Evaluating Usability and Functionality of an Open-Source Electronic Medical Record System in a Tertiary Teaching Hospital in Ethiopia: A Cross-Sectional Survey

In het moderne ziekenhuis wordt het verhaal van een patiënt niet langer uitsluitend met inkt op papier geschreven. In plaats daarvan leeft het in een digitaal systeem dat bekend staat als een elektronisch medisch dossier. Deze software fungeert als een centraal knooppunt en slaat alles op, van de geschiedenis van een patiënt en laboratoriumuitslagen tot de medicijnen die zij slikken. De belofte van deze systemen is om de gezondheidszorg sneller, veiliger en nauwkeuriger te maken door artsen en verpleegkundigen in staat te stellen direct toegang te krijgen tot cruciale informatie. Een computerprogramma is echter slechts zo goed als de mensen die het elke dag moeten gebruiken. Als de software verwarrend, traag of moeilijk te navigeren is, kan het een barrière worden in plaats van een hulp, wat de zorg vertraagt en het personeel dat bedoeld is om levens te redden, frustreert. Dit geldt met name voor plaatsen waar middelen zoals elektriciteit en snel internet niet altijd gegarandeerd zijn.

Een recente studie uitgevoerd aan de St. Paul's Hospital Millennium Medical College in Addis Abeba, Ethiopië, heeft nauwlettend gekeken naar hoe een nieuw, open-source medisch dossier-systeem functioneerde tijdens de beginperiode. De onderzoekers wilden weten of het systeem de artsen, stagiairs en verpleegkundigen die het gebruikten daadwerkelijk hielp, of dat het nieuwe problemen creëerde. Ze ondervroegen tachtig zes zorgmedewerkers in de afdeling interne geneeskunde van het ziekenhuis over hun dagelijkse ervaringen met de software. Het doel was om naar de mensen aan het front te luisteren om erachter te komen wat er werkte, wat er kapot was en hoe het systeem verbeterd kon worden om de patiënten beter van dienst te zijn.

De resultaten toonden aan dat het systeem een essentieel onderdeel van het dagelijkse ziekenhuisleven was geworden. Bijna alle respondenten van de enquête gebruikten het computersysteem elke dag, en de meesten van hen openden het meerdere keren om hun diensten door te komen. Dit hoge niveau van gebruik suggereert dat het ziekenhuis succesvol is afgestapt van papieren dossiers en dat het personeel op het digitale systeem vertrouwt om hun werk te doen. Ondanks deze zware afhankelijkheid was de ervaring met het gebruik van het systeem echter vaak moeilijk. Een aanzienlijk aantal gebruikers vond het lastig om door de software te navigeren of om de specifieke informatie te vinden die ze nodig hadden wanneer ze die nodig hadden. Zo gaf één op de vijf medewerkers aan moeite te hebben met het lokaliseren van noodzakelijke patiëntgegevens, en bijna veertig procent was ontevreden over hoe traag het systeem was.

De uitdagingen werden niet door iedereen gelijk ervaren. De artsen en medische studenten rapporteerden aanzienlijk meer problemen dan de verpleegkundigen. Terwijl de verpleegkundigen het systeem over het algemeen gemakkelijker te hanteren vonden, hadden de artsen vaker te maken met technische hindernissen, zoals het vastlopen van de software of het niet laden van afbeeldingen. Sterker nog, meer dan acht op de tien artsen gaven aan technische problemen tegen te komen tijdens het gebruik van het systeem, vergeleken met minder dan de helft van het verplegend personeel. De artsen vonden ook dat het systeem hun specifieke manier van werken niet zo goed ondersteunde als de verpleegkundigen vonden dat het de hunne ondersteunde. Zij vonden het met name moeilijk om medische beelden te beoordelen of klinische aantekeningen te schrijven, wat essentiële onderdelen zijn van hun dagelijkse routine.

Nog een belangrijk probleem was de training die het personeel ontving voordat ze ermee begonnen. Hoewel bijna iedereen een trainingssessie had bijgewoond, vond zeer weinig mensen de instructie uitstekend of zelfs goed. Slechts ongeveer een derde van de respondenten beoordeelde de training als van hoge kwaliteit. Dit suggereert dat het personeel vaak zelf aan de slag moest met complexe software, zonder voldoende begeleiding over hoe ze deze effectief konden gebruiken. De open vragen uit de enquête schetsen een duidelijk beeld van wat er nodig was: snellere internetverbindingen, meer computers en software die functies bevat die het personeel daadwerkelijk nodig heeft, zoals specifieke formulieren voor verwijzingen en betere manieren om patiëntgegevens te organiseren.

De studie concludeert dat het simpelweg installeren van een nieuw computersysteem niet genoeg is om de gezondheidszorg te transformeren. Zelfs wanneer het personeel het systeem elke dag gebruikt, kunnen aanzienlijke tekortkomingen in bruikbaarheid en technische ondersteuning de waarde ervan ondermijnen. De onderzoekers kwamen tot de conclusie dat voor het echt slagen van het systeem, het opnieuw ontworpen moet worden met de specifieke behoeften van artsen en verpleegkundigen in gedachten. Dit omvat het oplossen van het trage internet, het leveren van betere hardware en het bieden van training die aansluit bij de verschillende rollen van het personeel. Zonder deze veranderingen kunnen de digitale hulpmiddelen die bedoeld zijn om de patiëntenzorg te verbeteren, blijven zorgen voor frustratie in plaats van verlichting. De weg vooruit vereist het luisteren naar de mensen die het systeem elke dag gebruiken en het maken van aanpassingen die passen bij hun werkelijke workflow.