Workload and task distribution in integrated pharmaceutical supply chain and service delivery: a time and motion study in Ethiopia’s primary health care facilities

Nos cantos silenciosos de uma clínica de saúde, um tipo diferente de trabalho acontece paralelamente ao tratamento de pacientes. É o trabalho de manter os medicamentos fluindo, de contar o estoque, de preencher formulários e de garantir que, quando um médico escreve uma prescrição, o medicamento esteja realmente lá para ser entregue. Esta é a cadeia de suprimentos farmacêuticos, uma complexa teia de logística que deve funcionar perfeitamente para apoiar o lado humano da medicina. Em muitos lugares com recursos limitados, as pessoas que gerem estes sistemas são frequentemente as mesmas que tratam os pacientes, desempenhando múltiplem funções que variam de gestor de inventário a agente de saúde comunitária. Quando o sistema funciona bem, estas funções fundem-se de forma fluida. Quando não funciona, o resultado é muitas vezes uma clínica onde o pessoal está ocupado, mas não necessariamente ocupado com as tarefas que salvam vidas. Compreender exatamente como estes trabalhadores gastam o seu tempo é crucial, porque cada minuto gasto à espera de que um sistema responda é um minuto perdido para um paciente necessitado.

Investigadores entraram recentemente em instalações de cuidados de saúde primários em toda a Etiópia para observar, medir e compreender exatamente como este tempo é gasto. Eles não dependeram de inquéritos ou entrevistas, onde as pessoas poderiam adivinhar como passam o seu dia. Em vez disso, utilizaram um método chamado estudo de tempos e movimentos, uma técnica emprestada da engenharia industrial que envolve observar os trabalhadores continuamente e registar cada ação que realizam. A equipa observou 65 profissionais de saúde em 36 instalações diferentes, que variavam desde pequenos postos de saúde em aldeias rurais até centros de saúde maiores e hospitais primários. Eles acompanharam cada momento do dia de trabalho, desde o momento em que um trabalhador chegava até ao momento em que saía, categorizando cada atividade como algo que ajudava diretamente um paciente ou a cadeia de suprimentos, ou algo que não ajudava.

Os resultados revelaram um desequilíbrio impressionante na forma como o tempo é utilizado. Nas instalações maiores, como centros de saúde e hospitais primários, quase metade do tempo total observado — 42,2 por cento — foi gasto em atividades que não acrescentavam valor direto ao cuidado do paciente. Isto significa que, para cada hora em que um trabalhador estava de serviço, passava mais de 25 minutos em tarefas que não moviam um paciente em direção à recuperação ou um medicamento em direção a uma prateleira. A situação era ainda mais pronunciada nos postos de saúde menores, onde as atividades que não acrescentavam valor consumiam mais de metade do dia de trabalho, atingindo 56,6 por cento. A maior parte deste tempo improdutivo não foi gasta em pausas pessoais ou conversas com colegas, mas sim no que os investigadores chamaram de "tempo de inatividade induzido pelo sistema". Este é o tempo em que o trabalhador está presente e pronto para trabalhar, mas o sistema ao seu redor o impede de o fazer. Podem estar à espera que uma remessa chegue, à espera que um computador carregue ou simplesmente de prontidão porque não há trabalho a fazer devido à falta de suprimentos ou de pacientes.

Quando os investigadores observaram o que os trabalhadores estavam a fazer quando eram produtivos, surgiu uma divisão clara entre os diferentes tipos de instalações. Nos centros de saúde e hosp possibilidade de hospitais primários, a tarefa produtiva mais demorada não era tratar pacientes, mas sim gerir a cadeia de suprimentos. Quase 30 por cento do dia de trabalho total era dedicado à logística: preparar encomendas, receber suprimentos, registar transações de estoque e organizar os armazéns de medicamentos. De facto, ao analisar apenas o tempo gasto em trabalho útil, mais de metade era dedicada a estas tarefas da cadeia de suprimentos. O cuidado direto ao paciente, como a dispensa de medicamentos e o aconselhamento de pacientes, representava apenas cerca de 15 por cento do tempo total. Isto sugere que o pessoal nestas instalações está a dedicar uma quantidade desproporcional da sua energia a manter as prateleiras abastecidas em vez de interagir com as pessoas que precisam do medicamento.

