Factors Influencing Implementation of a Management Information System

あなたは、長い地震の後に地面がまだ落ち着こうとしている世界で、巨大でハイテクな城を建てようとしているのだと想像してください。これは、ソマリランドのような場所にある大学が、埃っぽい紙のファイルを、輝かしいデジタル管理情報システム（MIS）へと入れ替えようとしている物語です。MISを単なる退屈なコンピュータプログラムとしてではなく、大学の「中枢神経系」として考えてください。それは、成績の入力からクラスへの登録まで、学生、教師、そして管理者が何が起きているのかを全員が把握できるようにする、デジタルな脳なのです。

なぜこれらのデジタルの城が崩れてしまうこともあれば、高くそびえ立つこともあるのかを理解するために、科学者たちはしばしば2つの特別な地図を使用します。1つ目の地図は「デザインと現実のギャップ（Design-Reality Gap）」マップです。これは、豪華なオフィスで設計されたコンピュータシステムが、それを使う人々の雑多で現実的な現実に適合しなければ、失敗する可能性があることを警告しています。2つ目の地図はUTAUTと呼ばれ、人々がなぜ新しいテクノロジーを使う（あるいは無視する）のかを理解するためのガイドブックのようなものです。通常、私たちは、人々が十分に訓練を受け、十分な資金を持ち、幸福を感じていれば、クールな新しいツールを与えれば彼らはそれを使うだろうと仮定します。しかし、この論文はトリッキーな問いを投げかけます。紛争から復興している場所において、本当に重要なのはユーザーの感情なのか、それともお金なのか、あるいは他に糸を引いているものがあるのだろうか？

デジタルの城の実験

ハリゲイサ大学の研究チームは、自分たちのキャンパスでこれらの地図をテストすることにしました。彼らは、困難な時期からの回復過程にある大学において、実際に何がデジタルシステムの成功を左右するのかを知りたいと考えました。彼らは214人の人々（主に教師、および一部の事務職員）を集めて調査を行いました。彼らは以下の5つの大きな要素のバケツを調査しました：

1. ITスタッフ： コンピュータを修理するテックの魔法使いたち。
2. 管理部門： ルールを作るボスやリーダーたち。
3. ユーザー： システムを実際に使用している教師やスタッフ。
4. 組織： 大学がどのように構成され、その文化がどうであるか。
5. お金： システムを購入し、運営するための予算。

大きな驚き：すべてはボスとテックの魔法使い次第

研究者たちがデータを見たとき、彼らはあなたに驚きを与えるような発見をしました。一見すると、すべてが重要であるように見えました。教師の態度、組織の文化、そしてお金のすべてが成功に関連しているように見えたのです。それは、それぞれの材料が単体でも美味しい味がするレシピのようなものでした。

しかし、これらすべての材料を大きな統計の鍋（マルチプル回帰という手法）に入れて混ぜ合わせたとき、レシピは変わりました。研究の結果、ケーキを膨らませるために真に不可欠な材料は、たった2つであることがわかりました。それは、大学の管理部門（Administration）とITスタッフです。

「管理部門」という要素は、ヘビー級のチャンピオンでした。データは、大学のリーダーたちが真にコミットし、システムを推進し、その使用を徹底させる場合、システムは機能することを示していました。それは、船を操るキャプテンのようなものです。キャプテンが集中していれば、クルーは従います。「ITスタッフ」という要素は、2番目に重要な要素でした。問題を素早く解決できる、熟練した、反応の良い技術者がいることが極めて重要でした。それは、壊れた車を持っている場合と、5分で直してくれるメカがいる場合と、どこにも見当たらないメカがいる場合の違いのようなものです。

これら2つの要素を合わせると、システムの成功または失敗の理由の約**45%**を説明できました。これはパズルの非常に大きな塊です。

（予想ほど）重要ではなかったこと

ここからが面白いところです。この研究は、多くの人が最も重要だと仮定するいくつかのアイデアを明確に否定しました。

• ユーザーの態度： 驚くべきことに、リーダーや技術サポートが整っている状況では、教師がどれだけシステムを「好き」か、あるいは使う準備ができていると感じているかは、成功を予測しませんでした。大学においては、システムの使用はしばしば義務的（成績を提出しなければならない！）であるため、個人の感情はルールよりも重要ではないのです。
• お金： コンピュータを買うために当然お金は必要ですが、研究では、単に問題にお金を投げつけるだけでは成功を保証しないことがわかりました。もしリーダーが変化を推進せず、技術チームが熟練していなければ、お金だけでも「デザインと現実のギャップ」を埋めることはできません。
• 組織と文化： リーダーと技術スタッフがその役割を果たしているとき、大学の一般的な運営方法や文化が、独立して成功を駆動することはありませんでした。

「中年期」のグリッチ（不具合）

研究者たちはまた、システムを利用している人々の中に面白いパターンがあることにも気づきました。彼らは、35歳から44歳の教師、および経験が2年から5年の教師が、若い教師や年配のシニア教授と比較して、実際には適応するのがより難しい傾向にあることを発見しました。

これを次のように考えてみてください。若い教師は、タブレットと共に育ったデジタルネイティブです。年配の教授は、長年の経験があり、事務作業を任せられるアシスタントがいるか、あるいは新しいルールを無視できるだけの権威を持っています。しかし、中間の年齢層の教師はどうでしょうか？彼らは採点やクラス管理の重労働を担っている人々ですが、古い習慣と新しい要求の間で板挟みになっていると感じているのかもしれません。彼らは、まるで全力疾走しながら靴を履き替えようとしているランナーのように、最も摩擦を感じているのです。

教訓

では、ハリゲイサ大学や同様の状況にある他の大学にとっての教訓は何でしょうか？研究は、もしデジタルシステムを機能させたいのであれば、単に高価なソフトウェアを買ったり、全員が「ワクワクする」のを期待したりするのではなく、代わりに2つのことに集中すべきだと示唆しています。

1. ボスを巻き込む： リーダーたちが、単に小切手にサインするだけでなく、積極的に変化を推進するようにすること。
2. テックチームを雇い、訓練する： 何かがうまくいかないときに、ボールをキャッチできる熟練したIT人材を確保すること。

この研究は、紛争から復興している場所においては、リーダーシップと技術的スキルこそが「デジタルな城の荷重を支える柱」であると結論づけています。もしこれら2つの柱が強固であれば、他の部分（お金、文化、ユーザーの感情）は自然と整っていく傾向にあります。しかし、もしこれらの柱が弱いならば、どれほどの資金や善意があっても、城が崩れるのを止めることはできません。研究者たちは、これは一つの大学からの、ある一時点の断面図に基づいたものであると認めており、さらなる研究が必要であるとしていますが、今のところメッセージは明確です。リーダーシップとテクニカルサポートを修正すれば、あとは自然とついてくるのです。