Task and Workflow Mapping in Internal Medicine Hospital Departments: Implications for Operational and Digital Transformation in A Large Tertiary Medical Center
Deze studie maakt gebruik van gestructureerde observationele gegevens van een groot tertiair medisch centrum om de taakverdeling en workflowpatronen over interne geneeskunde-afdelingen in kaart te brengen, waarbij wordt onthuld dat een aanzienlijk deel van het werk bestaat uit niet-waardetoevoegende activiteiten en een verkeerd afgestemde reikwijdte van de beroepsuitoefening, waardoor een empirisch fundament wordt geboden voor operationele herontwerpen en digitale transformatie.
Oorspronkelijk artikel gelicentieerd onder CC BY 4.0 (https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/). Dit is een AI-gegenereerde uitleg van het onderstaande artikel. Het is niet geschreven of goedgekeurd door de auteurs. Raadpleeg het oorspronkelijke artikel voor technische nauwkeurigheid. Lees de volledige disclaimer
Stel je een drukke ziekenhuisafdeling voor als een gigantische, hooggespannen keuken tijdens de spits van het avondeten. Je hebt de hoofdchefs (senior artsen), de lijnkoks (artsen in opleiding en assistenten), de afwassers en de prep-medewerkers (verpleegkundigen en helpenden) en het bedienend personeel dat de bestellingen beheert (administratief personeel en ondersteunend personeel).
Het doel is om de patiënten te voeden (zorg te verlenen) op een efficiënte manier. Maar wat als de hoofdchefs de helft van hun tijd met de afwas bezig zijn, en de afwassers proberen het geheime recept te ontcijferen? Dat is in essentie wat dit onderzoek heeft aangetoond.
Hier is een eenvoudige uitsplitsing van het onderzoek, gebruikmakend van alledaagse analogieën:
Het Grote Plaatje: Wat Ze Deden
Onderzoekers van het Sheba Medisch Centrum in Israël besloten te stoppen met gissen naar hoe de ziekenhuiskitchen werkte en begonnen het in het echt te observeren. Ze vroegen niet alleen aan mensen wat ze dachten dat ze deden; ze stonden 232 uur lang (meer dan 9 volledige dagen) op de afdelingen en noteerden elke enkele actie die door 10 verschillende soorten personeelsleden werd ondernomen.
Ze volgden 2.481 individuele acties en sorteerden deze in 168 verschillende soorten taken. Denk aan het maken van een high-speed video van de keuken, waarbij je de video duizenden keren pauzeert en elke beweging labelt.
De Drie Soorten "Werk"
De onderzoekers deelden alles wat ze zagen in drie bakjes, vergelijkbaar met hoe je taken thuis zou sorteren:
- Directe Zorg (Het "Koken"): Dit zijn taken die de patiënt daadwerkelijk genezen, zoals het verzorgen van een wond of het beslissen over een medicatie.
- Resultaat: Slechts 39% van de bestede tijd werd daadwerkelijk besteed aan "koken".
- Noodzakelijk maar Niet-Waardetoevoegend (De "Prep en Opruim"): Dit zijn dingen die je moet doen om de keuken draaiende te houden, zoals het wassen van de snijplank, het controleren van de koelkast of het opschrijven van het menu. Ze voeden de klant niet direct, maar de keuken kan niet functioneren zonder hen.
- Resultaat: 43% van de tijd werd hieraan besteed.
- Pure Verspilling (De "Gevallen Lepels"): Dit zijn taken die helemaal geen waarde toevoegen, zoals heen en weer lopen om een pen te zoeken die kwijt is, of een formulier opnieuw invullen omdat het fout is ingevuld.
- Resultaat: 18% van de tijd werd verspild.
Het "Chef"-probleem: Wie Doet Wat?
Het onderzoek keek naar de vraag of de juiste mensen de juiste taken uitvoerden. Ze gebruikten een concept genaamd "Top of License", wat zoiets is als vragen: "Gebruikt deze persoon zijn volledige opleiding, of doet hij een baan die een minder getraind persoon zou kunnen doen?"
- De Senior Chefs (Specialisten): Zij waren grotendeels bezig met hoogwaardig koken (75% van hun tijd). Goed zo.
