Enabling Organisational Change Through Ground-Up Initiatives: A Case Study from the STFC Scientific Computing Department

In de moderne wereld rust wetenschappelijke ontdekking zwaar op enorme netwerken van computers die getallen verwerken, complexe systemen modelleren en immense hoeveelheden data opslaan. Deze machines, die vaak worden ondergebracht in grote datacentra, zijn de motoren van onderzoek, maar ze komen met een hoge prijs: ze verbruiken enorme hoeveelheden elektriciteit. Terwijl de wereldwijde gemeenschap streeft naar "Net Zero"-doelstellingen — een doel waarbij de hoeveelheid broeikasgassen die in de atmosfeer wordt uitgestoten, in evenwicht wordt gebracht met de hoeveelheid die wordt verwijderd — is het energieverbruik van deze digitale hulpmiddelen een kritiek punt van zorg geworden. De vraag naar elektriciteit vanuit datacentra stijgt snel, gedreven door het groeiende gebruik van kunstmatige intelligentie en de enorme schaal van modern computergebruik. Als de wetenschappelijke gemeenschap haar milieudoelstellingen wil halen, moet zij een manier vinden om haar digitale infrastructuur schoner en efficiënter te maken zonder het tempo van ontdekkingen te vertragen.

Deze uitdaging staat centraal in een recente casestudy van de afdeling Scientific Computing bij de Science and Technology Facilities Council in het Verenigd Koninkrijk. Deze afdeling ondersteunt tienduizenden onderzoekers met een enorme reeks rekenkracht en software. Geconfronteerd met de noodzaak om de ecologische voetafdruk te verkleinen, wachtte de afdeling niet op een mandaat van bovenaf om elke stap te dicteren. In plaats daarvan vormde een kleine groep medewerkers een team om van onderop een duurzaamheidsstrategie op te bouwen. Ze erkenden dat, hoewel er hoogwaardige doelen bestonden, het echte werk om te veranderen hoe duizenden mensen computers gebruiken, een andere aanpak vereiste. Hun verhaal biedt een praktisch blauwdruk voor hoe een grote organisatie haar dagelijkelijkere operaties kan transformeren om in lijn te brengen met milieudoelstellingen, waarbij abstracte beleidsregels worden omgezet in concrete acties.

De reis begon met een groep vrijwilligers die informeel bijeenkwamen om duurzaam computergebruik te bespreken. Ze realiseerden zich snel dat hun ideeën slechts ideeën zouden blijven zonder toewijding van tijd en middelen. Om vooruit te komen, ontwikkelden ze een gestructureerde strategie die zich richtte op vijf kerngebieden waar zij direct een verschil konden maken. Ze besloten niet te proberen elk probleem tegelijk op te lossen, zoals het aanpakken van wereldwijde toeleveringsketens, die buiten hun controle lagen. In plaats daarvan concentreerden ze zich op wat zij wel konden beïnvloeden: het monitoren van hun eigen emissies, het onderwijzen van gebruikers over hoe ze efficiënter kunnen zijn, het vaststellen van standaarden voor best practices, en het bieden van langdurige ondersteuning om deze inspanningen levend te houden.

Een centraal onderdeel van hun werk was het begrijpen van de exacte hoeveelheid koolstof die hun computers produceerden. In het verleden waren deze gegevens vaak afwezig of te moeilijk te verzamelen over hun diverse systemen heen. Het team pakte dit aan door jonge medewerkers en leerlingen te trainen om tools te bouwen die het energieverbruik konden volgen. Ze ontwikkelden software die de emissies van specifieke computerberekeningen kon monitoren, waardoor gebruikers de milieuomkost van hun werk konden zien. Zo ontwikkelden ze bijvoorbeeld een systeem dat een onderzoeker kon vertellen wat het beste moment was om een berekening uit te voeren, gebaseerd op hoe schoon het elektriciteitsnet op dat moment was. Ze bouwten ook dashboards die lieten zien hoeveel koolstof hun virtuele machines genereerden, waardoor onzichtbaar energieverbruik werd omgezet in zichtbare data waar mensen op konden acteren.

