Evaluating Usability and Functionality of an Open-Source Electronic Medical Record System in a Tertiary Teaching Hospital in Ethiopia: A Cross-Sectional Survey

No hospital moderno, a história de um paciente já não é escrita apenas com tinta no papel. Em vez disso, ela vive em um sistema digital conhecido como prontuário médico eletrônico. Este software atua como um centro, armazenando tudo, desde o histórico do paciente e resultados de exames laboratoriais até os medicamentos que ele está tomando. A promessa desses sistemas é tornar a assistência médica mais rápida, segura e precisa, permitindo que médicos e enfermeiros acessem informações críticas instantaneamente. No entanto, um programa de computador é tão bom quanto as pessoas que precisam usá-lo todos os dias. Se o software for confuso, lento ou difícil de navegar, ele pode se tornar uma barreira em vez de uma ajuda, atrasando o atendimento e frustrando a própria equipe destinada a salvar vidas. Isso é especialmente verdadeiro em locais onde recursos como eletricidade e internet rápida nem sempre são garantidos.

Um estudo recente conduzido no St. Paul's Hospital Millennium Medical College, em Adis Abeba, Etiópia, analisou de perto como um novo sistema de registro médico de código aberto estava funcionando durante seus primeiros dias. Os pesquisadores queriam saber se o sistema estava realmente ajudando os médicos, internos e enfermeiros que o utilizavam, ou se estava criando novos problemas. Eles entrevistaram oitenta e seis profissionais de saúde no departamento de medicina interna do hospital, perguntando-lhes sobre suas experiências diárias com o software. O objetivo era ouvir as pessoas na linha de frente para descobrir o que estava funcionando, o que estava quebrado e como o sistema poderia ser melhorado para servir melhor aos pacientes.

Os resultados mostraram que o sistema havia se tornado uma parte vital da vida hospitalária diária. Quase todos os membros da equipe que responderam à pesquisa usavam o sistema de computador todos os dias, e a maioria deles o abria várias vezes apenas para cumprir seus turnos. Esse alto nível de uso sugere que o hospital havia abandonado com sucesso os registros em papel e que a equipe dependia do sistema digital para realizar seu trabalho. No entanto, apesar dessa forte dependência, a experiência de usar o sistema era frequentemente difícil. Um número significativo de usuários achou difícil navegar no software ou encontrar as informações específicas de que precisavam quando precisavam delas. Por exemplo, um em cada cinco membros da equipe disse que teve dificuldades para localizar detalhes necessários do paciente, e quase quarenta por cento estavam insatisfeitos com a lentidão do sistema.

Os desafios não eram sentidos igualmente por todos. Os médicos e estudantes de medicina relataram significativamente mais problemas do que os enfermeiros. Enquanto os enfermeiros geralmente achavam o sistema mais fácil de gerenciar, os médicos enfrentavam obstáculos técnicos mais frequentes, como o travamento do software ou falha no carregamento de imagens. De fato, mais de oito em cada dez médicos disseram ter encontrado problemas técnicos ao tentar usar o sistema, em comparação com menos da metade do pessoal de enfermagem. Os médicos também sentiram que o sistema não apoiava sua forma específica de trabalhar tão bem quanto os enfermeiros sentiam que ele apoiava a deles. Eles acharam particularmente difícil revisar imagens médicas ou escrever notas clínicas, que são partes essenciais de sua rotina diária.

Outro problema importante foi o treinamento que a equipe recebeu antes de começar a usar o sistema. Embora quase todos tivessem participado de uma sessão de treinamento, muito poucos sentiram que a instrução foi excelente ou mesmo boa. Apenas cerca de um terço dos respondentes classificou o treinamento como de alta qualidade. Isso sugere que a equipe era frequentemente deixada para descobrir softwares complexos por conta própria, sem orientação suficiente sobre como usá-los de forma eficaz. Os comentários abertos da pesquisa pintaram um quadro claro do que era necessário: conexões de internet mais rápidas, mais computadores e um software que incluísse recursos que a equipe realmente precisasse, como formulários específicos para encaminhamentos e melhores formas de organizar os dados dos pacientes.

O estudo conclui que simplesmente instalar um novo sistema de computador não é suficiente para transformar a assistência médica. Mesmo quando a equipe utiliza o sistema todos os dias, lacunas significativas de usabilidade e suporte técnico podem comprometer seu valor. Os pesquisadores descobriram que, para o sistema realmente ter sucesso, ele precisa ser redesenhado com as necessidades específicas de médicos e enfermeiros em mente. Isso inclui corrigir a internet lenta, fornecer melhor hardware e oferecer treinamento que corresponda aos diferentes papéis da equipe. Sem essas mudanças, as ferramentas digitais destinadas a melhorar o atendimento ao paciente podem continuar a causar frustração em vez de alívio. O caminho a seguir exige ouvir as pessoas que usam o sistema todos os dias e fazer ajustes que se ajustem ao seu fluxo de trabalho real.