- De Lijnkoks (Artsen in opleiding & assistenten): Hier ligt het probleem. Ondanks dat zij getraind zijn om chefs te zijn, besteedden zij 52% tot 79% van hun tijd aan "prep en opruimen" (papierwerk, coördinatie, logistiek). Ze waren meer tijd kwijt aan de afwas dan aan het koken.
- Het Ondersteunend Personeel: Interessant genoeg waren sommige medewerkers van de ondersteunende staf bezig met taken die eigenlijk een medische licentie vereisten, terwijl anderen taken uitvoerden die helemaal geen medische training vereisten.
De "Pareto"-regel: De 20% Die 80% van het Werk Doet
De onderzoekers vonden een patroon dat bekend staat als de Pareto-regel (of de 80/20-regel).
- Ze vonden 168 verschillende soorten taken.
- Echter, slechts 34 van die taken (ongeveer 20% van de soorten) vormden 67% van al het werk dat op de afdeling werd verricht.
Wat waren deze top 34 taken?
Het waren geen complexe medische wonderen. Het waren voornamelijk:
- Het uitdelen van maaltijden.
- Praten met patiënten en hun families.
- Het bijwerken van patiëntenlijsten op een computer.
- Het verplaatsen van testmonsters.
- Het schrijven van aantekeningen.
De Analogie: Stel je een bouwplaats voor waar de meesterarchitect 70% van zijn dag doorbrengt met het dragen van bakstenen en het vegen van de vloer, terwijl het eigenlijke ontwerpwerk pas in de resterende 30% van de tijd wordt voltooid. Het onderzoek vond dat ziekenhuisafdelingen vol zitten met "architecten die bakstenen dragen".
De "Solution Shop" vs. De "Assemblagelijn"
Het onderzoek gebruikte een kader om te beschrijven hoe artsen werken:
- Solution Shop (Oplossingswinkel): Dit is waar een arts zijn brein gebruikt om een uniek, complex mysterie op te lossen (zoals een detective).
- Production Line (Productielijn): Dit is waar een arts een standaard recept of checklist volgt (zoals een medewerker aan een lopende band).
De Bevinding:
- Senior artsen werkten voornamelijk in de Solution Shop (het oplossen van mysteries).
- Artsen in opleiding en assistenten werkten voornamelijk op de Production Line (het volgen van checklists en het uitvoeren van routinetaken).
- 79% van al het werk van artsen was "Production Line"-werk. Dit suggereert dat een enorm deel van wat artsen doen eigenlijk routinematig is en potentieel door iemand anders gedaan of geautomatiseerd kan worden.
De Oorzaak: De "Lijm" Ontbreekt
Het onderzoek concludeerde dat de belangrijkste reden voor deze chaos niet is dat de artsen niet slim genoeg zijn of dat de patiënten te ziek zijn. Het probleem is coördinatie.
- Informele Chaos: Het ziekenhuis vertrouwt te veel op mensen die met elkaar praten, heen en weer rennen en dingen mondeling onthouden. Er is geen sterk systeem om het "prep en opruim"-werk op te vangen.
- Rolverwarring: Omdat het systeem rommelig is, eindigen hoogopgeleide artsen met laagwaardige taken om de patiënt in beweging te houden. Ze worden de "lijm" die het kapotte systeem bij elkaar houdt, wat uitputtend en inefficiënt is.
De Kernboodschap
Het artikel betoogt dat om het ziekenhuis te verbeteren, je niet alleen meer artsen of betere technologie nodig hebt. Je moet de workflow herontwerpen.
Je moet de "assemblagelijn"-taken (zoals maaltijdverdeling, basisupdates en logistiek) overdragen aan de juiste mensen (ondersteunend personeel, technologie of andere rollen), zodat de hoogopgeleide artsen zich daadwerkelijk kunnen concentreren op het "oplossen van mysteries" (diagnosticeren en behandelen) waarvoor zij zijn opgeleid.
Kortom: De ziekenhuiskitchen wordt momenteel gerund door de hoofdchef die de afwas doet. Het onderzoek zegt: "Laten we een afwasser inhuren, de chef een pen en een receptenboek geven, en hem dan ook echt laten koken."
Verdrinkt u in papers in uw vakgebied?
Ontvang dagelijkse digests van de nieuwste papers die bij uw onderzoekswoorden passen — met technische samenvattingen, in uw taal.