Turnaround time in diagnostics, analysing delays and strategic improvements in a tertiary care hospital

Nel moderno ospedale, un laboratorio clinico funge da silenziosa sala macchine dell'assistenza medica. Mentre i medici esaminano i pazienti e gli infermieri somministrano i trattamenti, un'ampia gamma di lavoro invisibile avviene dietro le quinte per confermare le diagnosi e guidare i piani terapeutici. Si stima che la maggior parte delle decisioni mediche critiche dipenda dai risultati generati in questi laboratori. Tuttavia, l'accuratezza del risultato di un test è solo metà della storia; la velocità con cui quel risultato raggiunge il medico è altrettanto vitale. Se un test richiede troppo tempo, una diagnosi potrebbe essere ritardata, la permanenza di un paziente in ospedale potrebbe prolungarsi e il costo delle cure potrebbe aumentare. Per misurare questa velocità, gli scienziati utilizzano un concetto chiamato tempo di risposta (turnaround time). Questo è semplicemente l'orologio che parte quando un campione viene prelevato da un paziente e si ferma quando il rapporto finale è approvato ed è pronto per essere letto da un medico. L'intero processo è suddiviso in tre capitoli distinti: il tempo prima che il test inizi, il tempo in cui la macchina sta effettivamente eseguendo il test, e il tempo dopo che il test è terminato mentre i risultati vengono controllati e inviati.

Ricercatori di un grande ospedale multispecialistico di Nuova Delhi hanno deciso di esaminare da vicino questo orologio per vedere dove venisse effettivamente trascorso il tempo. Si sono concentrati su due tipi comuni di esami del sangue: uno che controlla l'equilibrio chimico del corpo, come la funzione epatica e renale, e un altro che conta i diversi tipi di cellule nel sangue. Il team ha raccolto dati da migliaia di cartelle cliniche in un periodo di tre mesi, osservando specificamente i timestamp digitali registrati dal sistema informatico dell'ospedale. Volevano sapere non solo quanto tempo durasse l'intero processo, ma quale parte specifica del flusso di lavoro stesse causando i maggiori ritardi. Hanno anche chiesto ai pazienti in attesa nell'area ambulatoriale e al personale ospedaliero che lavora nei reparti quali fossero gli ostacoli pratici che affrontavano ogni giorno.

Lo studio ha rivelato che il tempo totale dal prelievo di un campione di sangue fino ad avere un rapporto validato pronto era, in media, poco più di due ore e diciotto minuti. Quando i ricercatori hanno suddiviso questo tempo, hanno trovato una distribuzione sorprendente. La fase in cui la macchina analizza effettivamente il sangue, che molti potrebbero presumere sia la parte più lenta, rappresentava la quota maggiore del tempo, occupando più della metà della durata totale. Il tempo trascorso prima che il campione raggiungesse la macchina e il tempo trascorso dopo che il test era terminato costituivano il resto. Tuttavia, i dati hanno mostrato che, mentre la macchina faceva il suo lavoro, i veri colli di bottiglia stavano avvenendo altrove. Nel reparto ambulatoriale, dove i pazienti si recano per controlli, i maggiori ritardi non erano causati dall'attrezzatura di laboratorio stessa. Al contrario, i pazienti hanno riferito che le lunghe attese erano causate da problemi di pagamento, dalla mancanza di personale per il prelievo dei campioni e da indicazioni confuse che portavano loro nelle aree sbagliate. Molti pazienti hanno anche notato che non c'erano abbastanza persone ai banchi della fatturazione, creando lunghe file prima ancora che potessero sottoporsi al prelievo del sangue.

Per i pazienti ricoverati in ospedale, la storia era leggermente diversa ma puntava comunque verso attriti amministrativi e logistici piuttosto che verso la scienza del test. Il personale ha riferito che i ritardi più significativi si verificavano quando i campioni dovevano essere fisicamente spostati dal reparto del paziente al laboratorio. Questa fase di trasporto era una fonte importante di ritardo, spesso aggravata dal tempo necessario per inserire manualmente i risultati della macchina nel sistema informatico dell'ospedale. I ricercatori hanno scoperto che il tempo impiegato per spostare un campione da un reparto al laboratorio era significativamente collegato ai ritardi, con gli infermieri che segnalavano questo problema più frequentemente rispetto ai medici. Inoltre, lo studio ha evidenziato che, anche quando le macchine funzionavano perfettamente, il tempo necessario per validare e approvare i risultati aggiungeva un ulteriore livello di attesa.

I ricercatori hanno confrontato le loro scoperte con gli obiettivi standard su quanto velocemente dovrebbero essere completati questi test. Hanno scoperto che, sebbene le macchine fossero abbastanza veloci da rispettare i target per i test chimici in circa due terzi dei casi, non riuscivano a raggiungere tali obiettivi per i conteggi delle cellule del sangue in quasi quattro casi su cinque. Più importante ancora, guardando al tempo totale dall'inizio alla fine, pochissimi test soddisfacevano gli obiettivi di velocità ideali. Ciò suggeriva che il problema non fosse la velocità dell'analisi in sé, ma i passaggi che la circondavano. Lo studio ha concluso che, per migliorare la velocità delle cure, gli ospedali devono guardare oltre l'attrezzatura di laboratorio. La strada verso risultati più rapidi passa per la risoluzione del flusso di persone e documenti: garantire che ci sia personale sufficiente per gestire la fatturazione e la raccolta dei campioni, creare segnaletica chiara per guidare i pazienti e stabilire un sistema affidabile per trasportare i campioni dai reparti al laboratorio senza ritardi. Sistemando queste pieghe amministrative e logistiche, l'intero sistema può muoversi più velocemente, fornendo risposte a medici e pazienti in tempi più brevi.