Implementation of an institutional communication pathway using electronic flagging and organisational audit for non-emergent actionable radiologic findings

Dans l'hôpital moderne, un rapport de radiologie est bien plus qu'une simple liste d'observations ; c'est un pont critique entre une imagerie et les soins prodigués au patient. Lorsqu'un médecin prescrit une image du corps, il recherche des réponses, et le radiologue est l'expert qui traduit l'image en un récit guidant le traitement. Pour les découvertes urgentes et vitales, les hôpitaux appliquent depuis longtemps des règles strictes pour garantir que le message soit transmis immédiatement, souvent par un appel téléphonique direct. Cependant, la médecine est pleine de découvertes qui ne sont pas des urgences mais qui exigent néanmoins une attention particulière. Ce sont des découvertes qui, si elles étaient ignorées, pourraient conduire à un diagnostic manqué ou à un retard dans le plan de traitement, mais qui ne nécessitent pas pour autant un appel frénétique en pleine nuit. Le défi pour tout grand centre médical est de s'assurer que ces notes importantes, bien que non urgentes, sont réellement lues et suivies d'effets par les médecins responsables des soins du patient.

Une équipe de chercheurs de l'Université de Gunma, au Japon, s'est donné pour mission de résoudre ce problème spécifique de communication. Ils voulaient savoir s'ils pouvaient construire un système fiable pour détecter ces découvertes importantes et s'assurer qu'elles fassent l'objet d'un suivi. Pour ce faire, ils ont créé un nouveau parcours combinant un système d'alerte numérique et un contrôle humain. Dans leur système, lorsqu'un radiologue terminait un rapport et repérait une découverte nécessitant une attention mais n'étant pas une urgence, il attribuait un drapeau électronique spécial au rapport. Ce drapeau agissait comme un marqueur numérique, signalant que le rapport contenait un élément important. Mais le système ne s'arrêtait pas là. Environ deux semaines plus tard, une équipe dédiée de la Division de la Qualité et de la Sécurité Médicale de l'hôpital examinait ces rapports signalés. Ils vérifiaient les dossiers électroniques de l'hôpital pour voir si le médecin prescripteur avait réellement ouvert le rapport et s'il avait documenté les étapes suivantes. Si le rapport restait non lu ou si le suivi manquait, l'équipe de sécurité intervenait pour contacter directement le médecin. Cette étude n'était pas conçue pour prouver que le système était parfait, mais plutôt pour décrire son fonctionnement en conditions réelles et le type de découvertes qu'il permettait de détecter.

Les chercheurs ont analysé rétroactivement près de 29 000 rapports d'imagerie diagnostique générés sur une période de six mois dans leur hôpital universitaire. Ces rapports couvraient un large éventail d'examens, incluant la tomodensitométrie, qui utilise des rayons X pour créer des coupes transversales détaillées du corps, ainsi que des examens de médecine nucléaire, l'imagerie par résonance magnétique et des radiographies standards. Durant cette période, les radiologues ont utilisé leur nouveau système de marquage électronique pour identifier les découvertes cliniquement exploitables mais non urgentes. Ils ont constaté que dans environ 1,83 % de l'ensemble des examens, il y avait au moins une découverte nécessitant une attention clinique opportune. Cela signifie qu'environ un examen sur cinquante contenait une découverte qui, bien que n'étant pas une crise immédiate, devait être traitée pour garantir que le patient reçoive les soins appropriés.

Lorsque l'équipe a détaillé ces découvertes par type d'examen, elle a observé que les scanners de tomodensitométrie produisaient le plus grand nombre de résultats signalés. Cela est logique, car ces scanners offrent une vue très détaillée du corps et sont souvent utilisés pour rechercher des problèmes complexes. Le type de découverte le plus fréquent signalé concernait le cancer. Plus précisément, la catégorie la plus courante était la progression ou la propagation inattendue d'un cancer déjà connu des médecins. La deuxième catégorie la plus fréquente était une nouvelle suspicion de cancer qui n'avait pas été diagnostiqué auparavant. Pour ces nouvelles suspicions, les chercheurs ont effectué un suivi pour voir ce qu'il en était. Dans environ un tiers des cas où un nouveau cancer était suspecté, des tests complémentaires ont confirmé que le patient était effectivement atteint d'un cancer. Cela a confirmé que le système parvenait avec succès à détecter des pathologies graves qui auraient pu autrement être manquées ou retardées.

La véritable valeur de cette étude réside toutefois dans ce que l'audit organisationnel a révélé sur le comportement humain et la fiabilité du système. Les chercheurs ont découvert que même avec un drapeau numérique, des erreurs pouvaient encore survenir. Lorsque l'équipe de sécurité a vérifié les dossiers deux semaines plus tard, elle a constaté que dans dix cas, le médecin prescripteur n'avait même pas ouvert le rapport. Dans cinquante autres cas, le médecin avait ouvert le rapport, mais aucun enregistrement clair dans le dossier médical n'indiquait qu'il avait pris les mesures appropriées ou planifié un suivi. Au total, l'équipe de sécurité a dû intervenir dans soixante cas pour s'assurer que le patient ne soit pas laissé sans soins. Cette conclusion suggère que le simple envoi d'un rapport accompagné d'un signe d'avertissement ne suffit pas à garantir qu'un médecin agira. Le rôle de l'équipe de sécurité, consistant à vérifier les dossiers et à établir un contact direct, a servi de filet de sécurité crucial, interceptant les cas où la communication initiale avait échoué.

L'étude souligne que les découvertes cliniquement importantes font partie intégrante de la radiologie de routine, apparaissant dans près de deux examens sur cent. En combinant une alerte électronique structurée et un processus d'audit humain, l'hôpital a créé un modèle pratique pour la gestion de ces découvertes. Cette approche a déplacé la responsabilité de la communication au-delà du seul radiologue et du médecin prescripteur, en impliquant la division de la qualité et de la sécurité de l'hôpital comme un partenaire pour s'assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Les chercheurs ont noté que leur système a été conçu pour s'adapter à leur flux de travail hospitalier spécifique et n'est pas nécessairement une solution universelle pour chaque centre médical. Néanmoins, les résultats montrent qu'un tel parcours peut identifier efficacement des découvertes importantes et fournir une couche de protection supplémentaire pour les patients, garantissant que l'histoire racontée par l'imagerie est réellement entendue et suivie d'effets par l'équipe médicale.