Integrating SAP Governance Risk and Compliance Into the Budgeting Cycle for Fiscal Sustainability in ECOWAS

O dinheiro é o fluxo vital de qualquer organização, mas mantê-lo fluindo suavemente é um desafio constante, especialmente para grandes grupos que abrangem muitos países diferentes. Quando uma organização como a Comunidade Econômica dos Estados da África Ocidental (CEDEAO) planeja seu orçamento anual, ela está essencialmente fazendo uma promessa às suas nações membros sobre como gastará recursos para construir estradas, apoiar o comércio e manter a paz. No entanto, um orçamento é tão bom quanto a sua execução. Se o dinheiro for aprovado, mas não for gasto corretamente, ou se problemas inesperados descarrilarem o plano, a organização perde eficiência e confiança. Durante anos, as organizações públicas lutaram com esse hiato entre o planejamento e a realidade, muitas vezes porque tratam a gestão de riscos como uma tarefa separada, algo para se preocupar apenas depois que o orçamento é escrito. A questão que os pesquisadores têm feito é se tecer a gestão de riscos diretamente no processo de orçamento, utilizando ferramentas digitais modernas, pode tornar essas organizações mais estáveis e confiáveis.

Este estudo foca em uma ferramenta digital específica chamada SAP Governance, Risk, and Compliance, ou SAP GRC para abreviar. Pense neste software como um sistema nervoso central para as finanças de uma organização. Ele não apenas registra números; ele conecta os pontos entre regras, perigos potenciais e operações diárias. Ao usar este sistema, uma organização pode detectar problemas antes que eles aconteçam, garantir que todos sigam as regras e assegurar que o dinheiro seja gasto exatamente como pretendido. Os pesquisadores queriam ver se trazer esta tecnologia para o coração do ciclo orçamentário da CEDEAO realmente melhoraria a forma como a organização gere o seu dinheiro. Eles analisaram os anos de 2020 a 2024, um período que incluiu incertezas globais significativas, para ver se a adoção destes sistemas digitais correlacionava-se com um melhor desempenho financeiro.

Para encontrar a resposta, a equipe reuniu dois tipos de informações. Primeiro, analisaram números concretos dos próprios registros financeiros da CEDEAO, rastreando especificamente quanto do orçamento aprovado foi realmente gasto a cada ano. Este é um indicador chave de eficiência; um número baixo significa que o dinheiro ficou parado ou que os projetos estagnaram, enquanto um número alto significa que a organização está executando seus planos de forma eficaz. Segundo, enviaram questionários aos funcionários que trabalham em finanças, gestão de risco e controle interno. Estes funcionários foram questionados sobre suas experiências com o novo software, o quão bem sentiam que os riscos estavam sendo geridos e o quão fortes eram os controles internos da organização. Ao combinar os dados financeiros concretos com a perspectiva humana das pessoas que utilizam o sistema, os pesquisadores puderam construir um quadro claro do que estava acontecendo dentro da organização.

Os resultados foram claros e consistentes. O estudo encontrou uma forte ligação entre o uso do sistema SAP GRC e a capacidade da organização de cumprir o seu orçamento. Quando a organização utilizou o software para integrar a gestão de riscos ao seu planejamento, observou-se uma melhoria significativa na eficiência da execução do seu orçamento. Os dados mostraram que o sistema digital foi o fator mais poderoso para este sucesso, sendo ainda mais determinante do que as práticas gerais de gestão de risco ou os controles internos isoladamente. Isto sugere que, embora ter boas regras e verificá-las seja importante, ter uma ferramenta digital que automatize estas verificações e as conecte ao orçamento em tempo real faz uma diferença decisiva. Os pesquisadores também descobriram que, quando a gestão de riscos é incorporada ao processo de orçamento — o que significa que os riscos são considerados enquanto o orçamento está sendo escrito, e não apenas depois — isso leva a planos mais realistas e a menos surpresas.

O estudo também confirmou que os controles internos, que são as verificações e equilíbrios que previnem erros e fraudes, tornaram-se mais eficazes quando apoiados por este sistema digital. O software ajudou a automatizar estes controles, reduzindo a chance de erro humano e dificultando que as regras fossem contornadas. Os pesquisadores notaram que a capacidade da organização de se adaptar a condições mutáveis também melhorou. Ao possuir dados em tempo real e alertas automatizados, a equipe pôde responder a desafios financeiros mais rapidamente do que antes. Isto alinha-se com a ideia de que as organizações modernas precisam ser flexíveis e prontas para mudar suas estratégias rapidamente para sobreviver em um ambiente complexo. Os achados indicam que a transição de processos manuais, baseados em papel, para um sistema digital unificado não é apenas uma atualização tecnológica, mas uma mudança fundamental na forma como a organização se governa.

Uma das conclusões mais importantes deste trabalho é que o sucesso do orçamento depende de quão bem a organização gere o risco, e que essa gestão é mais eficaz quando é digital e integrada. O estudo não descobriu que o software sozinho resolvia todos os problemas, mas que ele atuou como um poderoso catalisador que fez com que outras boas práticas funcionassem melhor. Os pesquisadores concluíram que, para a CEDEAO alcançar estabilidade financeira a longo prazo, deve continuar a aprofundar o uso destas ferramentas digitais, garantindo que a gestão de riscos faça parte de cada etapa do ciclo orçamentário, desde o planejamento inicial até à revisão final. Esta abordagem ajuda a organização a utilizar os seus recursos de forma mais sábia, evitar o desperdício e manter a confiança dos seus Estados membros. A evidência sugere que, quando uma organização regional abraça este tipo de governança digital, torna-se mais resiliente, mais transparente e melhor equipada para lidar com as incertezas do futuro.