Turnaround time in diagnostics, analysing delays and strategic improvements in a tertiary care hospital

Dans l'hôpital moderne, un laboratoire de clinique fait office de salle des machines silencieuse des soins médicaux. Tandis que les médecins examinent les patients et que les infirmiers administrent les traitements, un vaste éventail de travail invisible se déroule en coulisses pour confirmer les diagnostics et guider les protocoles de traitement. On estime qu'une majorité de décisions médicales critiques reposent sur les résultats générés dans ces laboratoires. Cependant, l'exactitude du résultat d'un test n'est que la moitié de l'histoire ; la rapidité avec laquelle ce résultat parvient au médecin est tout aussi vitale. Si un test prend trop de temps, un diagnostic peut être retardé, le séjour d'un patient à l'hôpital pourrait être prolongé et le coût des soins pourrait augmenter. Pour mesurer cette vitesse, les scientifiques utilisent un concept appelé délai d'exécution (turnaround time). Il s'agit simplement de l'horloge qui démarre lorsqu'un échantillon est prélevé sur un patient et s'arrête lorsque le rapport final est approuvé et prêt à être lu par un médecin. Tout ce processus est décomposé en trois chapitres distincts : le temps avant le début du test, le temps pendant lequel la machine exécute réellement le test, et le temps après la fin du test pendant que les résultats sont vérifiés et envoyés.

Des chercheurs d'un grand hôpital multispécialisé de New Delhi ont décidé d'examiner de près cette horloge pour voir où le temps était réellement passé. Ils se sont concentrés sur deux types courants de tests sanguins : un qui vérifie l'équilibre chimique du corps, tel que la fonction hépatique et rénale, et un autre qui compte les différents types de cellules dans le sang. L'équipe a recueilli des données provenant de milliers de dossiers de patients sur une période de trois mois, en se concentant spécement sur les horodatages numériques enregistrés par le système informatique de l'hôpital. Ils voulaient savoir non seulement combien de temps le processus total prenait, mais aussi quelle partie spécifique du flux de travail causait le plus de retards. Ils ont également interrogé les patients attendant dans la zone de consultation externe et le personnel hospitalier travaillant dans les services.

L'étude a révélé que le temps total entre le prélèvement d'un échantillon de sang et l'obtention d'un rapport validé était, en moyenne, de peu plus de deux heures et dix-huit minutes. Lorsque les chercheurs ont décomposé ce temps, ils ont trouvé une distribution surprenante. La phase où la machine analysait réellement le sang, ce qui pourrait faire supposer qu'il s'agit de la partie la plus lente, représentait la plus grande part du temps, occupant plus de la moitié de la durée totale. Le temps passé avant que l'échantillon n'atteigne la machine et le temps passé après la fin du test constituaient le reste. Cependant, les données ont montré que, pendant que la machine faisait son travail, les véritables goulots d'étranglement se produisaient ailleurs. Dans le service de consultation externe, où les patients viennent pour des contrôles, les retards les plus importants n'étaient pas causés par l'équipement de laboratoire lui-même. Au lieu de cela, les patients ont rapporté que les longues attentes étaient causées par des problèmes de paiement, un manque de personnel pour prélever les échantillons et des indications confuses qui les menaient vers les mauvaises zones. De nombreux patients ont également noté qu'il n'y avait pas assez de personnes travaillant aux guichets de facturation, créant de longues files d'attente avant même qu'ils ne puissent effectuer leur prise de sang.

Pour les patients séjournant à l'hôpital, l'histoire était légèrement différente mais pointait toujours vers des frictions administratives et logistiques plutôt que vers la science du test. Le personnel a rapporté que les retards les plus importants se produisaient lorsque les échantillons devaient être physément déplacés du service du patient vers le laboratoire. Cette étape de transport était une source majeure de retard, souvent aggravée par le temps nécessaire pour saisir manuellement les résultats de la machine dans le système informatique de l'hôpital. Les chercheurs ont constaté que le temps nécessaire pour déplacer un échantillon d'un service vers le laboratoire était significativement lié aux retards, les infirmiers signalant ce problème plus fréquemment que les médecins. De plus, l'étude a souligné que même lorsque les machines fonctionnaient parfaitement, le temps nécessaire pour valider et approuver les résultats ajoutait une couche d'attente supplémentaire.

Les chercheurs ont comparé leurs conclusions aux objectifs standards de rapidité pour ces tests. Ils ont constaté que, bien que les machines soient assez rapides pour atteindre les cibles pour les tests chimiques dans environ deux tiers des cas, elles échouaient pour les numérations de cellules sanguines dans près de quatre cas sur cinq. Plus important encore, en examinant le temps total du début à la fin, très peu de tests atteignaient les objectifs de vitesse idéaux. Cela suggérait que le problème n'était pas la vitesse de l'analyse elle-même, mais les étapes qui l'entourent. L'étude a conclu que pour améliorer la rapidité des soins, les hôpitaux doivent regarder au-delà de l'équipement de laboratoire. Le chemin vers des résultats plus rapides réside dans la correction du flux des personnes et de la paperasse : assurer qu'il y ait suffisamment de personnel pour gérer la facturation et la collecte d'échantillons, créer une signalisation claire pour guider les patients, et établir un système fiable pour transporter les échantillons des services vers le laboratoire sans délai. En lissant ces imperfections administratives et logistiques, l'ensemble du système peut s'accélérer, apportant des réponses aux médecins et aux patients plus tôt.