Co-design in urban freight research and practice: the DISCUSS framework as a participatory innovative method for stakeholder engagement

Elke stad leeft op een constante, onzichtbare stroom van goederen. Van het brood op de ochtendtafel tot het pakketje dat aan de deur arriveert: deze artikelen reizen via een complex netwerk van vrachtwagens, bestelwagens en chauffeurs. Dit laatste deel van de reis, bekend als de 'last mile', vindt plaats midden in onze wijken, waar bezorgvoertuigen de weg delen met voetgangers, fietsers en bewoners. Jarenlang hebben experts geprobeerd dit systeem schoner en efficiënter te maken, vaak door nieuwe regels of technologieën van bovenaf (top-down) te ontwerpen. Deze top-down oplossingen lopen echter vaak vast omdat ze de rommelige realiteit van hoe mensen daadwerkelijk leven en werken, missen. De uitdaging gaat niet alleen over het verplaatsen van dozen; het gaat over het balanceren van de behoefte van bedrijven om goederen te leveren met de behoefte van steden om leefbaar, veilig en rustig te blijven.

Om dit op te lossen, zijn onderzoekers begonnen naar een andere manier van werken te kijken: iedereen die door het probleem wordt getroffen, aan dezelfde tafel brengen om samen de oplossing te ontwerpen. Deze aanpak, co-design genoemd, behandelt burgers, winkeleigenaren, bezorgchauffeurs en stadsplanners niet als onderwerpen die bestudeerd moeten worden, maar als partners die essentiële kennis bezitten. In plaats van dat experts een plan maken en vervolgens om feedback vragen, nodigt co-design deze diverse groepen uit om het probleem te definiëren en zij aan zij de antwoorden te verzinnen. Een nieuwe studie door Philippe Lebeau, Daniela Paddeu en Bram Kin onderzoekt hoe deze methode de planning van stedelijke logistiek kan transformeren. Ze stellen een specifieke zevenstaps-gids voor om steden en onderzoekers te helpen effectief samen te werken, waarbij ze deze methode testen in drie praktijkprojecten om te zien of het echt oplossingen kan creëren die mensen daadwerkelijk gebruiken en steunen.

De onderzoekers betogen dat traditionele planning vaak faalt omdat het de private wereld van logistiek scheidt van de publieke wereld van het stadsleven. In het verleden hebben stadsfunctionarissen misschien een emissievrije zone ontworpen, of een logistiek bedrijf heeft misschien een nieuw consolidatiecentrum voorgesteld, zonder volledig te begrijpen hoe de andere kant zou reageren. Dit creëert frictie, waarbij goede ideeën vastlopen in de bureaucratie of worden afgewezen door de mensen die ze juist bedoeld zijn te helpen. De auteurs suggereren dat het ontbrekende puzzelstukje een oprechte gedeelde governance is, waarbij de mensen die de straten gebruiken en de mensen die de vrachtwagens rijden, helpen beslissen hoe die straten gebruikt moeten worden. Om dit mogelijk te maken, ontwikkelden ze een raamwerk genaamd DISCUSS. De naam is een acroniem voor de zeven stappen die het team volgt: Define (Definiëren), Involve (Betrekken), Study (Bestuderen), Clarify (Verhelderen), Unveil (Onthullen), Set (Vaststellen) en Stress-test (Belasten). Elke stap is ontworpen om de groep van een vaag idee over een probleem naar een concreet, overeengekomen actieplan te leiden.

Het proces begint met het definiëren van de reikwijdte en het identificeren van wie er aan tafel moet zitten. In een traditionele studie zou een expert kunnen beslissen wie er geïnterviewd moet worden. In deze co-design aanpak vraagt de groep eerst kritische vragen om ervoor te zorgen dat niemand belangrijk wordt buitengestaan. Ze overwegen wie profiteert van een verandering, wie de middelen beheert en wiens stem meestal genegeerd wordt. Zodra de juiste mix van mensen is verzameld, is de volgende stap het gezamenlijk bestuderen van de context. In plaats van alleen data op een scherm te tonen, kijkt de groep naar kaarten, verkeerstellingen en echte verhalen om een gedeeld begrip te kweken van hoe het huidige systeem werkt. Dit helpt iedereen hetzelfde beeld te zien, of het nu een stadsplanner is die naar regelgeving kijkt of een bezorgchauffeur die naar parkeerproblemen kijkt. Met deze gedeelde kennis verheldert de groep vervolgens het probleem. Ze gaan voorbij aan eenvoudige klachten zoals "te veel vrachtwagens" om de diepere problemen te vinden, zoals een gebrek aan ruimte voor laden of conflicterende regels tussen verschillende overheidsafdelingen.

