Beyond Direct Savings: Administrative Productivity, Dual Workflows and Risk-Adjusted Assessment of Healthcare Digitalization in Kazakhstan
Cette étude d'un hôpital universitaire kazakhstan révèle que, bien que la numérisation des soins de santé ait considérablement stimulé la productivité administrative, elle n'a pas réussi à générer d'économies budgétaires directes immédiates en raison d'un effet de double flux de travail où les processus numériques et papier coexistaient, entraînant un ROI conditionnel qui devient négatif dans des scénarios ajustés au risque.
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Dans le monde moderne, les hôpitaux tentent de plus en plus de remplacer les dossiers papier par des écrans numériques, espérant que ce changement permettra d'économiser de l'argent et de faire travailler les médecins et les infirmiers plus rapidement. Cette idée repose sur une logique simple : si un ordinateur peut trouver l'historique d'un patient en quelques secondes, le personnel passe moins de temps à chercher des dossiers, et l'hôpital économise les coûts du papier, de l'encre et de l'espace de stockage. Pendant des années, cette promesse a poussé les gouvernements et les systèmes de santé à investir des milliards dans de nouveaux logiciels et des dossiers électroniques. Cependant, la réalité du changement de fonctionnement d'une grande organisation est rarement une ligne droite. Lorsqu'un hôpital passe aux outils numériques, il ne supprime pas simplement l'ancien système papier ; au lieu de cela, il se retrouve fréquemment à faire fonctionner les deux systèmes en même temps. Cela crée une situation complexe où l'hôpital paie pour la nouvelle technologie tout en continuant à payer pour les anciens processus papier, ce qui rend difficile de savoir si l'investissement permet réellement d'économiser de l'argent ou s'il ajoute simplement de nouveaux coûts aux anciens.
Une équipe de chercheurs au Kazakhstan s'est donné pour mission de démêler cette confusion en examinant de près un seul hôpital universitaire sur une période de sept ans. Ils ont examiné l'Hôpital Universitaire de la Faculté de Médecine de Semey, un grand établissement qui traite des milliers de patients, gère une école de médecine et réalise des chirurgies complexes. Les chercheurs voulaient voir ce qui est réellement arrivé au budget de l'hôpital et au travail quotidien de son personnel après l'expansion de l'utilisation de leurs systèmes numériques. Ils ne se sont pas contentés de demander si les ordinateurs étaient plus rapides ; ils ont examiné les relevés bancaires réels, le nombre de patients traités et les coûts spécifiques liés à l'utilisation des systèmes numériques par rapport aux systèmes papier. Leur objectif était de séparer les changements visibles dans la capacité de travail du personnel des changements invisibles dans l'argent réellement économisé par l'hôpital.
L'étude a révélé que l'expansion numérique a rendu l'hôpital plus productif de manière très tangible. En 2025, l'hôpital traitait nettement plus de patients qu'en 2019, le nombre de personnes recevant des soins étant passé d'environ 16 500 à plus de 20 000. Parallèlement, le nombre de membres du personnel administratif — les personnes qui gèrent la paperasse, les inscriptions et les registres — a en fait diminué. En conséquence, chaque employé administratif gérait une charge de travail beaucoup plus importante, traitant environ 670 cas traités à la fin de la période, contre environ 460 au début. Cela suggère que les outils numériques ont aidé le personnel à traiter plus d'informations et à gérer plus de patients sans avoir besoin d'embaucher davantage de personnes. L'hôpital accomplissait clairement plus de travail avec les mêmes ressources humaines, ou même avec moins.
Cependant, lorsque les chercheurs ont examiné les comptes bancaires de l'hôpital, ils ont découvert un rebondissement surprenant qui contredit l'histoire habituelle des économies numériques. Malgré l'augmentation de l'efficacité et la hausse du nombre de patients, l'hôpital n'a pas vu ses coûts d'administration, de classement ou de papier diminuer. En fait, ces coûts ont augmenté. L'hôpital a dépensé plus d'argent pour les archives, plus pour les travaux de registre et plus pour les flux de documents papier qu'avant l'expansion des systèmes numériques. Le coût total de possession et de fonctionnement des systèmes numériques, qui comprenait les logiciels, l'équipement, le support technique et la formation, s'est élevé à 182,6 millions de tenge kazakh pendant les sept années. Les données ont montré que l'hôpital ne remplaçait pas le système papier par le système numérique ; il faisait fonctionner les deux côte à côte. Ce « double flux de travail » signifiait que le personnel saisissait des données dans les ordinateurs tout en continuant à imprimer, signer et stocker des copies physiques, payant ainsi effectivement pour deux systèmes au lieu d'un seul.
Parce que l'hôpital payait pour les deux systèmes, les chercheurs n'ont pas pu affirmer que l'investissement numérique avait directement permis d'économiser de l'argent au sens traditionnel. Au lieu de cela, ils ont calculé quelle aurait été la valeur du temps économisé par le personnel si ce temps avait été converti en espèces. Selon leurs modèles, le temps économisé grâce à l'utilisation des outils numériques représentait une valeur estimée à 240,1 millions de tenge. Si cela avait été de l'argent réel en banque, cela aurait signifié un profit clair. Mais les chercheurs ont pris soin d'expliquer qu'il s'agissait d'une simulation, d'une façon de mesurer une valeur potentielle plutôt que d'un enregistrement d'économies réelles. Lorsqu'ils ont ajusté leurs calculs pour tenir compte des risques du double flux de travail — où le système papier n'était jamais totalement éteint — le tableau a changé. Dans ces scénarios plus réalistes, le profit potentiel disparaissait, et l'investissement pouvait même être perçu comme une perte financière.
L'étude conclut que le succès des projets de santé numérique ne peut pas être mesuré simplement en comptant le nombre d'ordinateurs installés ou le nombre de patients traités. Dans cet hôpital spécifique, les outils numériques ont aidé le personnel à travailler plus vite et à gérer plus de cas, mais ils n'ont pas immédiatement réduit la facture du papier et du classement parce que les anciennes méthodes de travail n'ont jamais été totalement abandonnées. Les chercheurs suggèrent que pour que les investissements numériques portent réellement leurs fruits, les hôpitaux doivent faire plus que simplement acheter de nouveaux logiciels ; ils doivent activement repenser leurs processus pour s'assurer que les nouveaux systèmes numériques remplacent complètement les anciens systèmes papier. Tant que cela n'arrive pas, les hôpitaux peuvent se retrouver dans une phase de transition où ils sont plus productifs mais aussi plus coûteux, payant pour les bénéfices du futur tout en portant encore les coûts du passé.
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