Impact of Institutional Restructuring and Erosion of Organizational Knowledge: A Case Study of Ethiopian Federal Ministries

प्रत्येक संगठन, एक छोटे पारिवारिक व्यवसाय से लेकर एक विशाल सरकारी एजेंसी तक, एक छिपे हुए संसाधन पर निर्भर करता है जो इसके धन या इसकी इमारतों के समान ही महत्वपूर्ण है: इसकी स्मृति। यह व्यक्तिगत कहानियों की स्मृति नहीं है, बल्कि इस बात का एक सामूहिक रिकॉर्ड है कि चीजें कैसे की जाती हैं, कुछ निर्णय क्यों लिए गए थे, और पिछले सफलताओं एवं विफलताओं से क्या सबक सीखे गए। विशेषज्ञ इसे "संगठनात्मक ज्ञान" (ऑर्गनाइजेशनल नॉलेज) कहते हैं। यह वहां काम करने वाले लोगों का संचित अनुभव है, जो उनके दिमाग में और उनके द्वारा बनाए गए दस्तावेजों में संग्रहीत है। जब कोई संगठन अपने ढांचे में बदलाव करता है—विभागों का विलय करना, नए बनाना, या जिम्मेदारियों को बदलना—तो वह इस स्मृति की श्रृंखला को तोड़ने का जोखिम उठाता है। यदि ज्ञान रखने वाले लोग इसे आगे बढ़ाने से पहले ही चले जाते हैं, या यदि नए ढांचे के पास इसे सहेजने का कोई तरीका नहीं है, तो संगठन उस स्थिति का सामना करता है जिसे शोधकर्ता "संस्थागत विस्मृति" (इंस्टीट्यूशनल एम्नेसिया) कहते हैं। इस अवस्था में, संगठन अपना इतिहास भूल जाता है, वही गलतियाँ दोहराता है, और उन सबक को फिर से सीखने में लगा रहता है जिनके लिए वह पहले ही भुगतान कर चुका होता है, जिससे वह पहले की तुलना में कमजोर और कम प्रभावी हो जाता है।

यह वास्तविकता विशेष तीव्रता के साथ इथियोपिया के संघीय मंत्रालयों में घटित हो रही है। 'मिनिस्ट्री ऑफ वॉटर एंड एनर्जी' के एक शोधकर्ता, आबेबे अsele मामो द्वारा किया गया एक हालिया अध्ययन जांच करता है कि कैसे इन सरकारी निकायों का बार-बार और तीव्र पुनर्गठन उनकी कार्य करने की क्षमता को नष्ट कर रहा है। पिछले पांच वर्षों में, इथिया पिया के सार्वजनिक क्षेत्र में तीन प्रमुख पुनर्गठन पहल हुई हैं। ये परिवर्तन सरकार को अधिक कुशल बनाने के लिए किए गए थे, लेकिन अध्ययन बताता है कि इनका विपरीत प्रभाव पड़ा है क्योंकि इन्होंने उस ज्ञान को नष्ट कर दिया है जो देश के विकास कार्यक्रमों को चलाने के लिए आवश्यक है। शोधकर्ता ने चार प्रमुख मंत्रालयों पर ध्यान केंद्रित किया: कृषि, जल और ऊर्जा, पर्यावरण संरक्षण प्राधिकरण, और सिंचाई एवं निम्नभूमि मंत्रालय। ये इथियोपिया की वृद्धि के इंजन हैं, जो जनसंख्या को खिलाने, जल संसाधनों के प्रबंधन और पर्यावरण की रक्षा के लिए जिम्मेदार हैं। यदि ये संस्थान अपनी स्मृति खो देते हैं, तो इसके परिणाम कार्यालय की दीवारों से कहीं आगे तक फैल जाते हैं।

