Turnaround time in diagnostics, analysing delays and strategic improvements in a tertiary care hospital

En el hospital moderno, un laboratorio clínico actúa como la silenciosa sala de máquinas de la atención médica. Mientras los médicos examinan a los pacientes y las enfermeras administran tratamientos, una vasta gama de trabajo invisible ocurre tras bambalinas para confirmar diagnósticos y guiar planes de tratamiento. Se estima que la mayoría de las decisiones médicas críticas dependen de los resultados generados en estos laboratorios. Sin embargo, la exactitud de un resultado de una prueba es solo la mitad de la historia; la velocidad con la que ese resultado llega al médico es igualmente vital. Si una prueba tarda demasiado, un diagnóstico podría retrasarse, la estancia de un paciente en el hospital podría prolongarse y el costo de la atención podría aumentar. Para medir esta velocidad, los científicos utilizan un concepto llamado tiempo de respuesta (turnaround time). Esto es simplemente el reloj que se pone en marcha cuando se toma una muestra de un paciente y se detiene cuando el informe final es aprobado y está listo para que un médico lo lea. Todo este proceso se divide en tres capítulos distintos: el tiempo antes de que comience la prueba, el tiempo en que la máquina está realmente ejecutando la prueba y el tiempo después de que la prueba ha terminado mientras los resultados son revisados y enviados.

Investigadores de un gran hospital multispecialidad en Nueva Delhi decidieron observar de cerca este reloj para ver dónde se estaba gastando realmente el tiempo. Se centraron en dos tipos comunes de análisis de sangre: uno que comprueba el equilibrio químico del cuerpo, como la función hepática y renal, y otro que cuenta los diferentes tipos de células en la sangre. El equipo recopiló datos de miles de registros de pacientes durante un periodo de tres meses, observando específicamente las marcas de tiempo digitales registradas por el sistema informático del hospital. Querían saber no solo cuánto tiempo tomó el proceso total, sino qué parte específica del flujo de trabajo estaba causando la mayoría de los retrasos. También preguntaron a los pacientes que esperaban en el área ambulatoria y al personal del hospital que trabajaba en las salas sobre los obstáculos prácticos que enfrentaban cada día.

El estudio reveló que el tiempo total desde la toma de una muestra de sangre hasta tener un informe validado listo fue, en promedio, de poco más de dos horas y dieciocho minutos. Cuando los investigadores desglosaron este tiempo, encontraron una distribución sorprendente. La fase en la que la máquina realmente analizaba la sangre, que muchos podrían asumir es la parte más lenta, representó la mayor parte del tiempo total, ocupando más de la mitad de la duración total. El tiempo dedicado antes de que la muestra llegara a la máquina y el tiempo después de que la prueba terminó conformaron el resto. Sin embargo, los datos mostraron que, mientras la máquina hacía su trabajo, los verdaderos cuellos de botella estaban ocurriendo en otros lugares. En el departamento de consulta externa, donde los pacientes acuden para chequeos, los mayores retrasos no fueron causados por el equipo de laboratorio en sí. En su lugar, los pacientes informaron que las largas esperas fueron causadas por problemas de pago, falta de personal para recolectar muestras y direcciones confusas que los llevaron a áreas equivocadas. Muchos pacientes también señalaron que no había suficientes personas trabajando en los mostradores de facturación, creando largas filas antes de que pudieran siquiera extraerse la sangre.

Para los pacientes que permanecían en el hospital, la historia era ligeramente diferente pero seguía apuntando a la fricción administrativa y logística en lugar de a la ciencia de la prueba. El personal informó que los retrasos más significativos ocurrían cuando las muestras tenían que ser trasladadas físicamente desde la sala del paciente hacia el laboratorio. Este paso de transporte fue una fuente importante de retraso, a menudo agravada por el tiempo que tomaba ingresar manualmente los resultados de la máquina al sistema informático del hospital. Los investigadores encontraron que el tiempo que tomaba mover una muestra de una sala a un laboratorio estaba significamente vinculado a los retrasos, con las enfermeras reportando este problema con más frecuencia que los médicos. Además, el estudio destacó que incluso cuando las máquinas funcionaban perfectamente, el tiempo que tomaba validar y aprobar los resultados añadía otra capa de espera.

Los investigadores compararon sus hallazgos contra los objetivos estándar de qué tan rápido deberían completarse estas pruebas. Encontraron que, si bien las máquinas eran lo suficientemente rápidas para cumplir con los objetivos para las pruebas químicas en aproximadamente dos tercios de los casos, no alcanzaron la meta para los recuentos de células sanguíneas en casi cuatro de cada cinco casos. Más importante aún, al observar el tiempo total desde el inicio hasta el final, muy pocas pruebas cumplieron con los objetivos de velocidad ideales. Esto sugirió que el problema no era la velocidad del análisis en sí, sino los pasos que lo rodeaban. El estudio concluyó que para mejorar la velocidad de la atención, los hospitales deben mirar más allá del equipo de laboratorio. El camino hacia resultados más rápidos reside en arreglar el flujo de personas y papeleo: asegurar que haya suficiente personal para manejar la facturación y la recolección de muestras, crear señales claras para guiar a los pacientes y establecer un sistema confiable para transportar muestras desde las salas al laboratorio sin demora. Al suavizar estos pliegues administrativos y logísticos, todo el sistema puede moverse más rápido, entregando respuestas a médicos y pacientes más pronto.