Task and Workflow Mapping in Internal Medicine Hospital Departments: Implications for Operational and Digital Transformation in A Large Tertiary Medical Center
Questo studio utilizza dati osservativi strutturati provenienti da un grande centro medico terziario per mappare la distribuzione dei compiti e i modelli di flusso di lavoro nei reparti di medicina interna, rivelando che una parte significativa del lavoro consiste in attività a non valore aggiunto e in un disallineamento dell'ambito di pratica, fornendo così una base empirica per la riprogettazione operativa e la trasformazione digitale.
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Immagina un reparto ospedaliero frenetico come una gigantesca cucina ad alta tensione durante l'ora di punta della cena. Hai i capi chef (medici senior), i cuochi di linea (specializzandi e tirocinanti), i lavapiatti e il personale di preparazione (infermieri e OSS) e il personale di sala che gestisce gli ordini (impiegati e personale di supporto).
L'obiettivo è nutrire i pazienti (fornire cure) in modo efficiente. Ma cosa succederebbe se i capi chef passassero metà del loro tempo a lavare i piatti e i lavapiatti cercassero di capire le ricette segrete? È esattamente ciò che ha scoperto questo studio.
Ecco una semplice suddivisione della ricerca, utilizzando analogie quotidiane:
Il quadro generale: Cosa hanno fatto
I ricercatori del Centro Medico Sheba in Israele hanno deciso di smettere di tirare a indovinare come funzionasse la cucina dell'ospedale e hanno iniziato a osservarla nella vita reale. Non si sono limitati a chiedere alle persone cosa pensavano di fare; sono rimasti nei reparti per 232 ore (oltre 9 giorni interi) e hanno annotato ogni singola azione compiuta da 10 diversi tipi di personale.
Hanno tracciato 2.481 azioni individuali e le hanno suddivise in 168 diversi tipi di compiti. È come prendere un video ad alta velocità della cucina, metterlo in pausa migliaia di volte e catalogare ogni singolo movimento.
I tre tipi di "lavoro"
I ricercatori hanno raggruppato tutto ciò che hanno visto in tre contenitori, simili a come potresti suddividere le faccende domestiche:
- Cura Diretta (Il "Cucinare"): Questi sono i compiti che curano effettivamente il paziente, come esaminare una ferita o decidere una terapia farmacologica.
- Risultato: Solo il 39% del tempo trascorso era effettivamente dedicato al "cucinare".
- Necessario ma non a Valore Aggiunto (La "Preparazione e Pulizia"): Queste sono le cose che devi fare per far funzionare la cucina, come lavare il tagliere, controllare il frigorifero o scrivere il menù. Non nutrono direttamente il cliente, ma senza di esse la cucina non può funzionare.
- Risultato: Il 43% del tempo è stato trascorso qui.
- Spreco Puro (I "Cucchiai Caduti"): Questi sono compiti che non aggiungono alcun valore, come camminare avanti e indietro per cercare una penna che è stata persa, o rifare un modulo perché è stato compilato in modo errato.
- Risultato: Il 18% del tempo è stato sprecato.
Il problema dello "Chef": Chi sta facendo cosa?
Lo studio ha esaminato se le persone giuste stessero facendo i lavori giusti. Hanno utilizzato un concetto chiamato "Top of License" (Massimo delle competenze), che è come chiedere: "Questa persona sta usando tutta la sua formazione, o sta facendo un lavoro che potrebbe fare una persona meno esperta?"
- I Capi Chef (Specialisti): Erano impegnati principalmente nella cucina di alto livello (75% del loro tempo). Bene.
- I Cuochi di Linea (Specializzandi e Tirocinanti): Ecco il problema. Nonostante siano formati per essere chef, tra il 52% e il 79% del loro tempo veniva trascorso in "preparazione e pulizia" (documentazione, coordinamento, logistica). Passavano più tempo a lavare i piatti che a cucinare.
- Il Personale di Supporto: Interessante, alcuni membri del personale di supporto svolgevano compiti che richiedevano effettivamente la licenza medica, mentre altri svolgevano compiti che non richiedevano alcuna formazione medica.
La regola di "Pareto": Il 20% che fa l'80% del lavoro
I ricercatori hanno trovato un modello noto come Principio di Pareto (o la regola dell'80/20).
- Hanno trovato 168 diversi tipi di compiti.
- Tuttavia, solo 34 di questi compiti (circa il 20% dei tipi) costituivano il 67% di tutto il lavoro svolto nel reparto.
Quali erano questi 34 compiti principali?
Non erano miracoli medici complessi. Erano principalmente:
- Distribuzione dei pasti.
- Parlare con i pazienti e le loro famiglie.
- Aggiornare le liste dei pazienti su un computer.
- Spostare campioni di analisi.
- Scrivere note.
L'analogia: Immagina un cantiere dove il grande architetto passa il 70% della sua giornata a trasportare mattoni e spazzare il pavimento, mentre il vero lavoro di progettazione viene completato nel restante 30% del tempo. Lo studio ha scoperto che i reparti ospedalieri sono pieni di "architetti che trasportano mattoni".
"Negozio di Soluzioni" vs. "Linea di Assemblaggio"
Lo studio ha utilizzato un quadro concettuale per descrivere come lavorano i medici:
- Negozio di Soluzioni (Solution Shop): È dove un medico usa il suo cervello per risolvere un mistero unico e complesso (come un detective).
- Linea di Produzione (Production Line): È dove un medico segue una ricetta standard o una lista di controllo (come un operaio di una catena di montaggio).
Il Risultato:
- I medici senior lavoravano principalmente nel Negozio di Soluzioni (risolvere misteri).
- Gli specializzandi e i tirocinanti lavoravano principalmente sulla Linea di Produzione (seguire liste di controllo e svolgere compiti di routine).
- Il 79% di tutto il lavoro relativo ai medici era lavoro da Linea di Produzione. Ciò suggerisce che una enorme parte di ciò che fanno i medici è in realtà di routine e potrebbe potenzialmente essere svolta da qualcun altro o automatizzata.
La Causa Radice: Manca la "Colla"
Lo studio ha concluso che il motivo principale di questo caos non è che i medici non siano abbastanza intelligenti o che i pazienti siano troppo malati. Il problema è la coordinazione.
- Caos Informale: L'ospedale fa troppo affidamento sulle persone che si parlano, corrono avanti e indietro e ricordano le cose verbalmente. Non esiste un sistema forte per gestire il lavoro di "preparazione e pulizia".
- Confusione di Ruolo: Poiché il sistema è disordinato, medici altamente qualificati finiscono per svolgere compiti di basso livello solo per far progredire il paziente. Diventano la "colla" che tiene insieme il sistema rotto, il che è estenuante ed inefficiente.
Il Punto Fondamentale
Il documento sostiene che per riparare l'ospedale non servono solo più medici o una migliore tecnologia. È necessario riprogettare il flusso di lavoro.
Bisogna prendere i compiti della "linea di assemblaggio" (come la distribuzione dei pasti, gli aggiornamenti di base e la logistica) e affidarli alle persone giuste (personale di supporto, tecnologia o ruoli diversi), in modo che i medici altamente qualificati possano concentrarsi effettivamente sul "risolvere misteri" (diagnosticare e curare) per cui sono stati formati.
In breve: La cucina dell'ospedale è attualmente gestita da un capo chef che lava i piatti. Lo studio dice: "Assumiamo un lavapiatti, diamo al capo chef una penna e un ricettario, e lasciamolo cucinare davvero".
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