Zodra het probleem duidelijk is gedefinieerd, gaat de groep over naar de creatieve fase, waar ze potentiële oplossingen onthullen. Dit is waar de magie van co-design plaatsvindt: een bezorgchauffeur kan een tijdsregel voorstellen waar een stadsplanner nooit aan had gedacht, of een winkelier kan een bezorgmethode voorstellen die een veiligheidsprobleem oplost. De groep gebruikt instrumenten zoals rollenspellen en storyboards om deze ideeën te visualiseren zonder angst voor oordeel. Na het genereren van een breed scala aan mogelijkheden, stelt het team acties vast. Ze nemen de beste ideeën en bepalen precies wie wat moet doen, welke middelen nodig zijn en welke barrières de uitvoering van het plan kunnen verhinderen. Ten slotte worden de oplossing getest en opgeschaald. Dit houdt in dat er wordt gepland hoe het idee op kleine schaal kan worden geprobeerd, of het werkt, en hoe het een permanent onderdeel van de strategie van de stad kan worden.

De auteurs hebben dit raamwerk getest in drie verschillende projecten om te zien hoe het in de praktijk werkt. Het eerste project, genaamd Cilolab, vond plaats in Nederland en richtte zich op een nieuwe wijk die nabij een treinstation wordt gebouwd. De uitdaging was dat het gebied autovrij werd gepland, maar niemand had bedacht hoe goederen daar zouden komen. Het co-design team bestond uit stadsplanners, ontwikkelaars en logistieke experts. Door hun workshops realiseerden zij zich dat logistiek een bijzaak was geweest in het planningsproces. Door samen te werken, creëerden zij een gereedschapskist met strategieën om de leveringsbehoeften vanaf het begin in het ontwerp van de wijk te integreren. Het project toonde echter ook een beperking aan: de lange tijdlijn van stedelijke ontwikkeling en de terughoudendheid van sommige particuliere bedrijven om zich aan het proces te committeren, maakten het moeilijk om de laatste stappen te voltooien.

Het tweede project, GATES, keek naar een zeer nieuwe technologie: drone-bezorgingen in het Verenigd Koninkrijk. Omdat drones een nieuw concept zijn, voelden veel mensen, inclusief lokale functionarissen, dat zij niet over de technische kennis beschikten om bij te dragen. De onderzoekers gebruikten de co-design methode om aan te tonen dat deze belanghebbenden geen ingenieurs hoeven te zijn om te helpen. In plaats daarvan is hun kennis van lokale wetgeving, gemeenschapszorgen en veiligheid precies wat nodig is. De groep werkte samen om te visualiseren hoe drone-bezorgingen in de toekomst gereguleerd kunnen worden. Het proces hielp vertrouwen op te bouwen en toonde aan dat zelfs met onbekende technologie een diverse groep een gedeelde visie voor de toekomst kan creëren.

Het derde voorbeeld kwam uit het CodeZERO-project in Antwerpen, België, dat zich richtte op duurzame e-commerce. Hier maakte het team een bewuste inspanning om gewone consumenten te betrekken, die vaak buiten de planning van goederenstromen vallen. Ze nodigden online shoppers, een retailer en een logistiek bedrijf uit om samen te werken. De groep gebruikte een spel om te begrijpen waarom de huidige bezorgingen niet duurzaam zijn, wat hen hielp het probleem vanuit verschillende hoeken te bekijken. Ze kwamen uiteindelijk tot overeenstemming over een reeks acties om de bezorging en retourzendingen in de stad te verbeteren. Het proces was succesvol in het creëren van een sterk consensus, hoewel de onderzoekers opmerkten dat het een uitdaging was om alle deelnemers over een langere periode betrokken te houden, aangezien sommige consumenten tijdens de tweede bijeenkomst afhaakten.

De studie concludeert dat co-design een krachtige manier is om oplossingen te creëren die niet alleen technisch solide zijn, maar ook maatschappelijk geaccepteerd. Door iedereen vanaf het begin te betrekken, creëert het proces een gevoel van gedeeld eigenaarschap. Wanneer mensen helpen bij het ontwerpen van een oplossing, zijn ze eerder geneigd deze te steunen en te laten slagen. De methode brengt ook verborgen kennis aan de oppervlakte, zoals de dagelijkse strijd van een bezorgchauffeur of de specifieke zorgen van een bewoner, die experts mogelijk over het hoofd zien. De auteurs zijn echter duidelijk dat deze aanpak geen snelle oplossing is. Het vereist tijd, geduld en deskundige facilitatie om de verschillende meningen en machtsdynamieken in de kamer te beheren. Het is moeilijk om mensen op de lange termijn betrokken te houden, en niet elk project zal de laatste fase van implementatie bereiken.

Ondanks deze uitdagingen stellen de onderzoekers dat de voordelen zwaarder wegen dan de moeilijkheden. Co-design helpt vertrouwen op te bouwen tussen groepen die elkaar vaak als tegenstanders zien. Het verandert een top-down mandaat in een gezamenlijke reis. De drie casestudy's laten zien dat hoewel het pad niet altijd zonder slag of stoot verloopt, de bestemming het waard is: oplossingen die geworteld zijn in de realiteit, ondersteund worden door de gemeenschap en klaar zijn om in de echte wereld te worden getest. Het artikel beweert niet dat deze methode elk probleem in de stedelijke logistiek oplost, maar biedt een bewezen manier om het proces van het oplossen ervan democratischer, inclusiever en effectiever te maken. Voor steden die worstelen met het evenwicht tussen de behoeften van de handel en de kwaliteit van leven voor hun inwoners, biedt deze aanpak een duidelijk pad vooruit, stap voor stap.