Evaluating Usability and Functionality of an Open-Source Electronic Medical Record System in a Tertiary Teaching Hospital in Ethiopia: A Cross-Sectional Survey

Nel moderno ospedale, la storia di un paziente non è più scritta solo con l'inchiostro sulla carta. Al contrario, vive in un sistema digitale noto come cartella clinica elettronica. Questo software funge da hub centrale, conservando tutto, dalla storia del paziente ai risultati di laboratorio, fino ai farmaci che sta assumendo. La promessa di questi sistemi è quella di rendere l'assistenza sanitaria più veloce, sicura e accurata, consentendo a medici e infermieri di accedere istantaneamente alle informazioni critiche. Tuttavia, un programma informatico è buono quanto le persone che devono usarlo ogni giorno. Se il software è confusionario, lento o difficile da navigare, può diventare una barriera piuttosto che un aiuto, rallentando le cure e frustrando proprio il personale destinato a salvare vite. Ciò è particolarmente vero in luoghi dove risorse come l'elettricità e una connessione internet veloce non sono sempre garantite.

Uno studio recente condotto presso lo St. Paul's Hospital Millennium Medical College ad Addis Abeba, Etiopia, ha esaminato da vicino come un nuovo sistema di cartelle cliniche open-source stesse funzionando durante i suoi primi giorni. I ricercatori volevano sapere se il sistema stesse effettivamente aiutando i medici, gli specializzandi e gli infermieri che lo utilizzavano, o se stesse creando nuovi problemi. Hanno intervistato ottanta sei operatori sanitari nel dipartimento di medicina interna dell'ospedale, chiedendo loro riguardo alle loro esperienze quotidiane con il software. L'obiettivo era ascoltare le persone in prima linea per scoprire cosa funzionasse, cosa fosse rotto e come il sistema potesse essere migliorato per servire meglio i pazienti.

I risultati hanno mostrato che il sistema era diventato una parte vitale della vita ospedaliera quotidiana. Quasi tutti i membri del personale che hanno risposto al sondaggio utilizzavano il sistema informatico ogni singolo giorno, e la maggior parte di loro lo apriva più volte solo per portare a termine i propri turni. Questo alto livello di utilizzo suggerisce che l'ospedale si fosse allontanato con successo dalle cartelle cartacee e che il personale si affidasse al sistema digitale per svolgere il proprio lavoro. Tuttavia, nonostante questa forte dipendenza, l'esperienza di utilizzo del sistema era spesso difficile. Un numero significativo di utenti ha trovato difficile navigare nel software o trovare le informazioni specifiche di cui aveva bisogno quando ne aveva bisogno. Per esempio, un operatore su cinque ha dichiarato di aver avuto difficoltà a individuare i dettagli necessari del paziente, e quasi il quaranta per cento non era soddisfatto della lentezza del sistema.

Le sfide non venivano avvertite allo stesso modo da tutti. I medici e gli studenti di medicina hanno riportato significativamente più problemi rispetto agli infermieri. Mentre gli infermieri trovavano generalmente il sistema più facile da gestire, i medici affrontavano ostacoli tecnici più frequenti, come il blocco del software o il mancato caricamento delle immagini. Infatti, più di otto medici su dieci hanno dichiarato di aver incontrato problemi tecnici durante l'uso del sistema, rispetto a meno della metà del personale infermieristico. I medici ritenevano anche che il sistema non supportasse il loro specifico modo di lavorare altrettanto bene di quanto gli infermieri sentissero che supportasse il loro. Trovavano particolarmente difficile esaminare le immagini mediche o scrivere note cliniche, che sono parti essenziali della loro routine quotidiana.

Un altro problema importante era l'addestramento ricevuto dal personale prima di iniziare a utilizzare il sistema. Sebbene quasi tutti avessero partecipato a una sessione di formazione, pochissimi ritenevano che l'istruzione fosse eccellente o anche solo buona. Solo circa un terzo dei rispondenti ha valutato la formazione come di alta qualità. Ciò suggerisce che il personale sia stato spesso lasciato a comprendere software complessi da solo, senza una guida sufficiente su come utilizzarlo efficacemente. I commenti aperti del sondaggio hanno delineato un quadro chiaro di ciò che era necessario: connessioni internet più veloci, più computer e un software che includesse caratteristiche di cui il personale avesse realmente bisogno, come moduli specifici per l'invio di pazienti e modi migliori per organizzare i dati dei pazienti.

Lo studio conclude che installare semplicemente un nuovo sistema informatico non è sufficiente per trasformare l'assistità sanitaria. Anche quando il personale utilizza il sistema ogni giorno, lacune significative nell'usabilità e nel supporto tecnico possono minarne il valore. I ricercatori hanno scoperto che, affinché il sistema abbia davvero successo, deve essere riprogettato tenendo conto delle esigenze specifiche di medici e infermieri. Ciò include la risoluzione dei problemi di connessione internet lenta, la fornitura di hardware migliore e l'offerta di una formazione che si adatti ai diversi ruoli del personale. Senza questi cambiamenti, gli strumenti digitali destinati a migliorare l'assistenza ai pazienti potrebbero continuare a causare frustrazione piuttosto che sollievo. La strada da seguire richiede di ascoltare le persone che usano il sistema ogni giorno e di apportare aggiustamenti che si adattino al loro flusso di lavoro reale.