Evaluating Usability and Functionality of an Open-Source Electronic Medical Record System in a Tertiary Teaching Hospital in Ethiopia: A Cross-Sectional Survey

En el hospital moderno, la historia de un paciente ya no se escribe únicamente con tinta sobre papel. En su lugar, vive en un sistema digital conocido como registro médico electrónico. Este software actúa como un núcleo central, almacenando todo, desde el historial de un paciente y los resultados de laboratorio hasta los medicamentos que está tomando. La promesa de estos sistemas es hacer que la atención médica sea más rápida, segura y precisa al permitir que los médicos y enfermeros accedan a información crítica de forma instantánea. Sin embargo, un programa informático es tan bueno como las personas que tienen que usarlo cada día. Si el software es confuso, lento o difícil de navegar, puede convertirse en una barrera en lugar de una ayuda, retrasando la atención y frustrando al mismo personal destinado a salvar vidas. Esto es especialmente cierto en lugares donde recursos como la electricidad y el internet rápido no siempre están garantizados.

Un estudio reciente realizado en el Hospital St. Paul's Millennium Medical College en Addis Abeba, Etiopía, analizó de cerca cómo estaba funcionando un nuevo sistema de registro médico de código abierto durante sus primeros días. Los investigadores querían saber si el sistema realmente estaba ayudando a los médicos, internos y enfermeros que lo utilizaban, o si estaba creando nuevos problemas. Encuestaron a ochenta y seis trabajadores de la salud en el departamento de medicina interna del hospital, preguntándoles sobre sus experiencias diarias con el software. El objetivo era escuchar a las personas en la primera línea para descubrir qué estaba funcionando, qué estaba roto y cómo se podía mejorar el sistema para servir mejor a los pacientes.

Los resultados mostraron que el sistema se había convertido en una parte vital de la vida diaria del hospital. Casi todos los miembros del personal que respondieron la encuesta utilizaban el sistema informático cada uno de los días, y la mayoría de ellos lo abrían múltiples veces solo para completar sus turnos. Este alto nivel de uso sugiere que el hospital había abandonado con éxito los registros en papel y que el personal dependía del sistema digital para realizar sus trabajos. Sin embargo, a pesar de esta fuerte dependencia, la experiencia de usar el sistema era a menudo difícil. Un número significativo de usuarios encontró difícil navegar por el software o encontrar la información específica que necesitaban cuando la necesitaban. Por ejemplo, uno de cada cinco miembros del personal dijo que tenía dificultades para localizar detalles necesarios del paciente, y casi el cuarenta por ciento estaba descontento con lo lento que era el sistema.

Los desafíos no se sintieron por igual para todos. Los médicos y estudiantes de medicina reportaron significativamente más problemas que los enfermeros. Mientras que los enfermeros generalmente encontraban el sistema más fácil de manejar, los médicos enfrentaban obstáculos técnicos más frecuentes, como el congelamiento del software o la falla al cargar imágenes. De hecho, más de ocho de cada diez médicos dijeron haber encontrado problemas técnicos mientras intentaban usar el sistema, en comparación con menos de la mitad del personal de enfermería. Los médicos también sintieron que el sistema no apoyaba su forma específica de trabajar tan bien como los enfermeros sentían que apoyaba la suya. Encontraron particularmente difícil revisar imágenes médicas o escribir notas clínicas, que son partes esenciales de su rutina diaria.

Otro problema importante fue la capacitación que recibió el personal antes de comenzar a usar el sistema. Aunque casi todos habían asistido a una sesión de capacitación, muy pocos sintieron que la instrucción fuera excelente o incluso buena. Solo alrededor de un tercio de los encuestados calificó la capacitación como de alta calidad. Esto sugiere que el personal a menudo se veía obligado a descubrir software complejo por su cuenta, sin suficiente orientación sobre cómo usarlo de manera efectiva. Los comentarios abiertos de la encuesta pintaron un panorama claro de lo que se necesitaba: conexiones de internet más rápidas, más computadoras y un software que incluyera características que el personal realmente necesitaba, tales como formularios específicos para derivaciones y mejores formas de organizar los datos de los pacientes.

El estudio concluye que simplemente instalar un nuevo sistema informático no es suficiente para transformar la atención médica. Incluso cuando el personal utiliza el sistema todos los días, las brechas significativas en la usabilidad y el soporte técnico pueden socavar su valor. Los investigadores encontraron que para que el sistema tenga éxito de verdad, necesita ser rediseñado teniendo en cuenta las necesidades específicas de médicos y enfermeros. Esto incluye solucionar el internet lento, proporcionar mejor hardware y ofrecer capacitación que se adapte a los diferentes roles del personal. Sin estos cambios, las herramientas digitales destinadas a mejorar la atención al paciente pueden continuar causando frustración en lugar de alivio. El camino a seguir requiere escuchar a las personas que usan el sistema cada día y realizar ajustes que se ajusten a su flujo de trabajo real.