de juiste instrumenten. Door chaotische, op papier gebaseerde processen te vervangen door een verenigd, intelligent digitaal systeem, kunnen ziekenhuizen hun artsen ondersteunen bij het doen van betere wetenschap zonder hun werklast te vergroten. Het succes van dit platform suggereert dat de toekomst van medisch onderzoek ligt in systemen die niet alleen gaan over het opslaan van data, maar over het begeleiden van de menselijke inspanning die erachter schuilt. Terwijl het ziekenhuis zijn aanpak blijft verfijnen, biedt het een model voor hoe technologie kan worden gebruikt om medisch onderzoek efficiënter, eerlijker en uiteindelijk voordeliger te maken voor patiënten overal.