Integrating SAP Governance Risk and Compliance Into the Budgeting Cycle for Fiscal Sustainability in ECOWAS

Geld is de levensader van elke organisatie, maar het soepel laten stromen is een constante uitdaging, vooral voor grote groepen die zich over vele verschillende landen uitstrekken. Wanneer een organisatie zoals de Economische Gemeenschap van West-Afrikaanse Staten (ECOWAS) haar jaarlijkse begroting plant, is zij in essentie een belofte aan haar lidstaten over hoe zij middelen zal besteden aan het bouwen van wegen, het ondersteunen van handel en het handhaven van vrede. Een begroting is echter slechts zo goed als de uitvoering ervan. Als het geld is goedgekeurd maar niet correct wordt uitgegeven, of als onverwachte problemen het plan ontregelen, verliest de organisatie efficiëntie en vertrouwen. Jarenlang hebben publieke organisaties gestreden met deze kloof tussen planning en de realiteit, vaak omdat zij risicobeheer behandelen als een aparte taak, iets waar pas over wordt nagedacht nadat een begroting is opgesteld. De vraag die onderzoekers hebben gesteld, is of het integreren van risicobeheer direct in het begrotingsproces, met behulp van moderne digitale hulpmiddelen, deze organisaties stabieler en betrouwbaarder kan maken.

Deze studie richt zich op een specifieke digitale tool genaamd SAP Governance, Risk, and Compliance, oftewel SAP GRC voor kort. Zie deze software als een centraal zenuwstelsel voor de financiën van een organisatie. Het registreert niet alleen cijfers; het legt de verbanden tussen regels, potentiële gevaren en de dagelijkste werkzaamheden. Door dit systeem te gebruiken, kan een organisatie problemen signaleren voordat ze gebeuren, ervoor zorgen dat iedereen de regels volgt, en waarborgen dat geld precies wordt uitgegeven zoals bedoeld. De onderzoekers wilden zien of het naar het hart van de begrotingscyclus van ECOWAS brengen van deze technologie daadwerkelijk de effectiviteit van het financiële beheer van de organisatie zou verbeteren. Zij keken naar de jaren 2020 tot en met 2024, een periode die gekenmerkt werd door aanzienlijke wereldwijde onzekerheid, om te zien of de adoptie van deze digitale systemen correleerde met een betere financiële prestatie.

Om het antwoord te vinden, verzamelde het team twee soorten informatie. Ten eerste bekeken zij harde cijfers uit de eigen financiële verslagen van ECOWAS, waarbij specifiek werd bijgehouden hoeveel van de goedgekeurde begroting elk jaar daadwerkelijk werd uitgegeven. Dit is een cruciale maatstaf voor efficiëntie; een laag getal betekent dat er geld op tafel is blijven liggen of dat projecten zijn gestagneerd, terwijl een hoog getal betekent dat de organisatie haar plannen effectief uitvoert. Ten tweede stuurden zij enquêtes naar medewerkers die werkzaam zijn in de financiële sector, risicobeheer en interne controle. Deze werknemers werden gevragd naar hun ervaringen met de nieuwe software, hoe goed zij vonden dat risico's werden beheerd en hoe sterk de interne controles van de organisatie waren. Door de harde financiële gegevens te combineren met het menselijke perspectief van de mensen die het systeem gebruiken, konden de onderzoekers een duidelijk beeld krijgen van wat er binnen de organisatie gebeurde.

De resultaten waren duidelijk en consistent. De studie vond een sterke link tussen het gebruik van het SAP GRC-systeem en het vermogen van de organisatie om zich aan haar begroting te houden. Wanneer de organisatie de software gebruikte om risicobeheer te integreren in haar planning, zag zij een significante verbetering in de efficiëntie waarmee zij haar begroting uitvoerde. De gegevens toonden aan dat het digitale systeem de krachtigste factor in dit succes was, zelfs krachtiger dan algemene risicobeheersingspraktijken of interne controles alleen. Dit suggereert dat hoewel het hebben van goede regels en het controleren daarvan belangrijk is, het hebben van een digitaal hulpmiddel dat deze controles automatiseert en ze in realtime met de begroting verbindt, een beslissend verschil maakt. De onderzoekers stelden ook vast dat wanneer risicobeheer wordt ingebed in het begrotingsproces — wat betekent dat risico's worden overwogen terwijl de begroting wordt geschreven, en niet pas daarna — dit leidt tot meer realistische plannen en minder verrassingen.

De studie bevestigde ook dat interne controles, oftewel de checks en balances die fouten en fraude voorkomen, effectiever werden wanneer zij door dit digitale systeem werden ondersteund. De software hielp bij het automatiseren van deze controles, waardoor de kans op menselijke fouten werd verkleind en het moeilijker werd om regels te omzeilen. De onderzoekers merkten op dat het vermogen van de organisatie om zich aan veranderende omstandigheden aan te passen eveneals verbeterde. Door te beschikken over realtime gegevens en automatische meldingen, kon het personeel sneller reageren op financiële uitdagingen dan voorheen. Dit sluit aan bij het idee dat moderne organisaties flexibel moeten zijn en bereid moeten zijn om hun strategieën snel aan te passen om te overleven in een complexe omgeving. De bevindingen wijzen erop dat de overstap van handmatige, op papier gebaseerde processen naar een verenigd digitaal systeem niet alleen een technologische upgrade is, maar een fundamentele verschuiving in hoe de organisatie zichzelf bestuurt.

Een van de belangrijkste lessen uit dit werk is dat het succes van de begroting afhangt van hoe goed de organisatie risico's beheert, en dat dit beheer het meest effectief is wanneer het digitaal en geïntegreerd is. De studie stelde niet dat de software alleen alle problemen oploste, maar dat het fungeerde als een krachtige katalysator die andere goede praktijken beter liet werken. De onderzoekers concludeerden dat voor ECOWAS om langdurige financiële stabiliteit te bereiken, zij het gebruik van deze digitale tools moet verdiepen, waarbij wordt gewaarborgd dat risicobeheer deel uitmaakt van elke stap in de begrotingscyclus, van de initiële planning tot de uiteindelijke beoordeling. Deze aanpak helpt de organisatie om haar middelen wijzer te gebruiken, verspilling te voorkomen en het vertrouwen van haar lidstaten te behouden. Het bewijs suggereert dat wanneer een regionale organisatie deze vorm van digitale governance omarmt, zij veerkrachtiger, transparanter en beter uitgerust is om de onzekerheden van de toekomst aan te kunnen.