Adoption and utilization of the electronic logistics management information system and supply chain performance in public health facilities in the Greater Kampala Metropolitan Area, Uganda: a cross-sectional study
Questo studio trasversale su 60 strutture sanitarie pubbliche nella Grande Kampala, Uganda, rivela che, sebbene l'adozione dell'eLMIS sia moderata e disomogenea, l'utilizzo intensivo del sistema è significativamente associato a una migliore performance della catena di approvvigionamento, inclusi la riduzione delle rotture di stock, una minore quantità di prodotti scaduti e tempi di consegna più brevi.
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Immaginate la catena di approvvigionamento di un ospedale come una cucina enorme e frenetica. In questa cucina, gli chef (medici e infermieri) hanno bisogno di ingredienti freschi (medicinali) per cucinare pasti che mantengano le persone in salute. Se la dispensa si svuota, i pazienti restano affamati; se gli ingredienti restano troppo a lungo, vanno a male e vengono buttati via. Per decenni, molte cucine nei paesi in via di sviluppo hanno tenuto traccia della propria dispensa usando disordinati quaderni di carta. Era come cercare di gestire un enorme supermercato con uno scontrino spiegazzato e una memoria che svanisce entro mezzogiorno. Per risolvere il problema, molti posti hanno iniziato a usare i "Sistemi Informativi di Gestione Logistica Elettronica" (eLMIS). Pensate all'eLMIS come a un super-intelligente gestore digitale della dispensa. È un'app o un programma per computer che conta automaticamente gli ingredienti, vi avvisa quando state finendo le scorte, vi dice quando qualcosa sta per scadere e invia ordini al fornitore istantaneamente. È la differenza tra tirare a indovinare quanti uova avete e avere uno schermo che dice: "Hai 12 uova e ne servono altre 20 entro venerdì".
Ma ecco la parte complicata: non basta comprare il lussuoso gestore digitale della dispensa perché la cucina funzioni meglio. Se il personale non sa come usarlo, se internet continua a interrompersi o se continuano a scrivere comunque sulla carta, il sistema è solo un elegante fermacarte. Questa è la grande domanda che i ricercatori in Uganda volevano porre: avere semplicemente il sistema digitale aiuta, o funziona solo se il personale lo usa ogni giorno? Hanno esaminato le strutture sanitarie pubbliche nell'Area Metropolitana della Grande Kampala (una zona trafficata intorno alla capitale) per vedere chi aveva il sistema, quanto bene lo stesse usando e se questo avesse effettivamente impedito che i medicinali finissero o andassero a male.
L'esperimento della dispensa digitale
In questo studio, i ricercatori hanno visitato 60 strutture sanitarie pubbliche nell'area della Grande Kampala, che comprende ospedali e centri sanitari più piccoli. Volevano vedere la storia reale di questi sistemi digitali. Non si sono limitati a chiedere: "Avete un computer?". Hanno guardato sotto il cofano: Il computer era effettivamente acceso? Il personale sapeva come effettuare l'accesso? Usavano il sistema per ordinare medicinali o stavano ancora scarabocchiando sulla carta?
I risultati hanno dipinto il quadro di un sistema costruito a metà e utilizzato in modo disomogeneo. Su 60 luoghi controllati, solo 33 (circa il 55%) avevano installato con successo e potevano effettivamente accedere all'eLMIS. Era come un quartiere dove alcune case avevano ricevuto un sistema di domotica hi-tech, mentre altre usavano ancora le vecchie chiavi. Più grande era la struttura, più probabile era che avesse il sistema. Tutti e 5 gli ospedali lo avevano, ma solo circa la metà dei più piccoli Centri Sanitari III. Anche tra i luoghi che avevano il sistema, la "prontezza" non era perfetta. Circa il 20% dei posti con il sistema non aveva nessuno addestrato all'uso e quasi un terzo non disponeva di una connessione internet affidabile o di un computer dedicato al compito.
La scoperta del "Usalo o Perdilo"
La parte più entusiasmante dello studio è ciò che è accaduto quando hanno osservato come il sistema venisse effettivamente utilizzato. I ricercatori hanno scoperto che avere il sistema installato era positivo, ma usarlo intensamente era molto meglio. Hanno creato un "punteggio di utilizzo" per misurare quanto il personale lavorasse con lo strumento digitale.
Ecco la magia: le strutture che utilizzavano il sistema intensamente avevano risultati significativamente migliori rispetto a quelle che non lo usavano affatto.
- Esaurimento dei medicinali: Le strutture che non usavano il sistema avevano carenze di farmaci tracciati (esaurimento di farmaci chiave) il 51,9% delle volte. Al contrario, le strutture che usavano il sistema avevano carenze solo il 21,2% delle volte.
- Deterioramento: I luoghi che non usavano il sistema avevano una media di 7,4 lotti di medicinali scaduti (andati a male) in sei mesi. Gli utenti avevano solo 3,1 lotti scaduti.
- Velocità: Quando i non utilizzatori ordinavano medicinali, occorrevano in media 4,6 settimane per l'arrivo. Gli utenti ricevevano le loro forniture in sole 3,2 settimane.
Lo studio ha mostrato una chiara scala di successo. I risultati peggiori erano in fondo (luoghi senza sistema). Il gradino intermedio era per i luoghi che avevano il sistema ma lo usavano poco (utilizzatori bassi). Il gradino superiore, con i risultati migliori, apparteneva agli "utilizzatori elevati": luoghi dove il personale usava il sistema quotidianamente per tutto, dal conteggio delle scorte al processo decisionale.
Cosa significa per il futuro
I ricercatori hanno concluso che installare semplicemente il software non è il traguardo; è solo il punto di partenza. I dati suggeriscono che la vera magia avviene quando il sistema diventa parte della routine quotidiana. Lo studio ha trovato che l' "intensità d'uso" era il predittore di successo più forte, ancor più della dimensione dell'ospedale stesso.
Tuttavia, gli autori fanno attenzione a dire che questo non è ancora un problema "risolto". Poiché si è trattato di uno studio trasversale (un'istantanea nel tempo), non possono dire con certezza assoluta che il sistema abbia causato il miglioramento, sebbene il legame sia molto forte. Hanno anche notato che lo studio è stato condotto in un'area urbana relativamente ben collegata, quindi i risultati potrebbero essere diversi in villaggi più remoti dove internet e l'elettricità sono più scarsi.
Il messaggio è una chiamata all'azione: per far funzionare queste dispense digitali, dobbiamo smettere di concentrarci solo sull'installazione dei computer. Dobbiamo concentrarci sulla formazione del personale, sul riparare la connessione internet e sul garantire che il sistema venga effettivamente usato per prendere decisioni, non solo per compilare moduli. Se riusciamo a trasformare quegli "utilizzatori bassi" in "utilizzatori elevati", lo studio suggerisce che potremmo vedere meno scaffali vuoti e meno sprechi di medicinali, mantenendo più persone in salute.
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