Integrating SAP Governance Risk and Compliance Into the Budgeting Cycle for Fiscal Sustainability in ECOWAS

Il denaro è il sangue vitale di ogni organizzazione, ma far sì che scorra senza intoppi è una sfida costante, specialmente per i grandi gruppi che si estendono in molti paesi diversi. Quando un'organizzazione come la Comunità Economica degli Stati dell'Africa Occidentale (ECOWAS) pianifica il proprio bilancio annuale, sta essenzialmente facendo una promessa alle sue nazioni membri su come utilizzerà le risorse per costruire strade, sostenere il commercio e mantenere la pace. Tuttavia, un bilancio è valido solo quanto la sua esecuzione. Se il denaro viene approvato ma non speso correttamente, o se problemi imprevisti interrompono il piano, l'organizzazione perde efficienza e fiducia. Per anni, le organizzazioni pubbliche hanno lottato con questo divario tra pianificazione e realtà, spesso perché trattano la gestione del rischio come un compito separato, qualcosa di cui preoccuparsi solo dopo che il bilancio è stato scritto. La domanda che i ricercatori si sono posti è se intrecciare la gestione del rischio direttamente nel processo di bilancio, utilizzando strumenti digitali moderni, possa rendere queste organizzazioni più stabili e affidabili.

Questo studio si concentra su uno strumento digitale specifico chiamato SAP Governance, Risk, and Compliance, o SAP GRC per brevità. Pensate a questo software come al sistema nervoso centrale delle finanze di un'organizzazione. Non si limita a registrare numeri; connette i punti tra regole, potenziali pericoli e operazioni quotidiane. Utilizzando questo sistema, un'organizzazione può individuare i problemi prima che accadano, garantire che tutti rispettino le regole e assicurarsi che il denaro sia speso esattamente come previsto. I ricercatori volevano vedere se portare questa tecnologia nel cuore del ciclo di bilancio dell'ECOWAS avrebbe effettivamente migliorato il modo in cui l'organizzazione gestisce il proprio denaro. Hanno esaminato gli anni dal 2020 al 2024, un periodo che ha incluso una significativa incertezza globale, per vedere se l'adozione di questi sistemi digitali fosse correlata a una migliore performance finanziaria.

Per trovare la risposta, il team ha raccolto due tipi di informazioni. In primo luogo, hanno esaminato i dati numerici derivanti dai registri finanziari dell'ECOWAS, tracciando specificamente quanto del bilancio approvato sia stato effettivamente speso ogni anno. Questa è una misura chiave dell'efficienza: un numero basso significa che il denaro è rimasto sul tavolo o che i progetti si sono bloccati, mentre un numero alto significa che l'organizzazione sta eseguendo i propri piani in modo efficace. In secondo luogo, hanno inviato sondaggi ai membri del personale che lavora nella finanza, nella gestione del rischio e nel controllo interno. Ai dipendenti è stato chiesto della loro esperienza con il nuovo software, di quanto sentissero che i rischi venissero gestiti e di quanto fossero forti i controlli interni dell'organizzazione. Combinando i dati finanziari concreti con la prospettiva umana delle persone che utilizzano il sistema, i ricercatori sono stati in grado di costruire un quadro chiaro di ciò che stava accadendo all'interno dell'organizzazione.

I risultati sono stati chiari e coerenti. Lo studio ha trovato un forte legame tra l'uso del sistema SAP GRC e la capacità dell'organizzazione di attenersi al proprio bilancio. Quando l'organizzazione ha utilizzato il software per integrare la gestione del rischio nella sua pianificazione, ha visto un miglioramento significativo nell'efficienza con cui ha eseguito il proprio bilancio. I dati hanno dimostrato che il sistema digitale era il fattore più potente in questo successo, anche più delle pratiche generali di gestione del rischio o dei soli controlli interni. Ciò suggerisce che, sebbene avere buone regole e controllarle sia importante, avere uno strumento digitale che automatizza questi controlli e li connette al bilancio in tempo reale faccia una differenza decisiva. I ricercatori hanno anche scoperto che quando la gestione del rischio è incorporata nel processo di bilancio — ovvero, quando i rischi vengono considerati mentre il bilancio viene scritto, non solo dopo — ciò porta a piani più realistici e a meno sorprese.

Lo studio ha anche confermato che i controlli interni, ovvero i pesi e contrappesi che prevengono errori e frodi, sono diventati più efficaci grazie al supporto di questo sistema digitale. Il software ha aiutato ad automatizzare questi controlli, riducendo la possibilità di errore umano e rendendo più difficile aggirare le regole. I ricercatori hanno notato che anche la capacità dell'organizzazione di adattarsi alle condizioni mutevoli è migliorata. Grazie al possesso di dati in tempo reale e avvisi automatizzati, il personale è stato in grado di rispondere alle sfide finanziarie più velocemente rispetto al passato. Ciò si allinea all'idea che le organizzazioni moderne debbano essere flessibili e pronte a cambiare rapidamente le proprie strategie per sopravvivere in un ambiente complesso. Le scoperte indicano che il passaggio da processi manuali, basati sulla carta, a un sistema digitale unificato non è solo un aggiornamento tecnologico, ma un cambiamento fondamentale nel modo in cui l'organizzazione governa se stessa.

Uno dei risultati più importanti di questo lavoro è che il successo del bilancio dipende da quanto bene l'organizzazione gestisce il rischio, e che tale gestione è più efficace quando è digitale e integrata. Lo studio non ha rilevato che il software da solo risolvesse ogni problema, ma ha agito come un potente catalizzatore che ha reso più efficaci altre buone pratiche. I ricercatori hanno concluso che, affinché l'ECOWAS raggiunga una stabilità finanziaria a lungo termine, deve continuare ad approfondire l'uso di questi strumenti digitali, garantendo che la gestione del rischio faccia parte di ogni fase del ciclo di bilancio, dalla pianificazione iniziale alla revisione finale. Questo approccio aiuta l'organizzazione a utilizzare le proprie risorse in modo più saggio, evitare sprechi e mantenere la fiducia dei suoi stati membri. Le evidenze suggeriscono che, quando un'organizzazione regionale abbraccia questo tipo di governance digitale, diventa più resiliente, più trasparente e meglio attrezzata per gestire le incertezze del futuro.