Integrating SAP Governance Risk and Compliance Into the Budgeting Cycle for Fiscal Sustainability in ECOWAS

El dinero es el flujo vital de cualquier organización, pero mantenerlo fluyendo sin contratiempos es un desafío constante, especialmente para grupos grandes que abarcan muchos países diferentes. Cuando una organización como la Comunidad Económica de Estados de África Occidental (ECOWAS) planifica su presupuesto anual, está haciendo esencialmente una promesa a sus naciones miembros sobre cómo gastará los recursos para construir carreteras, apoyar el comercio y mantener la paz. Sin embargo, un presupuesto es tan bueno como su ejecución. Si el dinero se aprueba pero no se gasta correctamente, o si problemas inesperados descarrilan el plan, la organización pierde eficiencia y confianza. Durante años, las organizaciones públicas han luchado con esta brecha entre la planificación y la realidad, a menudo porque tratan la gestión de riesgos como una tarea separada, algo de lo que preocuparse solo después de haber redactado un presupuesto. La pregunta que los investigadores se han estado planteando es si entrelazar la gestión de riesgos directamente en el proceso presupuestario, utilizando herramientas digitales modernas, puede hacer que estas organizaciones sean más estables y confiables.

Este estudio se centra en una herramienta digital específica llamada SAP Governance, Risk, and Compliance, o SAP GRC para abreviar. Piense en este software como un sistema nervioso central para las finanzas de una organización. No solo registra números; conecta los puntos entre las reglas, los peligros potenciales y las operaciones diarias. Al utilizar este sistema, una organización puede detectar problemas antes de que ocurran, asegurar que todos sigan las reglas y garantizar que el dinero se gaste exactamente como se pretende. Los investigadores querían ver si la incorporación de esta tecnología en el corazón del ciclo presupuestario de la ECOWAS mejoraría realmente la forma en que la organización gestiona su dinero. Analizaron los años 2020 a 2024, un periodo que incluyó una importante incertidumbre global, para ver si la adopción de estos sistemas digitales se correlacionaba con un mejor desempeño financiero.

Para encontrar la respuesta, el equipo recopiló dos tipos de información. Primero, analizaron cifras duras de los propios registros financieros de la ECOWAS, rastreando específicamente cuánto del presupuesto aprobado se gastó realmente cada año. Este es un indicador clave de eficiencia; una cifra baja significa que se dejó dinero sobre la mesa o que los proyectos se estancaron, mientras que una cifra alta significa que la organización está ejecutando sus planes de manera efectiva. Segundo, enviaron encuestas al personal que trabaja en finanzas, gestión de riesgos y control interno. A estos empleados se les preguntó sobre sus experiencias con el nuevo software, qué tan bien sentían que se gestionaban los riesgos y qué tan sólidos eran los controles internos de la organización. Al combinar los datos financieros duros con la perspectiva humana de las personas que utilizan el sistema, los investigadores pudieron construir una imagen clara de lo que estaba sucediendo dentro de la organización.

Los resultados fueron claros y consistentes. El estudio encontró un fuerte vínculo entre el uso del sistema SAP GRC y la capacidad de la organización para ceñirse a su presupuesto. Cuando la organización utilizó el software para integrar la gestión de riesgos en su planificación, observó una mejora significativa en la eficiencia con la que ejecutaba su presupuesto. Los datos mostraron que el sistema digital era el factor más poderoso en este éxito, incluso más que las prácticas generales de gestión de riesgos o los controles internos por sí solos. Esto sugiere que, si bien tener buenas reglas y verificarlas es importante, tener una herramienta digital que automatice estas comprobaciones y las conecte con el presupuesto en tiempo real marca una diferencia decisiva. Los investigadores también descubrieron que cuando la gestión de riesgos se integra en el proceso presupuestario —es decir, cuando se consideran los riesgos mientras se redacta el presupuesto, no solo después—, esto conduce a planes más realistas y a menos sorpresas.

El estudio también confirmó que los controles internos, que son los pesos y contrapesos que previenen errores y fraudes, se volvieron más efectivos cuando contaron con el apoyo de este sistema digital. El software ayudó a automatizar estos controles, reduciendo la posibilidad de error humano y dificultando que se omitan las reglas. Los investigadores señalaron que la capacidad de la organización para adaptarse a las condiciones cambiantes también mejoró. Al contar con datos en tiempo real y alertas automatizadas, el personal pudo responder a los desafíos financieros más rápido que antes. Esto se alinea con la idea de que las organizaciones modernas necesitan ser flexibles y estar listas para cambiar sus estrategias rápidamente para sobrevivir en un entorno complejo. Los hallazgos indican que el paso de procesos manuales y basados en papel a un sistema digital unificado no es solo una actualización tecnológica, sino un cambio fundamental en la forma en que la organización se gobierna a sí misma.

Uno de los puntos más importantes de este trabajo es que el éxito del presupuesto depende de qué tan bien gestione la organización el riesgo, y que esa gestión es más efectiva cuando es digital e integrada. El estudio no encontró que el software por sí solo resolviera todos los problemas, sino que actuó como un poderoso catalizador que hizo que otras buenas prácticas funcionaran mejor. Los investigadores concluyeron que, para que la ECOWAS logre la estabilidad financiera a largo plazo, debe profundizar el uso de estas herramientas digitales, asegurando que la gestión de riesgos sea parte de cada paso del ciclo presupuestario, desde la planificación inicial hasta la revisión final. Este enfoque ayuda a la organización a utilizar sus recursos de manera más sabia, evitar el desperdicio y mantener la confianza de sus estados miembros. La evidencia sugiere que cuando una organización regional adopta este tipo de gobernanza digital, se vuelve más resiliente, más transparente y mejor equipada para enfrentar las incertidumbres del futuro.