Implementation of an institutional communication pathway using electronic flagging and organisational audit for non-emergent actionable radiologic findings

Nel moderno ospedale, un referto radiologico è molto più di un semplice elenco di osservazioni; è un ponte critico tra una scansione e l'assistenza al paziente. Quando un medico ordina un'immagine del corpo, sta cercando risposte, e il radiologo è l'esperto che traduce l'immagine in una storia che guida il trattamento. Per le scoperte urgenti e potenzialmente letali, gli ospedali hanno da tempo adottato regole rigide per garantire che il messaggio venga consegnato immediatamente, spesso attraverso una telefonata diretta. Tuttavia, la medicina è piena di reperti che non sono emergenze, ma che richiedono comunque attenzione. Queste sono scoperte che, se ignorate, potrebbero portare a una diagnosi mancata o a un piano di trattamento ritardato, pur non richiedendo una chiamata frenetica nel mezzo della notte. La sfida per qualsiasi grande centro medico è garantire che queste note importanti, ma non urgenti, vengano effettivamente lette e messe in atto dai medici responsabili dell'assistenza al paziente.

Un team di ricercatori dell'Università di Gunma, in Giappone, si è posto l'obiettivo di risolvere questo specifico problema di comunicazione. Volevano sapere se fossero in grado di costruire un sistema affidabile per intercettare questi reperti importanti e garantire che venissero seguiti. Per farlo, hanno creato un nuovo percorso che combinava un sistema di allerta digitale con un controllo umano. Nel loro sistema, quando un radiologo terminava un referto e individuava un reperto che necessitava di attenzione ma non era un'emergenza, assegnava un flag elettronico speciale al referto. Questo flag fungeva da marcatore digitale, segnalando che il referto conteneva qualcosa di importante. Ma il sistema non si fermava qui. Circa due settimane dopo, un team dedicato della Divisione Qualità e Sicurezza Medica dell'ospedale revisionava questi referti segnalati. Controllavano i registri elettronici dell'ospedale per vedere se il medico richiedente avesse effettivamente aperto il referto e se avesse documentato eventuali passaggi successivi. Se il referto rimaneva non letto o se il follow-up era mancante, il team della sicurezza interveniva contattando direttamente il medico. Questo studio non era progettato per dimostrare che il sistema fosse perfetto, quanto piuttosto per descrivere come funzionasse nel mondo reale e quali tipi di reperti intercettasse.

I ricercatori hanno esaminato quasi 20.000 referti di diagnostica per immagini generati in un periodo di sei mesi presso la loro università ospedaliera. Questi referti coprivano una vasta gamma di scansioni, inclusa la tomografia computerizzata, che utilizza i raggi X per creare sezioni dettagliate del corpo, oltre a esami di medicina nucleare, risonanza magnetica e radiografie standard. Durante questo periodo, i radiologi hanno utilizzato il loro nuovo sistema di segnalazione elettronica per identificare reperti non emergenti ma clinicamente rilevanti. Hanno scoperto che in circa l'1,83 percento di tutti gli esami, era presente almeno un reperto che richiedeva un'attenzione clinica tempestiva. Ciò significa che circa una scansione su cinquanta conteneva una scoperta che, pur non essendo una crisi immediata, doveva essere affrontata per garantire che il paziente ricevesse l'assistenza corretta.

Quando il team ha suddiviso questi risultati per tipo di scansione, ha osservato che le scansioni di tomografia computerizzata producevano il maggior numero di risultati segnalati. Ciò ha senso, poiché queste scansioni fornisiscono una visione molto dettagliata del corpo e sono spesso utilizzate per cercare problemi complessi. Il tipo di reperto più comune segnalato era relativo al cancro. Nello specifico, la categoria più frequente riguardava la progressione o la diffusione inaspettata di un cancro già noto ai medici. La seconda categoria più comune era un nuovo sospetto di cancro non ancora diagnosticato. Per questi nuovi sospetti, i ricercatori hanno effettuato un follow-up per vedere cosa accadeva. In circa un terzo dei casi in cui veniva sospettato un nuovo cancro, ulteriori test hanno confermato che il paziente aveva effettivamente il cancro. Ciò ha confermato che il sistema stava intercettando con successo condizioni gravi che altrimenti sarebbero potute passare inosservate o subire ritardi.

Il vero valore di questo studio, tuttavia, risiede in ciò che l'audit organizzativo ha rivelato riguardo al comportamento umano e all'affidabilità del sistema. I ricercatori hanno scoperto che, anche con un flag digitale, le cose potevano comunque andare storte. Quando il team della sicurezza controllava i registri due settimane dopo, ha scoperto che in dieci casi il medico richiedente non aveva nemmeno aperto il referto. In altri cinquanta casi, il medico aveva aperto il referto, ma non vi era alcuna traccia chiara nel fascicolo medico che mostrasse che fosse stata intrapresa un'azione appropriata o pianificato un follow-up. In totale, il team della sicurezza ha dovuto intervenire in sessanta casi per garantire che il paziente non rimanesse senza assistenza. Questo reperto suggerisce che inviare semplicemente un referto con un segnale di avvertimento non è sufficiente a garantire che un medico agisca di conseguenza. Il ruolo del team della sicurezza nel controllare i registri e nel prendere contatto diretto ha servito come un fondamentale supporto, intercettando i casi in cui la comunicazione iniziale era fallita.

Lo studio evidenzia che i reperti clinicamente importanti sono una parte regolare della radiologia di routine, apparendo in quasi due scansioni su cento. Combinando un allerta elettronica strutturata con un processo di audit umano, l'ospedale ha creato un modello pratico per gestire questi reperti. Questo approccio ha spostato la responsabilità della comunicazione oltre il semplice radiologo e il medico richiedente, coinvolgendo la divisione per la qualità e la sicurezza dell'ospedale come partner per garantire che nulla sfuggisse al controllo. I ricercatori hanno osservato che il loro sistema era costruito per adattarsi al flusso di lavoro specifico del loro ospedale e non era necessariamente una soluzione universale per ogni centro medico. Ciononostante, i risultati mostrano che un tale percorso può identificare efficacemente i reperti importanti e fornire un ulteriore livello di protezione per i pazienti, garantendo che la storia raccontata dalla scansione sia effettivamente ascoltata e messa in atto dal team medico.