Nos postos de saúde menores, o cenário era diferente, mas ainda assim destacava ineficiências significativas. Aqui, os trabalhadores, que são maioritariamente agentes de extensão de saúde, passavam a maior parte do seu tempo produtivo em serviços clínicos e de saúde pública, como imunizações e tratamento de doenças comuns. No entanto, dedicavam muito pouco tempo às tarefas da cadeia de suprimentos, que representavam apenas cerca de 2 por cento do seu dia. Apesar desta mudança de foco, os postos de saúde ainda sofriam de altos níveis de tempo que não acrescentava valor. Os trabalhadores estavam frequentemente ociosos, à espera de suprimentos dos centros maiores ou a lidar com interrupções. O estudo descobriu que os trabalhadores nestes postos passavam significativamente mais tempo em atividades não produtivas do que os seus homólogos nas instalações maiores, com uma média de mais de 200 minutos de tempo de inatividade ou interrupção por dia, comparado com cerca de 147 minutos nos centros maiores.

Os investigadores também examinaram se estes padrões mudavam dependendo de onde as instalações estavam localizadas no país. Analisaram dados de três regiões diferentes: Amhara, Oromia e Somali. Os resultados mostraram que as ineficiências não eram específicas de uma região ou outra. A quantidade de tempo desperdiçado e a forma como as tarefas eram distribuídas eram notavelmente semelhantes em todas as três áreas. Isto sugere que o problema não é uma questão local de gestão ou cultura num único distrito, mas sim um problema sistémico que afeta toda a estrutura de cuidados de saúde primários. As diferenças de eficiência foram impulsionadas quase inteiramente pelo nível da instalação, com os hospitais e centros maiores tendo mais tempo produtivo do que os postos menores, embora ainda lutassem com um pesado fardo de trabalho logístico.

O estudo aponta para alguns gargalos específicos que estão a consumir tempo valioso. Nas instalações maiores, o ato de emitir e despachar medicamentos, registar transações de estoque e processar encomendas internas ocupava a maior parte do tempo. Estas são tarefas manuais repetitivas que poderiam potencialmente ser simplificadas. Nos postos de saúde, o principal problema era a enorme quantidade de tempo gasto à espera ou sendo interrompido, o que impedia os trabalhadores de se concentrarem nos serviços de saúde comunitária que foram treinados para prestar. Os investigadores observaram que, embora o tempo de inatividade seja natural em qualquer trabalho, o volume observado aqui era tão alto que provavelmente reflete problemas estruturais mais profundos, como a má coordenação entre as instalações, cadeias de suprimentos pouco fiáveis ou um desajuste entre o número de funcionários e a procura real pelos serviços.

Esta investigação não afirma ter resolvido o problema, mas fornece um mapa claro de para onde está a ir a energia. Mostra que, nestas instalações etíopes, a força de trabalho é frequentemente travada pelos próprios sistemas concebidos para apoiá-la. O pessoal não é ineficiente por natureza; antes, está preso em fluxos de trabalho que os obrigam a passar mais tempo a gerir a cadeia de suprimentos do que a cuidar dos pacientes. O estudo sugere que, para resolver isto, o sistema precisa de mudar a forma como as tarefas são atribuídas e como a informação flui. Propõe que a transferência de algumas tarefas logísticas para funções diferentes, o redesenho do fluxo de trabalho para reduzir a espera e a introdução de ferramentas digitais para gerir o inventário poderiam libertar quantidades significativas de tempo. Se estas mudanças fossem feitas, as horas atualmente perdidas com esperas e burocracia poderiam ser redirecionadas para as pessoas que entram pelas portas das clínicas, garantindo que a promessa dos cuidados de saúde primários seja cumprida não apenas na teoria, mas na realidade de cada dia de trabalho.