Developing an indicator framework for monitoring and evaluating the institutionalization of evidence informed policymaking in health organizations

In de complexe wereld van de volksgezondheid hangt het maken van de juiste keuzes vaak af van het hebben van de juiste informatie. Wanneer leiders beslissen hoe zij middelen toewijzen of nieuwe gezondheidsprogramma's ontwerpen, vertrouwen zij idealiter op de best beschikbare wetenschappelijke feiten in plaats van enkel op intuïtie of traditie. Deze praktijk staat bekend als evidence-informed policymaking (onderbouwde beleidsvorming). Het hebben van toegang tot goede data is echter niet voldoende; de echte uitdaging ligt in het maken van het gebruik van die data tot een permanent, automatisch onderdeel van de manier waarop een organisatie functioneert. Dit proces, genaamd institutionalisering, is als het omzetten van een speciale, incidentele gebeurtenis in een dagelijkse gewoonte. Het vereist dat de organisatie haar cultuur, haar regels en haar routines verandert, zodat het zoeken naar bewijs net zo natuurlijk wordt als ademhalen. Zonder deze diepgaande verandering zouden zelfs de beste wetenschappelijke bevindingen genegeerd kunnen worden of slechts eenmalig gebruikt worden, waardoor blijvende verbeteringen in de gezondheid uitblijven.

Een team onderzoekers van Hospital Sírio-Libanês in Brazilië zette zich af om een specifiek probleem op te lossen: hoe meet je of een organisatie succesvol deze verschuiving heeft doorgemaakt? Hoewel veel groepen hebben geprobeerd om evidence-based praktijken te implementeren, is er geen duidelijke, uniforme manier om vooruitgang te volgen of succes te evalueren. Bestaande methoden waren versnipperd en vertrouwden vaak op vage beschrijvingen in plaats van concrete maten. Om dit gat te vullen, voerden de onderzoekers een methodologische studie uit om een nieuw kader te bouwen—een gestructureerde set instrumenten en vragen—die gezondheidsorganisaties kunnen gebruiken om hun eigen reis naar het worden van een op bewijs gedreven organisatie te monitoren en te evalueren.

De onderzoekers begonnen door terug te kijken naar de bestaande wetenschappelijke literatuur, waarbij zij specifiek zes studies onderzochten die eerder hadden geprobeerd indicatoren voor dit soort werk te identificeren. Zij stelden vast dat de meeste huidige benaderingen zwaar leunden op kwalitatieve beschrijvingen, zoals het vragen aan mensen of zij zich zelfverzekerder voelen of of een proces beter leek te verlopen. Hoewel deze gevoelens belangrijk zijn, merkten de onderzoekers een gebrek op aan gestructureerde, samengestelde maten die duidelijk konden aantonen of een standaard was behaald. Zij observeerden dat het vakgebied zich nog in een verkennende fase bevond, waarbij het proces van het volgen van de voortgang vaak werd behandeld als hetzelfde als het proces van het evalueren, zonder duidelijk onderscheid te maken tussen het observeren van de voortgang en het beoordelen van de uiteindelijke resultaten.

Vanuit deze analyse synthetiseerde het team een nieuw kader dat is georganiseerd rond zes kerndimensies die een gezonde, evidence-based organisatie definiëren. Deze dimensies omvatten governance, wat de regels en autoriteitsstructuren beslaat; gestandaardiseerde processen, die ervoor zorgen dat het gebruik van bewijs routinematig gebeurt in plaats van bij toeval; leiderschap en betrokkenheid, wat kijkt naar de mate van steun die topfunctionarissen bieden; middelen, wat de beschikbare financiën, tijd en vaardigheden onderzoekt; partnerschappen, die focussen op hoe verschillende groepen samenwerken; en organisatiecultuur, die de gedeelde waarden en overtuigingen binnen het team meet.

Het resulterende voorstel biedt een praktische lijst van criteria, parameters en specifieke indicatoren die organisaties kunnen gebruiken om hun eigen gezondheid te controleren. Onder het criterium "Leiderschap en verantwoording" suggereert het kader bijvoorbeeld het bijhouden van het aantal acties en besluiten van leiderschap die steun voor verandering weerspiegelen, zoals het creëren van nieuw beleid of het toewijzen van specifieke fondsen. Onder "Organisatiecultuur" stelt het voor om het percentage professionals te meten die rapporteren bewijs te gebruiken en open te staan voor innovatie. Het kader bevat ook indicatoren voor "Training en competentieontwikkeling", waarbij wordt gevraagd welk percentage van het personeel trainingen heeft voltooid en zich zelfverzekerder voelt in het gebruik van bewijs, en "Formalisering van acties", die kijkt naar het aandeel van nieuwe officiële documenten waarin plannen voor het gebruik van bewijs zijn opgenomen.

Cruciaal is dat de onderzoekers dit kader hebben ontworpen om flexibel te zijn in plaats van rigide. Zij schreven geen enkele methode voor hoe deze gegevens verzameld moeten worden, in erkenning van het feit dat elke gezondheidsorganisatie in een andere context opereert. Een ziekenhuis in een grote stad kan succes anders meten dan een rurale kliniek. Het kader is bedoeld als een leidende matrix die managers kunnen aanpassen aan hun specifieke behoeften, om hen te helpen reflecteren op hun eigen processen en strategische aanpassingen te doen. De auteurs benadrukken dat dit geen definitieve, perfecte oplossing is, maar een startpunt. Zij verklaren expliciet dat hun werk gebaseerd is op de analyse van bestaande studies en dat de voorgestelde indicatoren nog niet in de echte wereld zijn getest.

De studie concludeert dat het institutionaliseren van onderbouwde beleidsvorming een traag, complex proces is dat net zozeer afhangt van sociale en culturele factoren als van technische factoren. Het is niet genoeg om simpelweg een database van onderzoek te hebben; een organisatie moet een cultuur opbouwen waarin het gebruik van dat onderzoek een gedeelde waarde en een standaard routine is. Door dit gestructureerde maar aanpasbare kader aan te bieden, hopen de onderzoekers gezondheidsorganisaties te helpen verder te gaan dan eenvoudige prestatiecontroles en toe te bewegen naar werkelijke organisatorische leerprocessen. Zij suggereren dat toekomstig werk nodig is om deze indicatoren in diverse omgevingen te testen om te zien hoe goed ze in de praktijk werken, maar het kader zelf biedt een broodnodige kaart voor organisaties die proberen van evidence-based besluitvorming een permanent onderdeel van hun identiteit te maken.