यह समझने के लिए कि क्या हो रहा है, शोधकर्ता केवल आंकड़ों या सर्वेक्षणों पर निर्भर नहीं रहा। इसके बजाय, उसने इन चार मंत्रालयों के पंद्रह वरिष्ठ विशेषज्ञों के साथ एक घंटे की गहरी बातचीत की। ये नए कर्मचारी नहीं थे; वे अनुभवी दिग्गज थे जिनका औसत अनुभव अठारह वर्ष था, जिनमें से कुछ लगभग तीन दशकों से वहां कार्यरत थे। उन्होंने हर प्रमुख पुनर्गठन को जिया था। शोधकर्ता ने उनसे पूछा कि जब उनके विभागों को बदला गया, जब नेतृत्व बदला, और जब लंबे समय से कार्यरत कर्मचारियों को पुनर्गठित या सेवानिवृत्त किया गया, तो क्या हुआ। जवाबों ने एक स्पष्ट और चिंताजनक तस्वीर पेश की। विशेषज्ञों ने निरंतर परिवर्तन के चक्र का वर्णन किया जहाँ विभागों का विलय किया गया, उन्हें समाप्त कर दिया गया, या उनका नाम बदल दिया गया, और अक्सर कुछ वर्षों बाद वे अपने मूल रूप में वापस आ गए। इस उथल-पुथल के बीच, जो लोग जानते थे कि चीजें कैसे काम करती हैं, वे लगातार स्थानांतरित होते रहे।

अध्ययन में पाया गया कि इन मंत्रालयों के ज्ञान खोने का प्राथमिक कारण अनुभवी कर्मचारियों का साधारण प्रस्थान है। इन संगठनों में, ज्ञान किसी केंद्रीय प्रणाली या समर्पित विभाग में संग्रहीत नहीं है। इन चारों मंत्रालयों में से किसी में भी कोई औपचारिक "ज्ञान प्रबंधन" (नॉलेज मैनेजमेंट) इकाई नहीं है। इसके बजाय, संस्थान की स्मृति पूरी तरह से व्यक्तिगत कर्मचारियों के दिमाग में रहती है। एक विशेषज्ञ ने इसे स्पष्ट रूपता से बताया: यदि बीस साल के अनुभव वाला एक विशेषज्ञ जाता है, तो वह बीस साल की अंतर्दृष्टि उनके साथ ही बाहर चली जाती है। संगठन के पास ऐसा कोई माध्यम नहीं है जिससे उस व्यक्ति के जाने से पहले उस विवेक को संकलित किया जा सके। जब कोई नया कर्मचारी किसी भूमिका को संभालता है, तो उसे भौतिक फाइलों का एक ढेर थमा दिया जाता है और कहा जाता है कि इसे समझ लो। उन्हें इस बारे में कोई मार्गदर्शन नहीं मिलता कि अतीत में कुछ निर्णय क्यों लिए गए थे, चल रही परियोजनाओं का कोई संदर्भ नहीं मिलता, और न ही पिछली विफलताओं के बारे में कोई चेतावनी मिलती है।

हस्तांतरण (हैंडओवर) प्रक्रिया की यह कमी एक विशिष्ट प्रकार की भेद्यता पैदा करती। शोधकर्ताओं ने पाया कि जब कोई कर्मचारी जाता है, तो एकमात्र आवश्यकता फाइलों और चाबियों जैसे भौतिक दस्तावेजों को लौटाना होती है। उनके लिए यह समझाने की कोई अपेक्षा, और अक्सर कोई तंत्र भी नहीं होता कि उनके काम के पीछे का "क्यों" क्या था। शेष दस्तावेज आपको यह तो बता सकते हैं कि क्या किया गया था, लेकिन यह नहीं कि वह क्यों किया गया था या उससे क्या सीखा गया। एक रिपोर्ट यह कह सकती है कि एक जल परियोजना बनाई गई थी, लेकिन यह नहीं बताएगी कि दस साल पहले एक अलग दृष्टिकोण क्यों अपनाया गया था और वह क्यों विफल रहा था। इस संदर्भ के बिना, नए कर्मचारी पहिए का पुनरुद्धार करने के लिए मजबूर होते हैं। वे उन सबक को फिर से खोजने में अपने पहले कुछ वर्ष बिताते हैं जिन्हें हस्तांतरित किया जाना चाहिए था, और वे अक्सर वही गलतियाँ दोहराते हैं जो उनके पूर्ववर्तियों ने की थीं।

