Implementation of an institutional communication pathway using electronic flagging and organisational audit for non-emergent actionable radiologic findings

In het moderne ziekenhuis is een radiologieverslag meer dan alleen een lijst met observaties; het is een cruciale brug tussen een scan en de zorg voor een patiënt. Wanneer een arts een beeld van het lichaam aanvraagt, zijn ze op zoek naar antwoorden, en de radioloog is de expert die de afbeelding vertaalt naar een verhaal dat de behandeling stuurt. Voor urgente, levensbedreigende ontdekkingen hebben ziekenhuizen lang strikte regels gehanteerd om ervoor te zorgen dat de boodschap onmiddellijk wordt overgebracht, vaak via een direct telefoontje. De geneeskunde zit echter vol met bevindingen die geen noodgevallen zijn, maar toch aandacht vereisen. Dit zijn ontdekkingen die, indien genegeerd, kunnen leiden tot een gemiste diagnose of een vertraagd behandelplan, maar die geen hectisch telefoontje midden in de nacht vereisen. De uitdaging voor elk groot medisch centrum is om ervoor te zorgen dat deze belangrijke, maar niet-urgente, aantekeningen daadwerkelijk worden gelezen en opgevolgd door de artsen die verantwoordelijk zijn voor de zorg van de patiënt.

Een team onderzoekers aan de Gunma Universiteit in Japan zette zich af om dit specifieke communicatieprobleem op te lossen. Ze wilden weten of ze een betrouwbaar systeem konden bouwen om deze belangrijke bevindingen te vangen en ervoor te zorgen dat ze werden opgevolgd. Hiervoor creëerden ze een nieuw traject dat een digitaal waarschuwingssysteem combineerde met een menselijke controle. In hun systeem, wanneer een radioloog een verslag voltooide en een bevinding tegenkwam die aandacht vereiste maar geen spoedgeval was, plaatsten zij een speciale elektronische vlag bij het verslag. Deze vlag fungeerde als een digitale markering die signaleerde dat het verslag iets belangrijks bevatte. Maar het systeem stopte daar niet. Ongeveer twee weken later zou een toegewijd team van de afdeling Medische Kwaliteit en Veiligheid van het ziekenhuis de gevlagde verslagen beoordelen. Zij zouden de elektronische dossiers van het ziekenhuis controleren om te zien of de verwijzende arts het verslag daadwerkelijk had geopend en of zij verdere stappen hadden gedocumenteerd. Als het verslag ongelezen bleef of als de opvolging ontbrak, greep het veiligheidsteam in door direct contact op te nemen met de arts. Deze studie was niet ontworpen om te bewijzen dat het systeem perfect was, maar eerder om te beschrijven hoe het in de echte wereld werkte en wat voor soort bevindingen het vastlegde.

De onderzoekers keken terug op bijna 29.000 diagnostische beeldverslagen die over een periode van zes maanden werden gegenereerd in hun universitair ziekenhuis. Deze verslagen besloegen een breed scala aan scans, waaronder computertomografie, waarbij röntgenstraling wordt gebruikt om gedetailleerde dwarsdoorsneden van het lichaam te maken, evenals nucleaire geneeskunde onderzoeken, magnetische resonantie beeldvorming (MRI) en standaard röntgenfoto's. Tijdens deze periode gebruikten de radiologen hun nieuwe elektronische vlaggensysteem om niet-urgente, klinisch relevante bevindingen te identificeren. Ze ontdekten dat in ongeveer 1,83 procent van alle onderzoeken ten minste één bevinding aanwezig was die tijdige klinische aandacht vereiste. Dit betekent dat ruwweg één op de vijftig scans een ontdekking bevatte die, hoewel het geen onmiddellijke crisis was, wel behandeld moest worden om ervoor te zorgen dat de patiënt de juiste zorg ontvangt.

Toen het team deze bevindingen uitsplitste per type scan, zagen ze dat computertomografie-scans de meeste gevlagde resultaten produceerden. Dit is logisch, aangezien deze scans een zeer gedetailleerd beeld van het lichaam bieden en vaak worden gebruikt om naar complexe problemen te zoeken. Het meest voorkomende type bevinding dat zij vlagden, was gerelateerd aan kanker. Specifiek was de meest frequente categorie de onverwachte progressie of uitzaaiing van een kanker die al bekend was bij de artsen. De tweede meest voorkomende categorie was een nieuwe verdenking op kanker die nog niet eerder was gediagnosticeerd. Voor deze nieuwe verdenkingen volgden de onderzoekers de gang van zaken. In ongeveer een derde van de gevallen waarin een nieuwe vorm van kanker werd vermoed, bevestigde verder onderzoek dat de patiënt inderdaad aan kanker leed. Dit bevestigde dat het systeem erin slaagde ernstige aandoeningen te vangen die anders mogelijk over het hoofd waren gezien of vertraagd zouden zijn.

De werkelijke waarde van dit onderzoek ligt echter in wat de organisatorische audit onthulde over menselijk gedrag en systeembetrouwbaarheid. De onderzoekers ontdekten dat zelfs met een digitale vlag er nog steeds dingen mis konden gaan. Wanneer het veiligheidsteam twee weken later de dossiers controleerde, bleek dat in tien gevallen de verwijzende arts het verslag zelfs niet eens had geopend. In een ander vijftig gevallen had de arts het verslag wel geopend, maar was er geen duidelijk verslag in het medisch dossier te vinden waaruit bleek dat er passende actie was ondernomen of een vervolgplan was gemaakt. In totaal moest het veiligheidsteam in zestig gevallen ingrijpen om te garanderen dat de patiënt niet zonder zorg bleef. Deze bevinding suggereert dat het simpelweg versturen van een verslag met een waarschuwingssignaal niet genoeg is om te garanderen dat een arts er ook echt naar zal handelen. De rol van het veiligheidsteam in het controleren van de dossiers en het leggen van direct contact diende als een cruciale back-up, waarbij de gevallen werden opgevangen waarin de initiële communicatie had gefaald.

De studie benadrukt dat klinisch belangrijke bevindingen een regulier onderdeel zijn van de routinematige radiologie en voorkomen in bijna twee op de honderd scans. Door een gestructureerde elektronische waarschuwing te combineren met een menselijk auditproces, creëerde het ziekenhuis een praktisch model voor het beheer van deze bevindingen. Deze aanpak verplaatste de verantwoordelijkheid voor communicatie voorbij alleen de radioloog en de verwijzende arts, door de afdeling Kwaliteit en Veiligheid van het ziekenhuis als partner te betrekken om te garanderen dat er niets door de mazen van het net valt. De onderzoekers merkten op dat hun systeem was gebouwd om in te passen bij hun specifieke ziekenhuiswerkstroom en niet noodzakelijkerwijs een universele oplossing is voor elk medisch centrum. Desalniettemin laten de resultaten zien dat een dergelijk traject effectief belangrijke bevindingen kan identificeren en een extra laag van bescherming voor patiënten kan bieden, waardoor wordt gewaarborgd dat het verhaal dat door de scan wordt verteld, ook daadwerkelijk wordt gehoord en opgevolgd door het medische team.