Met de betere gegevens in handen richtte het team zich op de mensen die de systemen gebruikten. Ze begrepen dat het simpelweg vertellen van onderzoekers dat ze "groener moeten zijn" niet genoeg was; ze moesten hen laten zien hoe. Het team organiseerde workshops en creëerde trainingsmodules om ontwikkelaars en gebruikers te helpen het milieuaspect van hun keuzes te begrijpen. Ze werkten aan functies die realtime gebruiksgrafieken en prognoses zouden weergeven, wat wetenschappers hielp beslissen wanneer ze hun taken moesten inplannen of wanneer ze ongebruikte werkruimtes moesten afsluiten om energie te besparen. Door deze duurzaamheidsoverwegingen direct in de tools te integreren die onderzoekers dagelijks gebruiken, maakten ze het individuen makkelijker om geïnformeerde beslissingen te nemen zonder dat zij zelf expert in milieukunde hoeven te worden.

Om ervoor te zorgen dat deze veranderingen standhielden, richtte het team zich ook op het opbouwen van een cultuur van certificering en gedeelde kennis. Ze moedigden verschillende groepen binnen de afdeling aan om te streven naar een erkende digitale duurzaamheidscertificering, wat een duidelijk stappenplan voor verbetering bood. Om deze groepen te helpen slagen, creëerde het team sjablonen en gidsen, waardoor de inspanning om te beginnen werd verminderd. Ze stelden een netwerk van vertegenwoordigers van elk onderzoeksthema in om updates te delen en het gesprek gaande te houden. Hoewel het behouden van dit momentum moeilijk bleek, omdat mensen vaak druk zijn met hun primaire onderzoek, merkte het team dat regelmatige vergaderingen en een duidelijk gevoel van gemeenschap hielpen om het initiatief levend te houden. Ze maakten er ook een punt van om hun werk te documenteren en met anderen te delen, waardoor een verslag ontstond van wat wel en niet werkte.

De resultaten van deze aanpak zijn veelbelovend. De afdeling is erin geslaagd om te bewegen van een staat van verspreide, vrijwillige inspanningen naar een gecoördineerde strategie met duidelijke doelen en meetbare vooruitgang. Ze hebben een nieuwe generatie medewerkers opgeleid in vaardigheden voor duurzaam computergebruik, tools ontwikkeld die gebruikers inzicht geven in hun koolstofvoetafdruk, en een kader gecreëerd dat andere afdelingen kunnen volgen. Het team erkent dat ze nog steeds uitdagingen ervaren, met name het veiligstellen van voldoende financiering en tijd van personeel om deze inspanningen op de lange termijn vol te houden. Ze hebben nog niet elk probleem opgelost, zoals de milieukosten van de hardware zelf of de opslag van enorme datasets, maar ze hebben een solide fundament gelegd.

Uiteindelijk laat deze casestudy zien dat significante organisatorische verandering niet altijd een massale herstructurering van bovenaf vereist. Door een kleine groep de ruimte te geven om inspanningen te coördineren, tools te bieden en een cultuur van gedeelde verantwoordelijkheid te bevorderen, kan een grote wetenschappelijke afdeling beginnen met het afstemmen van haar operaties op wereldwijde milieudoelstellingen. Het werk laat zien dat wanneer onderzoekers de juiste informatie en de juiste ondersteuning krijgen, zij de veranderingen kunnen doorvoeren die nodig zijn om de milieu-impact van de digitale tools die de moderne wetenschap aandrijven, te verminderen. Deze aanpak biedt een praktisch pad voorwaarts voor elke organisatie die ernaar streeft de brede ambitie van Net Zero om te zetten in de dagelijkse realiteit van haar operaties.