Development of a Data-Driven Class and Thesis/Capstone Defense Scheduling Decision Support System for Higher Education
Cette étude présente un système d'aide à la décision basé sur le Web qui intègre la planification des cours et des soutenances de thèse ou de projet de fin d'études grâce à un flux de travail fondé sur des règles et sensible aux contraintes, démontrant une grande satisfaction des utilisateurs et une efficacité opérationnelle lors de déploiements dans deux établissements d'enseignement supérieur.
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Chaque université est confrontée à un casse-tête récurrent qui ressemble moins à un problème mathématique qu'à une partie de chaises musicales à enjeux élevés. Il s'agit de la tâche consistant à faire entrer des personnes, des lieux et du temps dans un emploi du temps unique et cohérent. Les administrateurs doivent affecter des professeurs à des salles de classe, faire correspondre les étudiants aux cours et s'assurer que deux événements n'essaient pas d'occuper la même salle ou le même professeur au même moment. Pendant des décennies, de nombreuses écoles ont résolu cela manuellement, en utilisant des feuilles de calcul, des tableaux blancs et une simple persévérance. Cette approche manuelle est lente, sujette aux erreurs et laisse souvent les administrateurs aveugles face à la vue d'ensemble, comme savoir si un professeur est secrètement surchargé de travail ou si un type spécifique de salle de classe est utilisé à son absolute limite. Bien que les ordinateurs soient capables de générer des emplois du temps depuis longtemps, ils ont rarement été capables de gérer simultanément deux types d'événements critiques : le rythme quotidien des cours réguliers et les moments spéciaux et à enjeux élevés des soutenances de thèse ou de fin d'études. Ces deux mondes opèrent généralement dans des silos séparés, forçant les humains à effectuer des recoupements de listes pour éviter de programmer en double un professeur qui donne un cours le matin et juge une soutenance d'étudiant l'après-midi.
Une équipe de chercheurs de la Sorsogon State University aux Philippines a conçu un nouveau type d'outil numérique destiné à réunir ces deux mondes. Ils ont créé un système basé sur le Web qui agit comme un centre de commandement central pour la planification académique. Au lieu d'essayer d'inventer une nouvelle formule mathématique complexe pour résoudre l'énigme, ils se sont concentrés sur la construction d'un flux de travail intelligent, basé sur des règles, qui comprend les contraintes spécifiques d'une véritable université. Le système traite la disponibilité des professeurs, la capacité des salles et les besoins des étudiants comme un ensemble de données unique et connecté. Lorsqu'un administrateur demande au système de générer un emploi du temps, celui-ci vérifie chaque règle à la fois : il s'assure qu'un professeur n'est pas à deux endroits à la fois, qu'une salle est assez grande pour le cours, et qu'un jury de thèse est disponible sans conflit avec ses obligations d'enseignement. Les chercheurs ont testé ce système dans deux collèges différents, l'un public et l'autre privé, pour voir s'il pouvait gérer la réalité désordonnée de différentes cultures scolaires et structures de programmes.
Le système fonctionne en rassemblant toutes les informations nécessaires — les profils de chaque professeur, les détails de chaque salle de classe et les exigences de chaque cours et groupe de soutenance. Il utilise ensuite un processus par étapes pour construire un emploi du temps. Il choisit un événement, trouve un créneau et un lieu qui respectent toutes les règles strictes, puis l'assigne. Si un conflit survient, comme un professeur sollicité pour deux choses à la fois, le système le signale pour un examen humain plutôt que de forcer une mauvaise solution. Cette approche se distingue des algorithmes d'optimisation complexes souvent trouvés dans la littérature académique, qui cherchent la réponse mathématique unique et « parfaite ». Au lieu de cela, cet outil privilégie la praticité et la transparence, offrant une vue claire là où se situent les conflits et permettant aux administrateurs de prendre des décisions éclairées. Les chercheurs ont constaté qu'en intégrant la planification des cours réguliers à celle des soutenances de thèse, ils pouvaient identifier des problèmes qui seraient restés invisibles si les deux étaient traités séparément. Par exemple, le système a identifié avec succès une situation où un professeur était affecté à douze jurys de thèse en une seule semaine tout en ayant une lourde charge d'enseignement, un conflit qu'un planificateur de cours standard aurait manqué.
