Adoption and utilization of the electronic logistics management information system and supply chain performance in public health facilities in the Greater Kampala Metropolitan Area, Uganda: a cross-sectional study
Cette étude transversale portant sur 60 établissements de santé publique dans le Grand Kampala, en Ouganda, révèle que bien que l'adoption de l'eLMIS soit modérée et inégale, une utilisation intensive du système est significativement associée à l'amélioration de la performance de la chaîne d'approvisionnement, incluant une réduction des ruptures de stock, moins de produits périmés et des délais de livraison plus courts.
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Imaginez la chaîne d'approvisionnement d'un hôpital comme une cuisine géante et trépidante. Dans cette cuisine, les chefs (médecins et infirmiers) ont besoin d'ingrédients frais (médicaments) pour préparer des repas qui maintiennent la santé des gens. Si le garde-manger est vide, les patients souffrent de la faim ; si les ingrédients restent trop longtemps, ils s'altèrent et sont jetés. Pendant des décennies, de nombreuses cuisines dans les pays en développement tenaient l'inventaire de leur garde-manger à l'aide de carnets de notes papier désordonnés. C'était comme essayer de gérer une immense épicerie avec un reçu froissé et une mémoire qui s'efface dès midi. Pour corriger cela, de nombreux endroits ont commencé à utiliser des « Systèmes de gestion de l'information logistique électronique » (eLMIS). Voyez l'eLMIS comme un gestionnaire de garde-manger numérique super intelligent. C'est une application ou un programme informatique qui compte automatiquement les ingrédients, vous avertit lorsque vous commencez à en manquer, vous signale ce qui est sur le point d'expirer et envoie instantanément des commandes au fournisseur. C'est la différence entre deviner combien d'œufs il vous reste et avoir un écran qui indique : « Vous avez 12 œufs, et vous en avez besoin de 20 d'ici vendredi. »
Mais voici la partie délicate : le simple fait d'acheter le gestionnaire de garde-manger numérique sophistiqué ne signifie pas que la cuisine fonctionnera mieux. Si le personnel ne sait pas comment l'utiliser, si Internet se coupe sans arrêt ou s'ils continuent d'écrire sur papier, le système n'est qu'un presse-papier de luxe. C'est la grande question à laquelle les chercheurs de l'Ouganda voulaient répondre : le simple fait d'avoir le système numérique aide-t-il, ou ne fonctionne-t-il que si le personnel l'utilise réellement chaque jour ? Ils ont examiné les établissements de santé publique de la zone métropolitaine du Grand Kampala (une région très fréquentée autour de la capitale) pour voir qui possédait le système, comment ils l'utilisaient et si cela empêchait réellement les médicaments de venir à manquer ou de périmer.
L'expérience du garde-manger numérique
Dans cette étude, les chercheurs ont visité 60 établissements de santé publique de la zone du Grand Kampala, qui comprend des hôpitaux et de plus petits centres de santé. Ils voulaient voir la réalité concrète de ces systèmes numériques. Ils ne se sont pas contentés de demander : « Avez-vous un ordinateur ? » Ils ont regardé sous le capot : l'ordinateur était-il réellement allumé ? Le personnel savait-il comment se connecter ? Utilisaient-ils le système pour commander des médicaments, ou continuaient-ils à griffonner sur du papier ?
Les résultats ont brossé le portrait d'un système à moitié construit et utilisé de manière inégale. Sur les 60 établissements contrôlés, seuls 33 (environ 55 %) avaient installé avec succès l'eLMIS et pouvaient réellement y accéder. C'était comme un quartier où certaines maisons auraient reçu un système de maison intelligente haute technologie, tandis que d'autres utiliseraient encore de vieilles clés. Plus l'établissement était grand, plus il était probable qu'il possède le système. Les 5 hôpitaux l'avaient tous, mais seulement environ la moitié des centres de santé de type III (Health Centre III) l'avaient. Même parmi les établissements qui possédaient le système, la « préparation » n'était pas parfaite. Environ 20 % des établissements dotés du système n'avaient personne de formé pour l'utiliser, et près d'un tiers ne disposaient pas d'une connexion Internet fiable ou d'un ordinateur dédié à cet usage.
La découverte du « Utilisez-le ou perdez-le »
La partie la plus passionnante de l'étude est ce qui s'est passé lorsqu'ils ont examiné comment le système était réellement utilisé. Les chercheurs ont constaté que posséder le système était une bonne chose, mais l'utiliser intensément était bien meilleur. Ils ont créé un « score d'utilisation » pour mesurer l'implication du personnel avec l'outil numérique.
Voici la magie : les établissements qui utilisaient intensément le système avaient des résultats nettement meilleurs que ceux qui ne l'utilisaient pas du tout.
- Rupture de médicaments : Les établissements qui n'utilisaient pas le système présentaient des ruptures de stock de médicaments traceurs (manque de médicaments clés) 51,9 % du temps. En revanche, les établissements utilisant le système n'avaient des ruptures que 21,2 % du temps.
- Péremption : Les endroits qui n'utilisaient pas le système présentaient en moyenne 7,4 lots de médicaments expirés (périmés) en six mois. Les utilisateurs n'avaient que 3,1 lots expirés.
- Rapidité : Lorsque les non-utilisateurs commandaient des médicaments, il fallait en moyenne 4,6 semaines pour qu'ils arrivent. Les utilisateurs recevaient leurs fournitures en seulement 3,2 semaines.
L'étude a montré un véritable escalier de la réussite. Les pires résultats se trouvaient au bas de l'échelle (les lieux sans système). L'échelon intermédiaire était réservé aux lieux qui possédaient le système mais l'utilisaient peu (faibles utilisateurs). Le sommet, avec les meilleurs résultats, appartenait aux « utilisateurs intensifs » : des lieux où le personnel utilisait le système quotidiennement pour tout, du comptage des stocks à la prise de décisions.
Ce que cela signifie pour l'avenir
Les chercheurs ont conclu que l'installation du logiciel n'est pas la ligne d'arrivée ; c'est seulement le point de départ. Les données suggèrent que la véritable magie opère lorsque le système devient une partie de la routine quotidienne. L'étude a montré que « l'intensité d'utilisation » était le prédicteur de succès le plus fort, plus encore que la taille de l'hôpital elle-même.
Cependant, les auteurs prennent soin de préciser que ce problème n'est pas encore « résolu ». Comme il s'agissait d'une étude transversale (un instantané dans le temps), ils ne peuvent pas affirmer avec une certitude de 100 % que le système a causé l'amélioration, bien que le lien soit très fort. Ils ont également noté que l'étude a été menée dans une zone urbaine relativement bien connectée, et que les résultats pourraient être différents dans des villages plus reculés où l'internet et l'électricité sont plus rares.
La conclusion est un appel à l'action : pour que ces garde-mangers numériques fonctionnent, nous devons cesser de nous concentrer uniquement sur l'installation des ordinateurs. Nous devons nous concentrer sur la formation du personnel, la réparation de l'internet et s'assurer que le système est réellement utilisé pour la prise de décision, et pas seulement pour remplir des formulaires. Si nous pouvons transformer ces « faibles utilisateurs » en « utilisateurs intensifs », l'étude suggère que nous pourrions voir encore moins d'étagères vides et moins de gaspillage de médicaments, maintenant ainsi davantage de personnes en bonne santé.
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