Turnaround time in diagnostics, analysing delays and strategic improvements in a tertiary care hospital

No hospital moderno, um laboratório clínico atua como a sala de máquinas silenciosa do cuidado médico. Enquanto médicos examinam pacientes e enfermeiros administram tratamentos, uma vasta gama de trabalho invisível acontece nos bastidores para confirmar diagnósticos e orientar planos de tratamento. Estima-se que a maioria das decisões médicas críticas dependa dos resultados gerados nesses laboratórios. No entanto, a precisão de um resultado de teste é apenas metade da história; a velocidade com que esse resultado chega ao médico é igualmente vital. Se um teste demora demais, um diagnóstico pode ser atrasado, a permanência de um paciente no hospital pode ser estendida e o custo do cuidado pode aumentar. Para medir essa velocidade, os cientistas usam um conceito chamado tempo de resposta (turnaround time). Este é simplesmente o relógio que começa quando uma amostra é coletada de um paciente e para quando o relatório final é aprovado e está pronto para um médico ler. Todo esse processo é dividido em três capítulos distintos: o tempo antes do teste começar, o tempo em que a máquina está realmente executando o teste e o tempo após o teste ser finalizado enquanto os resultados são verificados e enviados.

Pesquisadores de um grande hospital multiespecializado em Nova Délhi decidiram olhar de perto para esse relógio para ver onde o tempo estava sendo realmente gasto. Eles se concentraram em dois tipos comuns de exames de sangue: um que verifica o equilíbrio químico do corpo, como a função hepática e renal, e outro que conta os diferentes tipos de células no sangue. A equipe reuniu dados de milhares de registros de pacientes ao longo de um período de três meses, observando especificamente os registros de data e hora digitais registrados pelo sistema de computador do hospital. Eles queriam saber não apenas quanto tempo o processo total levou, mas qual parte específica do fluxo de trabalho estava causando os maiores atrasos. Eles também perguntaram aos pacientes que aguardavam na área ambulatorial e aos funcionários do hospital que trabalhavam nas enfermarias sobre os obstáculos práticos que enfrentavam diariamente.

O estudo revelou que o tempo total desde a coleta de uma amostra de sangue até ter um relatório validado pronto foi, em média, pouco mais de duas horas e dezoito minutos. Quando os pesquisadores decompuseram esse tempo, encontraram uma distribuição surpreendente. A fase em que a máquina realmente analisava o sangue, que muitos poderiam assumir ser a parte mais lenta, representou a maior parcela do tempo, ocupando mais da metade da duração total. O tempo gasto antes da amostra chegar à máquina e o tempo após o teste ser finalizado compunham o restante. No entanto, os dados mostraram que, enquanto a máquina fazia seu trabalho, os verdadeiros gargalos estavam acontecendo em outros lugares. No departamento ambulatorial, onde os pacientes visitam para consultas, os maiores atrasos não foram causados pelos equipamentos de laboratório em si. Em vez disso, os pacientes relataram que as longas esperas foram causadas por problemas de pagamento, falta de pessoal para coletar amostras e direções confusas que os levaram às áreas erradas. Muitos pacientes também notaram que não havia pessoas suficientes nos guichês de faturamento, criando longas filas antes mesmo de poderem realizar a coleta de sangue.

Para os pacientes que permaneciam no hospital, a história era ligeiramente diferente, mas ainda apontava para fricções administrativas e logísticas em vez da ciência do teste. A equipe relatou que os atrasos mais significativos ocorriam quando as amostras tinham que ser fisicamente movidas da enfermaria do paciente para o laboratório. Esta etapa de transporte era uma grande fonte de atraso, muitas vezes agravada pelo tempo necessário para inserir manualmente os resultados da máquina no sistema de computador do hospital. Os pesquisadores descobriram que o tempo para mover uma amostra da enfermaria para o laboratório estava significivelmente ligado aos atrasos, com os enfermeiros relatando este problema com mais frequência do que os médicos. Além disso, o estudo destacou que, mesmo quando as máquinas funcionavam perfeitamente, o tempo para validar e aprovar os resultados adicionava outra camada de espera.

Os pesquisadores compararam suas descobertas com metas padrão de quão rápido esses testes deveriam ser concluídos. Eles descobriram que, embora as máquinas fossem rápidas o suficiente para atingir as metas para os testes químicos em cerca de dois terços dos casos, elas ficavam aquém para as contagens de células sanguíneas em quase quatro de cada cinco casos. Mais importante, ao observar o tempo total do início ao fim, muito poucos testes atingiram as metas de velocidade ideais. Isso sugeriu que o problema não era a velocidade da análise em si, mas as etapas ao redor dela. O estudo conclziu que, para melhorar a velocidade do atendimento, os hospitais precisam olhar além dos equipamentos de laboratório. O caminho para resultados mais rápidos reside em consertar o fluxo de pessoas e papelada: garantindo que haja pessoal suficiente para lidar com faturamento e coleta de amostras, criando sinalizações claras para guiar os pacientes e estabelecendo um sistema confiável para transportar amostras das enfermarias para o laboratório sem demora. Ao suavizar essas rugosidades administrativas e logísticas, todo o sistema pode se mover mais rápido, entregando respostas a médicos e pacientes mais cedo.