Turnaround time in diagnostics, analysing delays and strategic improvements in a tertiary care hospital

Im modernen Krankenhaus fungiert ein klinisches Labor als der stille Maschinenraum der medizinischen Versorgung. Während Ärzte Patienten untersuchen und Pflegekräfte Behandlungen verabreichen, findet im Hintergrund eine enorme Menge an unsichtbarer Arbeit statt, um Diagnosen zu bestätigen und Behandlungspläne zu leiten. Es wird geschätzt, dass die Mehrheit der kritischen medizinischen Entscheidungen auf den in diesen Laboren erzeugten Ergebnissen basiert. Die Genauigkeit eines Testergebnisses ist jedoch nur die halbe Wahrheit; die Geschwindigkeit, mit der dieses Ergebnis den Arzt erreicht, ist ebenso entscheidend. Wenn ein Test zu lange dauert, kann sich eine Diagnose verzögern, der Aufenthalt eines Patienten im Krankenhaus verlängert sich und die Kosten der Versorgung könnten steigen. Um diese Geschwindigkeit zu messen, verwenden Wissenschaftler ein Konzept namens Turnaround-Zeit (Durchlaufzeit). Dies ist schlichtweg die Uhr, die beginnt, wenn eine Probe von einem Patienten entnommen wird, und die stoppt, wenn der endgültige Bericht genehmigt und für einen Arzt lesbar ist. Dieser gesamte Prozess wird in drei verschiedene Kapitel unterteilt: die Zeit vor Beginn des Tests, die Zeit, in der die Maschine den Test tatsächlich durchführt, und die Zeit nach Abschluss des Tests, während die Ergebnisse überprüft und versendet werden.

Forscher eines großen, multidisziplinären Krankenhauses in Neu-Delhi beschlossen, genau auf diese Uhr zu blicken, um zu sehen, wo die Zeit tatsächlich aufgewendet wurde. Sie konzentrierten sich auf zwei gängige Arten von Bluttests: einen, der das chemische Gleichgewicht des Körpers prüft, wie etwa die Leber- und Nierenfunktion, und einen anderen, der die verschiedenen Zelltypen im Blut zählt. Das Team sammelte Daten aus Tausenden von Patientenakten über einen Zeitraum von drei Monaten und betrachtete dabei speziell die digitalen Zeitstempel, die vom Computersystem des Krankenhauses aufgezeichnet wurden. Sie wollten nicht nur wissen, wie lange der gesamte Prozess dauerte, sondern welcher spezifische Teil des Arbeitsablaufs die meisten Verzögerungen verursachte. Sie befragten auch Patienten, die im ambulanten Bereich warteten, sowie das im Krankenhaus arbeitende Personal in den Stationen über die praktischen Hürden, mit denen sie jeden Tag konfrontiert waren.

Die Studie ergab, dass die Gesamtzeit von der Entnahme einer Blutprobe bis zum Vorliegen eines validierten Berichts im Durchschnitt etwas mehr als zwei Stunden und achtzehn Minuten betrug. Als die Forscher diese Zeit aufbrachen, fanden sie eine überraschende Verteilung. Die Phase, in der die Maschine das Blut tatsächlich analysierte – was viele vielleicht als den langsamsten Teil annehmen würden –, nahm den größten Anteil der Zeit in Anspruch und machte mehr als die Hälfte der Gesamtdauer aus. Die Zeit, die vor dem Erreichen der Maschine verging, und die Zeit nach Abschluss des Tests machten den Rest aus. Die Daten zeigten jedoch, dass, während die Maschine ihre Arbeit verrichtete, die eigentlichen Engpässe an anderer Stelle auftraten. In der Ambulanz, wo Patienten zu Kontrolluntersuchungen kommen, wurden die größten Verzögerungen nicht durch die Laborgeräte selbst verursacht. Stattdessen berichteten Patienten, dass lange Wartezeiten durch Zahlungsprobleme, einen Mangel an Personal zur Probenentnahme und verwirrende Wegbeschreibungen, die sie in die falschen Bereiche führten, verursacht wurden. Viele Patienten merkten zudem an, dass es nicht genügend Personal an den Abrechnungsstellen gab, was lange Warteschlangen erzeugte, noch bevor sie überhaupt Blut abnehmen lassen konnten.

Für Patienten, die im Krankenhaus liegen, war die Geschichte etwas anders, deutete aber dennoch eher auf administrative und logistische Reibungsverluste als auf die Wissenschaft des Tests hin. Das Personal berichtete, dass die signifikantesten Verzögerungen auftraten, wenn Proben physisch von der Station des Patienten zum Labor transportiert werden mussten. Dieser Transportschritt war eine große Quelle der Verzögerung, die oft durch die Zeit zusätzlich verschärft wurde, die für die manuelle Eingabe der Ergebnisse aus der Maschine in das Computersystem des Krankenhauses benötigt wurde. Die Forscher fanden heraus, dass die Zeit, die für den Transport einer Probe von der Station zum Labor benötigt wurde, signifikant mit Verzögerungen verknüpft war, wobei das Pflegepersonal dieses Problem häufiger meldete als die Ärzte. Darüber hinaus hob die Studie hervor, dass selbst wenn die Maschinen perfekt arbeiteten, die Zeit für die Validierung und Genehmigung der Ergebnisse eine weitere Warteebene hinzufügte.

Die Forscher verglichen ihre Ergebnisse mit den Standardzielen dafür, wie schnell diese Tests abgeschlossen sein sollten. Sie fanden heraus, dass die Maschinen zwar in etwa zwei Dritteln der Fälle schnell genug waren, um die Zielvorgaben für die chemischen Tests zu erfüllen, bei den Blutzellzählungen jedoch in fast vier von fünf Fällen hinter den Erwartungen zurückblieben. Wichtiger noch: Beim Blick auf die Gesamtzeit vom Anfang bis zum Ende erfüllten sehr wenige Tests die idealen Geschwindigkeitziele. Dies deutete darauf hin, dass das Problem nicht die Geschwindigkeit der Analyse selbst war, sondern die Schritte drumherum. Die Studie kam zu dem Schluss, dass Krankenhäuser, um die Geschwindigkeit der Versorgung zu verbessern, über die Laborequipment hinausblicken müssen. Der Weg zu schnelleren Ergebnissen liegt in der Optimierung des Ablaufs von Menschen und Papieren: Sicherstellung, dass genügend Personal für die Abrechnung und Probenentnahme vorhanden ist, Schaffung klarer Beschilderungen zur Orientierung der Patienten und die Etablierung eines zuverlässigen Systems, um Proben ohne Verzögerung von den Stationen zum Labor zu transportieren. Indem man diese administrativen und logistischen Falten glättet, kann sich das gesamte System schneller bewegen und Ärzten sowie Patienten früher Antworten liefern.