Implementation of an institutional communication pathway using electronic flagging and organisational audit for non-emergent actionable radiologic findings

No hospital moderno, um laudo radiológico é mais do que apenas uma lista de observações; é uma ponte crítica entre um exame e o cuidado ao paciente. Quando um médico solicita uma imagem do corpo, ele está em busca de respostas, e o radiologista é o especialista que traduz a imagem em uma história que guia o tratamento. Para descobertas urgentes e de risco de vida, os hospitais há muito tempo possuem regras estritas para garantir que a mensagem seja entregue imediatamente, muitas vezes por meio de uma chamada telefônica direta. No entanto, a medicina é repleta de achados que não são emergências, mas que ainda assim exigem atenção. São descobertas que, se ignoradas, poderiam levar a um diagnóstico perdido ou a um plano de tratamento atrasado, mas que não exigem uma ligação frenética no meio da noite. O desafio para qualquer grande centro médico é garantir que essas notas importantes, porém não urgentes, sejam realmente lidas e colocadas em prática pelos médicos responsáveis pelo cuidado do paciente.

Uma equipe de pesquisadores da Universidade de Gunma, no Japão, propôs-se a resolver esse problema específico de comunicação. Eles queriam saber se seriam capazes de construir um sistema confiável para captar esses achados importantes e garantir que fossem acompanhados. Para isso, criaram um novo fluxo que combinava um sistema de alerta digital com uma verificação humana. Em seu sistema, quando um radiologista finalizava um laudo e detectava um achado que exigia atenção, mas que não era uma emergência, ele atribuía uma etiqueta eletrônica especial ao laudo. Essa etiqueta funcionava como um marcador digital, sinalizando que o laudo continha algo importante. Mas o sistema não parava por aí. Cerca de duas semanas depois, uma equipe dedicada da Divisão de Qualidade e Segurança Médica do hospital revisava esses laudos sinalizados. Eles verificavam os registros eletrônicos do hospital para ver se o médico assistente havia realmente aberto o laudo e se havia documentado quaisquer próximos passos. Se o laudo permanecesse não lido ou se o acompanhamento estivesse ausente, a equipe de segurança intervinha para contatar o médico diretamente. Este estudo não foi desenhado para provar que o sistema era perfeito, mas sim para descrever como ele funcionava no mundo real e quais tipos de achados ele capturava.

Os pesquisadores analisaram retrospectivamente quase 29.000 laudos de exames de imagem gerados ao longo de um período de seis meses em seu hospital universitário. Esses laudos abrangiam uma ampla gama de exames, incluindo tomografia computadorizada, que utiliza raios X para criar cortes transversais detalhados do corpo, bem como exames de medicina nuclear, ressonância magnética e radiografias padrão. Durante esse período, os radiologistas utilizaram seu novo sistema de sinalização eletrônica para identificar achados clinicamente relevantes não emergenciais. Eles descobriram que, em cerca de 1,83% de todos os exames, havia pelo menos um achado que exigia atenção clínica oportuna. Isso significa que aproximadamente um em cada cinquenta exames continha uma descoberta que, embora não fosse uma crise imediata, precisava ser abordada para garantir que o paciente recebesse o cuidado correto.

Quando a equipe detalhou esses achados por tipo de exame, observaram que as tomografias computadorizadas produziram o maior número de resultados sinalizados. Isso faz sentido, pois esses exames fornecem uma visão muito detalhada do corpo e são frequentemente usados para investigar questões complexas. O tipo mais comum de achado que sinalizaram estava relacionado ao câncer. Especificamente, a categoria mais frequente foi a progressão ou disseminação inesperada de um câncer que já era conhecido pelos médicos. A segunda categoria mais comum foi uma nova suspeita de câncer que não havia sido diagnosticada anteriormente. Para essas novas suspeitas, os pesquisadores realizaram o acompanhamento para verificar o que ocorreu. Em cerca de um terço dos casos onde um novo câncer era suspeito, testes adicionais confirmaram que o paciente de fato tinha câncer. Isso confirmou que o sistema estava captando com sucesso condições graves que poderiam, de outra forma, ser perdidas ou atrasadas.

O verdadeiro valor deste estudo, no entanto, reside no que a auditoria organizacional revelou sobre o comportamento humano e a confiabilidade do sistema. Os pesquisadores descobriram que, mesmo com uma etiqueta digital, as coisas ainda podiam dar errado. Quando a equipe de segurança verificou os registros duas semanas depois, descobriu que, em dez casos, o médico assistente sequer havia aberto o laudo. Em outros cinquenta casos, o médico havia aberto o laudo, mas não havia registro claro no prontuário médico mostrando que ele tivesse tomado a ação apropriada ou planejado um acompanhamento. No total, a equipe de segurança teve que intervir em sessenta casos para garantir que o paciente não ficasse sem assistência. Essa descoberta sugere que simplesmente enviar um laudo com um sinal de alerta não é suficiente para garantir que um médico aja sobre ele. O papel da equipe de segurança em verificar os registros e fazer o contato direto serviu como um backup crucial, capturando os casos onde a comunicação inicial falhou.

O estudo destaca que achados clinicamente importantes são uma parte regular da radiologia de rotina, aparecendo em quase dois de cada cem exames. Ao combinar um alerta eletrônico estruturado com um processo de auditoria humana, o hospital criou um modelo prático para gerenciar esses achados. Essa abordagem moveu a responsabilidade pela comunicação para além do radiologista e do médico assistente, envolvendo a divisão de qualidade e segurança do hospital como uma parceira para garantir que nada passasse despercebido. Os pesquisadores observaram que seu sistema foi construído para se ajustar ao fluxo de trabalho específico de seu hospital e não era necessariamente uma solução universal para todos os centros médicos. No entanto, os resultados mostram que tal via pode identificar efetivamente achados importantes e fornecer uma camada extra de proteção para os pacientes, garantindo que a história contada pelo exame seja de fato ouvida e colocada em prática pela equipe médica.