Developing an indicator framework for monitoring and evaluating the institutionalization of evidence informed policymaking in health organizations

Nel complesso mondo della sanità pubblica, compiere le scelte giuste dipende spesso dal possedere le informazioni corrette. Quando i leader decidono come allocare le risorse o progettare nuovi programmi sanitari, l'ideale è che si affidino ai migliori fatti scientifici disponibili piuttosto che alla sola intuizione o alla tradizione. Questa pratica è nota come processo decisionale informato dalle evidenze (evidence-informed policymaking). Tuttavia, non basta avere accesso a buoni dati; la vera sfida risiede nel rendere l'uso di tali dati una parte permanente e automatica del funzionamento di un'organizzazione. Questo processo, chiamato istituzionalizzazione, è simile al trasformare un evento speciale e occasionale in un'abitudine quotidiana. Richiede che l'organizzazione cambi la propria cultura, le proprie regole e le proprie routine, affinché la ricerca di prove diventi naturale come respirare. Senza questo cambiamento profondo, anche le migliori scoperte scientifiche potrebbero essere ignorate o utilizzate una sola volta, fallendo nel creare miglioramenti duraturi nella salute.

Un team di ricercatori dell'Hospital Sírio-Libanês in Brasile si è posto l'obiettivo di risolvere un problema specifico: come si misura se un'organizzazione ha completato con successo questo passaggio? Sebbene molti gruppi abbiano cercato di implementare pratiche basate sulle evidenze, non esisteva un modo chiaro e unificato per monitorare i progressi o valutare il successo. I metodi esistenti erano sparsi, spesso basati su descrizioni vaghe piuttosto che su misure concrete. Per colmare questa lacuna, i ricercatori hanno condotto uno studio metodologico per costruire un nuovo framework — un insieme strutturato di strumenti e domande — che le organizzazioni sanitarie possano utilizzare per monitorare e valutare il proprio percorso verso il diventare guidate dalle evidenze.

I ricercatori hanno iniziato esaminando la letteratura scientifica esistente, analizzando specificamente sei studi che avevano precedentemente cercato di identificare indicatori per questo tipo di lavoro. Hanno scoperto che la maggior parte degli approcci attuali si affidava pesantemente a descrizioni qualitative, come chiedere alle persone se si sentissero più sicure o se un processo sembrasse migliore. Sebbene questi sentimenti siano importanti, i ricercatori hanno notato una mancanza di misure composite strutturate che potessero mostrare chiaramente se uno standard fosse stato soddisfatto. Hanno osservato che il campo è ancora in una fase esplorativa, trattando spesso il processo di monitoraggio come se fosse la stessa cosa del processo di valutazione, senza distinguere chiaramente tra l'osservare il progresso che si dispiega e il giudicare i risultati finali.

Da questa analisi, il team ha sintetizzato un nuovo framework organizzato attorno a sei dimensioni chiave che definiscono un'organizzazione sana e basata sulle evidenze. Queste dimensioni includono la governance, che copre le regole e le strutture di autorità; i processi standardizzati, che assicurano che l'uso delle evidenze avvenga regolarmente e non per caso; la leadership e l'impegno, che analizzano quanto supporto forniscono i vertici; le risorse, che esaminano denaro, tempo e competenze disponibili; le partnership, che si concentrano su come i diversi gruppi lavorino insieme; e la cultura organizzativa, che misura i valori e le convinzioni condivise all'interno del team.

La proposta risultante offre un elenco pratico di criteri, parametri e indicatori specifici che le organizzazioni possono utilizzare per controllare la propria salute. Ad esempio, sotto il criterio di "Leadership e responsabilità", il framework suggerisce di monitorare il numero di azioni e decisioni della leadership che riflettono il supporto al cambiamento, come la creazione di nuove politiche o l'allocazione di fondi specifici. Sotto "Cultura organizzativa", propone di misurare la percentuale di professionisti che dichiarano di utilizzare le evidenze e di essere aperti all'innovazione. Il framework include anche indicatori per la "Formazione e sviluppo delle competenze", chiedendo quale percentuale di personale abbia completato la formazione e si senta più sicura nell'uso delle evidenze, e per la "Formalizzazione delle azioni", che osserva la proporzione di nuovi documenti ufficiali che includono piani per l'uso delle evidenze.

Fondamentalmente, i ricercatori hanno progettato questo framework affinché fosse flessibile piuttosto che rigido. Non hanno prescritto un unico metodo per la raccolta di questi dati, riconoscendo che ogni organizzazione sanitaria opera in un contesto diverso. Un ospedale in una grande città potrebbe misurare il successo in modo diverso rispetto a una clinica rurale. Il framework è inteso come una matrice guida che i manager possono adattare alle proprie esigenze specifiche, aiutandoli a riflettere sui propri processi e a compiere aggiustamenti strategici. Gli autori sottolineano che questo non è una soluzione finale o perfetta, ma un punto di partenza. Essi dichiarano esplicitamente che il loro lavoro si basa sull'analisi di studi esistenti e che gli indicatori proposti non sono ancora stati testati nel mondo reale.

Lo studio conclude che l'istituzionalizzazione del processo decisionale informato dalle evidenze è un processo lento e complesso che dipende dai fattori sociali e culturali tanto quanto da quelli tecnici. Non basta semplicemente avere un database di ricerche; un'organizzazione deve costruire una cultura in cui l'uso di tali ricerche sia un valore condiviso e una routine standard. Offrendo questo framework strutturato ma adattabile, i ricercatori sperano di aiutare le organizzazioni sanitarie a passare da semplici controlli di prestazione verso un vero apprendimento organizzativo. Suggeriscono che sono necessari ulteriori lavori per testare questi indicatori in contesti diversi per vedere come funzionano nella pratica, ma il framework stesso fornisce una mappa necessaria per le organizzazioni che cercano di rendere il processo decisionale basato sulle evidenze una parte permanente della propria identità.