अध्ययन ने यह भी रेखांकित किया कि यह समस्या केवल व्यक्तिगत कर्मचारियों के बारे में नहीं है; यह इन मंत्रालयों की संस्कृति और संरचना में रची-बसी है। शोधकर्ताओं ने कई बाधाओं की पहचान की जो ज्ञान को सुरक्षित करने से रोकती हैं। एक प्रमुख मुद्दा वह संस्कृति है जहाँ ज्ञान को व्यक्तिगत शक्ति के रूप में देखा जाता है। कुछ कर्मचारी जानकारी इसलिए छिपाकर रखते हैं क्योंकि कुछ करने का एकमात्र तरीका जानना उन्हें अपरिहार्य बना देता है। एक अन्य बाधा एक कठोर पदानुक्रम है जहाँ कनिष्ठ कर्मचारी, जिनके पास अक्सर सबसे व्यावहारिक, दैनिक ज्ञान होता है, उन्हें प्रबंधन के साथ साझा करने के लिए प्रोत्साहित नहीं किया जाता है। इसके अलावा, नेतृत्व के बार-बार होने वाले बदलाव का अर्थ है कि प्रत्येक नया निदेशक एक नया एजेंडा लेकर आता है और अक्सर पिछले कार्यों को अनदेखा करता है, पिछले काम को अप्रासंगिक मानकर। बिना किसी ऐसी नीति के जो ज्ञान संरक्षण की आवश्यकता पर जोर दे, और बिना ऐसे नेताओं के जो इसे प्राथमिकता देते हों, यह प्रणाली अपनी स्मृति खोती रहती है।

इस "संस्थागत विस्मृति" के परिणाम गंभीर हैं। अध्ययन निष्कर्ष निकालता है कि निरंतर पुनर्गठन एक ऐसी स्थिति पैदा कर रहा है जहाँ ये मंत्रालय अपने स्वयं के इतिहास पर निर्माण करने में असमर्थ हैं। वे प्रभावी रूप से हर कुछ वर्षों में शून्य से शुरुआत कर रहे हैं, उस अनुभव का लाभ उठाने में असमर्थ हैं जिसके लिए वे पहले ही भुगतान कर चुके हैं। इससे अक्षमता आती है, क्योंकि उन समस्याओं को हल करने में समय बर्बाद होता है जो पहले ही हल की जा चुकी हैं। इससे अप्रभावीता आती है, क्योंकि वही त्रुटियां बार-बार की जाती हैं। इथियोपिया जैसे देश के लिए, जो अपने जल, भोजन और पर्यावरण के प्रबंधन के लिए इन मंत्रालयों पर निर्भर है, ज्ञान का यह नुकसान इसके विकास के लिए एक महत्वपूर्ण खतरा है। साक्षात्कार किए गए विशेषज्ञों ने इस बात पर निराशा व्यक्त की कि वे हर बार एक नई पुनर्गठन योजना की घोषणा होने पर अपने जीवन भर के काम को लुप्त होते देख रहे हैं।

यह पत्र केवल समस्या की पहचान नहीं करता है; यह एक स्पष्ट मार्ग भी सुझाता है, हालांकि यह स्वीकार करता है कि इसे ठीक करने के लिए इन संगठनों के संचालन के तरीके में एक मौलिक बदलाव की आवश्यकता होगी। शोधकर्ता का सुझाव है कि सरकार को एक राष्ट्रीय नीति बनाने की आवश्यकता है जो ज्ञान प्रबंधन को एक विकल्प नहीं, बल्कि एक आवश्यकता बनाए। इसका अर्थ है प्रत्येक मंत्रालय के भीतर समर्पित इकाइयों की स्थापना करना जो संस्थागत स्मृति का प्रबंधन करें। इसके लिए कर्मचारियों के संक्रमण के नियमों को बदलने की आवश्यकता होगी ताकि जाने वाले कर्मचारियों के लिए "ज्ञान हस्तांतरण" साक्षात्कार आयोजित करना अनिवार्य हो, जिससे जाने से पहले उनके अनुभव को प्रलेखित किया जा सके। इसका अर्थ संस्कृति को बदलना भी होगा ताकि सूचना को छिपाने के बजाय साझा करने को पुरस्कृत किया जाए। अध्ययन इस बात पर जोर देता है कि पुनर्गठन का अर्थ स्मृति को नष्ट करना नहीं होना चाहिए, बल्कि इसे ज्ञात चीजों को संरक्षित करने की योजना के साथ किया जाना चाहिए। ऐसे उपायों के बिना, भूलने और फिर से सीखने का चक्र जारी रहेगा, जिससे सार्वजनिक क्षेत्र हर बदलाव के साथ कमजोर होता जाएगा। ये निष्कर्ष एक कड़ी चेतावनी के रूप में कार्य करते हैं कि किसी संगठन की सबसे बड़ी संपत्ति उसकी इमारतें या उसका बजट नहीं, बल्कि उसके लोगों का सामूहिक विवेक है, और उस विवेक को किसी भी अन्य राष्ट्रीय संसाधन की तरह ही सावधानी से संरक्षित किया जाना चाहिए।