A survey approach to assess the work and learning environment and stimulate informed change within the individual departments of an academic health center

Nel complesso mondo di un centro medico accademico, dove medici, ricercatori, studenti e personale lavorano fianco a fianco, la qualità della vita quotidiana dipende da qualcosa di invisibile ma essenziale: la sensazione di sicurezza psicologica. Questo concetto descrive un ambiente in cui le persone si sentono sicure di esprimersi, condividere idee o ammettere errori senza timore di punizioni o umilziazioni. Quando questa sicurezza è presente, i team lavorano meglio, le persone restano nei loro posti di lavoro più a lungo e l'intera organizzazione prospera. Al contrario, quando le persone si sentono non supportate o emarginate, il lavoro ne risente. I dirigenti spesso credono che le loro istituzioni siano più inclusive e di supporto di quanto la gente che vi lavora realmente percepisca, creando un divario tra percezione e realtà. Per colmare questo divario, le organizzazioni hanno bisogno di un modo per ascoltare direttamente le persone che vivono la cultura ogni giorno, non solo i leader che la supervisionano.

Un team di ricercatori della University of North Carolina a Chapel Hill ha deciso di costruire un ponte attraverso questo divario, progettando e implementando un sondaggio su larga scala. Il loro obiettivo era comprendere l'ambiente di lavoro e di apprendimento all'interno del proprio centro medico accademico e utilizzare tali informazioni per stimolare un cambiamento reale. Avevano compreso che, per migliorare un luogo in cui lavorano centinaia di gruppi diversi, non potevano semplicemente porre domande generiche e aspettare una risposta generale. Invece, dovevano ascoltare dipartimenti, centri e programmi di formazione specifici, perché è lì che le persone vivono effettivamente la propria vita professionale. I ricercatori volevano andare oltre la semplice raccolta dati; miravano a creare un processo in cui i risultati stessi diventassero uno strumento affinché i dipartimenti potessero esaminare le proprie culture e decidere come riparare ciò che era rotto.

Il progetto è iniziato con una fase di progettazione attenta. I ricercatori, lavorando con una società di sondaggi esterna per garantire anonimato e fiducia, hanno elaborato un questionario che chiedeva ai partecipanti di descrivere le proprie esperienze all'interno delle proprie unità di lavoro immediate. Chiedevano ai partecipanti di valutare il proprio grado di accordo con affermazioni sul fatto che il proprio dipartimento cercasse di essere di supporto, se si sentissero apprezzati e accolti, e se si sentissero accettati per le proprie convinzioni. Chiedevano anche di esperienze negative specifiche, come bullismo, molestie o discriminazione, e se le persone si sentissero a proprio agio nel segnalare tali problemi. Prima di inviare il sondaggio a tutta la comunità, il team ha testato le domande con piccoli gruppi di docenti, personale e studenti per garantire che il linguaggio fosse chiaro e che le domande avessero senso per tutti.

All'inizio del 2022, il sondaggio è stato aperto a tutta la comunità, che comprendeva migliaia di studenti, specializzandi, docenti e personale. Per incoraggiare la partecipazione, la leadership ha inviato messaggi personali e ogni dipartimento ha nominato un "campione" per incoraggiare i propri colleghi a dedicare tempo alla risposta. La partecipazione è stata forte, con più di quattromila persone, ovvero circa il 56 percento della comunità, che hanno completato il sondaggio. Questo alto livello di partecipazione ha dato ai ricercatori la certezza che i risultati riflettessero realmente i sentimenti di chi opera sul campo. I dati sono stati poi analizzati per creare un quadro dettagliato dell'ambiente, scomponendo i risultati non solo per l'intera istituzione, ma per ciascuno dei più di cinquanta singoli dipartimenti e unità.

