The Public Health Emergency Preparedness and Quality Improvement (PHEP-QI) Intervention: Co-Creation and Pilot-Implementation of the PHEP-QI Intervention in Canada

Wanneer een gemeenschap te maken krijgt met een plotselinge crisis, zoals een zware storm of een wijdverspreide ziekte-uitbraak, moeten instanties voor de volksgezondheid snel handelen om mensen te beschermen. Deze organisaties vormen de ruggengraat van de noodrespons, maar ze worstelen vaak met het effectief voorbereiden op de volgende ramp terwijl ze de eisen van de huidige crisis moeten managen. Om een systeem te bouwen dat deze schokken kan weerstaan, vertrouwen experts op twee hoofdbegrippen: noodbereidheid (emergency preparedness), wat de planning en paraatheid voor potentiële crises is, en kwaliteitsverbetering (quality improvement), een methode om door middel van kleine, gestage veranderingen in processen de werking ervan te verbeteren. Hoewel artsen en ziekenhuizen al lang de methode van kwaliteitsverbetering gebruiken om de patiëntenzorg te verfijnen, zijn instanties voor de volksgezondheid trager geweest met het adopteren van deze instrumenten voor hun noodplanning. De uitdaging ligt in het ontdekken van hoe je deze organisaties kunt leren om kwaliteitsverbetering specifiek te gebruiken om veerkrachtiger te worden, of beter in staat om te herstellen en zich aan te passen, wanneer de volgende noodsituatie toeslaat.

Een team van onderzoekers in Canada zette zich in om dit probleem op te lossen door een nieuwe manier te creëren om de noodbereidheid van instanties voor de volksgezondheid te verbeteren. In plaats van een trainingsprogramma in een laboratorium te ontwerpen en het aan de werknemers te overhandigen, werkten de onderzoekers rechtstreeks samen met de mensen die het werk doen. Ze werkten samen met vijf verschillende instanties voor de volksgezondheid verspreid over het land, van de Atlantische kust tot de Stille Oceaan, om gezamenlijk een oplossing te bouwen. Deze benadering, bekend als co-creatie, betekende dat de instanties zelf hielpen beslissen wat ze wilden leren en hoe ze dat wilden leren. Het resultaat was een pilotprogramma genaamd de Public Health Emergency Preparedness and Quality Improvement intervention. Dit programma was niet één enkele lezing of een simpele checklist; het was een jaarlijkende reis bestaande uit workshops, coaching en voortdurende samenwerking, ontworpen om deze teams te helpen hun zwaktes te identificeren, doelen te stellen en data te gebruiken om hun noodplannen sterker te maken.

Het proces begon met een reeks gerichte gesprekken genaamd Structured Interview Matrix-sessies. In deze vergaderingen, die drie tot vier uur duurden, kwamen teams van elke instantie samen om hun recente ervaringen met noodsituaties te bespreken, inclusche de wereldwijde pandemie. Ze gebruikten een specifieke set vragen om te identificeren welke middelen ze al hadden, welke delen van hun noodkader de meeste aandacht nodig hadden en welke veranderingen daadwerkelijk mogelijk waren binnen hun organisaties. Op basis van deze discussies koos elke instantie één specifiek gebied om op te focussen voor verbetering, zoals hoe zij in contact komen met hun lokale gemeenschappen of hoe zij herstellen na een ramp. Deze stap zorgde ervoor dat de daaropvolgende training afgestemd was op de reële, onmiddellijke behoeften van elk team, in plaats van een generiek curriculum.

Na deze initiële bijeenkomsten werkten de onderzoekers en de instanties samen aan het ontwerp van een reeks van acht maandelijkende online workshops. Deze sessies waren gebaseerd op de principes van volwasseneneducatie, die erkennen dat ervaren professionals het beste leren wanneer ze nieuwe informatie kunnen verbinden met hun eigen leven en werk. Het curriculum was flexibel; aan het begin vertelden de deelnemers de onderzoekers welke onderwerpen zij wilden behandelen, en het team paste de planning dienovereenkomstig aan. De workshops bestonden uit een breed scala aan onderwerpen, van de basis van kwaliteitsverbeteringstools tot complexe kwesties zoals leiderschap, data-analyse en het onderhouden van gemeenschapspartnerschappen, met name met inheemse groepen. Tussen de maandelijkende sessies door werkten de teams aan hun eigen projecten, waarbij zij persoonlijke coaching en toegang tot bronnen kregen om het geleerde toe te passen.

Een belangrijk kenmerk van het programma was de creatie van een Community of Practice, een groep waar mensen van verschillende instanties ideeën konden delen en samen problemen konden oplossen. Tijdens de workshops verdeelden de deelnemers zich in kleinere groepen om hun voortgang te bespreken, de uitdagingen te bespreken die zij ervoeren en te leren van de ervaringen van hun vakgenoten uit andere regio's. Deze samenwerking tussen organisaties maakte het mogelijk om te zien hoe verschillende instanties soortgelijke problemen aanpakten, wat een netwerk van ondersteuning bevorderde dat verder reikte dan hun eigen lokale kantoren. De onderzoekers zorgden er ook voor dat er een focus op rechtvaardigheid (equity) was opgenomen, waarbij zij ervoor zorgden dat de teams rekening hielden met de vraag hoe hun noodplannen verschillende leden van hun gemeenschap beïnvloedden, vooral diegenen die tijdens een crisis vaak achtergesteld worden.

Het pilotprogramma duurde negentien maanden, waarin de vijf instanties de overgang maakten van het identificeren van hun prioriteiten naar het implementeren van specifieke veranderingen in hun werk. De onderzoekers vonden dat het co-creatieproces succesvol was in het betrekken van de deelnemers en het relevant maken van de training voor hun dagelijks leven. De instanties ontwikkelden concrete plannen om hun noodbereidheid te verbeteren, waarbij zij de geleerde kwaliteitsverbeteringstools gebruikten om hun voortgang te volgen en hun succes te meten. De studie toonde aan dat wanneer medewerkers in de publieke gezondheidszorg de juiste instrumenten en de vrijheid krijgen om hun eigen leerproces vorm te geven, zij effectief kwaliteitsverbeteringsmethoden kunnen gebruiken om veerkrachtigere systemen op te bouwen.

Dit werk suggereert dat de kloof tussen klinische zorg en de praktijk van de volksgezondheid kan worden overbrugd door de mensen die het werk uitvoeren te betrekken bij het ontwerp van de oplossingen. De onderzoekers beweerden niet dat ze elk probleem in de noodbereidheid hadden opgelost, maar ze toonden een duidelijke weg vooruit aan. Door evidence-based kaders te combineren met de praktische wijsheid van professionals in de volksgezondheid, is het mogelijk om een systeem te creëren dat leert en zich aanpast. Het succes van deze pilot suggereert dat vergelijkbare benaderingen kunnen worden gebruikt in andere organisaties om hen voor te bereiden op de onvoorspelbare uitdagingen van de toekomst, om ervoor te zorgen dat wanneer de volgende noodsituatie arriveert, de respons niet alleen snel is, maar ook effectief en rechtvaardig.