Le projet a été développé selon une approche moderne et flexible de création de logiciels, en construisant le système par étapes et en l'affinant en fonction des retours des personnes qui l'utiliseraient réellement. L'équipe a commencé par une conception de base de données qui s'est avérée trop complexe pour les règles strictes de la planification académique, puis elle est passée à un autre type de stockage de données qui impose des connexions strictes entre les professeurs, les salles et les cours. Ce changement a permis d'éviter des erreurs telles que l'affectation d'un cours à un professeur qui n'existe plus dans le système ou la réservation d'une salle qui est fermée. Le produit final est une interface web épurée où les administrateurs peuvent voir l'emploi du temps complet de l'université d'un seul coup d'œil, avec un code couleur pour montrer les créneaux disponibles, les conflits potentiels et l'utilisation des salles. Le système a été déployé en décembre 2025 au College of Information and Communications Technology et en janvier 2026 dans un collège privé de criminologie. Dans le premier lieu, le système a géré plus de 1 200 blocs de réunions de cours et 142 soutenances de thèse, résolvant des centaines de conflits potentiels avant l'impression de l'emploi du temps final. Il a atteint un taux d'utilisation moyen des salles de 87 %, indiquant que le système remplissait efficacement l'espace disponible sans le surcharger.
Pour comprendre l'efficacité du système, les chercheurs ont interrogé un groupe de treize personnes — trois experts techniques et dix membres du personnel universitaire qui gèrent réellement les emplois du temps. Ils ont utilisé un ensemble de questions standard pour mesurer l'utilité, la rapidité, la facilité d'utilisation et la fiabilité perçues du système. Les résultats ont été extrêmement positifs. Les utilisateurs ont très bien noté la capacité du système à générer des emplois du temps sans conflit, à assigner correctement les jurys et à respecter les règles complexes de l'université. Ils ont trouvé l'interface intuitive et le système réactif, même lors de la manipulation de grandes quantités de données. Bien que les chercheurs n'aient pas pu fournir certains des chiffres de performance technique approfondis habituellement attendus dans les articles d'informatique parce que les données brutes des tests initiaux n'avaient pas été sauvegardées, les registres opérationnels ont montré que le système était stable. Il s'est rétabli rapidement de quelques incidents techniques lors des tests, et les contrôles de sécurité ont confirmé que le système était protégé contre les menaces en ligne courantes. La découverte la plus significative n'était pas que le système résolvait une équation mathématique plus rapidement que n'importe quel autre, mais qu'il réussissait à unifier deux tâches administratives distinctes en un processus fluide.
L'étude met en évidence un changement pratique dans la manière dont la technologie éducative peut être appliquée. Plutôt que de courir après l'algorithme le plus complexe, les chercheurs ont démontré qu'un système bien conçu, basé sur des règles et intégrant différents types de données, peut résoudre des problèmes administratifs concrets. Le système a prouvé qu'il est possible de construire un outil qui comprend la nuance de la charge de travail des professeurs et les besoins spécifiques des soutenances de thèse, offrant aux administrateurs un lieu unique pour avoir une vision d'ensemble. Les chercheurs ont noté que le succès du système reposait sur sa capacité à s'adapter à différentes institutions sans avoir besoin d'être complètement reconstruit pour chacune d'elles. Cependant, ils ont également reconnu que l'étude était limitée à deux écoles dans une seule province et que l'évaluation reposait sur les opinions d'un petit groupe d'utilisateurs. Ils ont souligné que, bien que le système fonctionne bien dans ces contextes, d'autres universités devraient le tester par rapport à leurs propres règles et structures. Ce travail sert de rappel que dans le monde complexe de l'administration de l'enseignement supérieur, la solution la plus efficace n'est parfois pas une solution miracle, mais une vue claire et intégrée des ressources à disposition.
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