I ricercatori si sono resi conto che presentare dati grezzi in una complessa dashboard online non fosse sufficiente. I dirigenti trovavano i grafici difficili da leggere e faticavano a capire quali azioni intraprendere. Così, il team ha riprogettato il modo in cui condivideva le informazioni. Hanno condensato le numerose domande del sondaggio in tre temi chiari: se l'unità si impegna a essere di supporto, se le persone si sentono accolte e apprezzate, e se le persone si sentono accettate nelle proprie convinzioni. Per ogni dipartimento, hanno creato un rapporto personalizzato che mostrava come quel gruppo specifico si fosse posizionato su questi temi rispetto a gruppi simili altrove nel centro medico. Questo approccio ha permesso a un direttore di dipartimento di vedere, ad esempio, che il proprio team si sentiva meno apprezzato rispetto ai colleghi di altri dipartimenti clinici, trasformando una statistica astratta in un segnale chiaro per il miglioramento.

La parte più critica del progetto è stata il modo in cui questi risultati sono stati consegnati. I ricercatori non si sono limitati a inviare i rapporti via e-mail; hanno tenuto incontri in presenza o virtuali con ogni dipartimento per esaminare insieme i dati. Un dirigente esecutivo del centro medico ha presentato i risultati al personale, ai docenti e agli studenti riuniti, garantendo che tutti ricevessero lo stesso messaggio contemporaneamente. Queste sessioni erano progettate per essere aperte e oneste, riconoscendo sia i punti di forza del dipartimento sia le aree in cui l'ambiente era carente. Le presentazioni hanno evidenziato problemi specifici, come se determinati gruppi all'interno del dipartimento si sentissero meno sicuri o meno supportati rispetto ad altri, e hanno offerto raccomandazioni concrete per i passi successivi.

La reazione dei dipartimenti è stata immediata e attiva. I risultati del sondaggio hanno agito da catalizzatore, spingendo molte unità ad agire. Alcuni dipartimenti hanno organizzato ritiri per discutere del perché il proprio personale percepisse un minor senso di appartenenza e per ideare modi per costruire una cultura più inclusiva. Altri hanno aggiornato i propri siti web per rendere più facile la segnalazione di comportamenti scorretti o hanno lanciato nuovi programmi di formazione per aiutare il personale a riconoscere e prevenire le microaggressioni. Diversi dipartimenti hanno formato nuovi comitati per affrontare le disparità sanitarie e per garantire che le loro decisioni includessero il contributo di una gamma più ampia di voci. Il processo non ha solo identificato i problemi; ha fornito ai dipartimenti un linguaggio comune e un punto di partenza chiaro per iniziare a risolverli.

I ricercatori hanno osservato che il successo del progetto dipendeva fortemente dalla combinazione di competenza esterna e conoscenza interna. La società esterna ha contribuito a garantire che il sondaggio fosse condotto in modo professionale e riservato, mentre il team interno comprendeva le sfumature della cultura accademica e sapeva come presentare i risultati in modo che risuonassero con il personale. Hanno inoltre appreso che le persone erano più interessate al proprio ambiente di lavoro immediato — il proprio specifico dipartimento o team — piuttosto che all'intero centro medico. In futuro, intendono concentrare i loro sondaggi su queste unità locali, poiché è lì che le persone si sentono più connesse e dove il cambiamento può avvenire in modo più efficace.

In definitiva, questo progetto ha dimostrato che quando un'organizzazione si prende il tempo per ascoltare le proprie persone e presenta i risultati in modo chiaro e azionabile, può guidare un miglioramento significativo. Concentrandosi sulle tre dimensioni fondamentali di supporto, apprezzamento e accettazione, e condividendo i dati direttamente con le persone che vivono quell'ambiente, il centro medico accademico ha trasformato un semplice sondaggio in un potente motore di cambiamento culturale. Il lavoro ha dimostrato che i leader non hanno bisogno di indovinare cosa provano i loro dipendenti; devono solo chiedere, ascoltare e poi agire su ciò che sentono.